La signature électronique au service de l’efficacité des collaborateurs de La Centrale

Avant la signature électronique

Très classiquement, avant l’usage de la signature électronique, les commerciaux sur le terrain avaient en leur possession une liasse de documents qui incluait bons de commande et conditions générales. Une fois que les commerciaux avaient signé des négociants auto  ou concessionnaires, ils scannaient toute la somme de papier et envoyaient au siège pour traitement.

Par ailleurs, il fallait également envoyer les documents originaux au siège afin qu’ils y soient stockés.
Le Groupe La Centrale était donc dépendant à 100% du papier, et forcément, en ressentait les inconvénients: gestion du courrier, remplacement des imprimantes et consommables des commerciaux, process de signatures longs et chronophages, stockage puis archivage des documents papiers…

Pour Nicolas Poulain, l’implémentation de la signature électronique a été une révélation:
“ Quand on y pense, on expédiait une sacrée quantité de papier !  Au-delà de la démarche écologique, en termes de logistique pure et de dépenses liées à cette logistique, la signature électronique a été un énorme soulagement”.

Deux atouts majeurs

Le groupe La Centrale connaissait déjà la signature électronique avant de connaître Yousign, mais sur des volumétries plus modestes. 

Conquis par les nombreux avantages qu’elle offre, il était alors question de généraliser son adoption à toutes les prises de commandes.
Au moment de faire un benchmark objectif de toutes les solutions de signature électronique présentes sur le marché, Nicolas Poulain a fait émerger deux desiderata inflexibles. Leur prochaine solution de signature électronique devait être : 

• 100% légal et conforme au règlement européen eIDAS (et française de préférence) 
• Financièrement compétitif

Au travers de ces deux critères clés, Yousign a émergé comme étant la solution de signature électronique la plus cohérente.
Les différents échanges que la Centrale a eus après le premier contact n’ont fait que conforter leur décision:
“Les différents échanges que nous avons eus avant de conclure ont confirmé nos premières bonnes impressions. Le fait que Yousign soit une entreprise française, que l’application soit en français et surtout que l’entreprise privilégie l’humain lors des échanges, ont été des critères très importants dans notre décision finale.”

Une API efficace, une application simple d’utilisation

Aujourd’hui, la majorité des usages du groupe La Centrale se concentre autour de l’API signature et cachet serveur. L’API de signature électronique est majoritairement utilisée par les commerciaux afin de vendre des abonnements aux concessions pour qu’ils puissent ensuite publier les annonces sur la plateforme.
Du côté de l’API cachet serveur, c’est près de 10,000 factures par mois cachetées avec les cachets. Ces factures électroniques sont mises à disposition des clients  particuliers et professionnels.
L’application est quant à elle utilisée par 4 services différents pour des signatures internes:

• le service finance,
• la direction technique,
• les services RH,
• la régie publicitaire.

Si le fait qu’elle soit en français constitue “ un vrai confort”, Nicolas Poulain choisit de mettre en avant de nombreux autres atouts: “ L’application est simple, efficace, complète et l’ergonomie est bonne. Quand on l’a mise en place pour notre régie publicitaire, je n’ai absolument pas eu à les former ! Ils ont fait leur chemin tout seul !”.

Une adoption instantanée pour des efforts de digitalisation qui s’étendent

Nous le savons tous, la technologie est aussi affaire d’affinités et il peut subvenir des points de friction au moment d’adopter de nouvelles habitudes. 
Au sein du groupe, l’adoption de la signature électronique a été instantanée et n’a subi aucune résistance.
Il faut dire que les efforts de dématérialisation du groupe avaient été entrepris déjà bien en avance. Dans la gestion interne, une partie des processus, dont la gestion des bons de commandes, était déjà dématérialisée. La validation des bons de commandes avait déjà préparée les collaborateurs de La Centrale à une digitalisation plus globale. 

Le groupe multiplie les efforts pour se délester des usages papier. Il s’agit de réduire au minimum l’archivage et le stockage physique des documents papier. A cet égard, Yousign a été d’une aide précieuse via l’archivage des dossiers de preuve stockés pendant 10 ans chez Arkhinéo, tiers archiveur certifié au niveau européen. 

“Le sérieux de la solution autant technique que légal, l’humain et la tarification cohérentes sont les trois raisons pour lesquelles je dirais à quiconque cherchant une solution de signature électronique de choisir Yousign” conclut Nicolas Poulain.