L’EM Normandie gère chaque année plus de 5000 étudiants et près de 900 intervenants extérieurs sur ses 5 campus. La gestion administrative d’une structure éducative de cette ampleur nécessite donc un effort quotidien et s’avère complexe : des milliers de contrats, des frais postaux importants et la nécessité d’une logistique bien huilée. Le déploiement de la signature électronique s’est révélé être une véritable panacée pour l’ensemble de équipes qui soutiennent chaque jour ces efforts pour s’assurer de fournir aux apprenants une structure solide et réactive, en mesure d’assurer un suivi et un service éducatif de haute qualité.
Un déploiement précoce
L’EM Normandie a mis en place les solutions de signature électronique de Yousign dès 2016 ayant anticipé les besoins de sa structure en matière de digitalisation des process.
Le déploiement a démarré sur les contrats de formation étudiants. L’organisation autour de la signature de ces contrats était particulièrement lourde, nécessitant d’envoyer les dossiers par courrier aux étudiants qu’ils devaient compléter et signer avant de les renvoyer, une fois de plus par courrier à l’école qui devait ensuite les traiter et les enregistrer.
Il en était de même pour les contrats des intervenants répartis dans de nombreux pays. Les coûts d’affranchissement se révélaient souvent élevés (6 à 8€ par envoi) et les délais de réception très longs.
Désormais tout se fait de façon dématérialisée via notre application ou l’ERP de l’EM Normandie dans lequel a été intégré Yousign.
Un usage globalisé et multi-outils
L’EM Normandie utilise à la fois l’API et l’application de Yousign.
L’API est utilisée via l’ERP pour les signatures des contrats étudiants, pour les contrats des prestataires honoraires et ceux des 250 enseignants intervenants au sein de l’école. Elle est également intégrée dans le logiciel iBabs permettant de gérer les conseils d’administration et assemblées générales afin de signer les PV.
L’application est, quant à elle, utilisée pour l’ensemble des autres documents gérés par l'administration de l’école : contrats de travail, conventions de partenariats, contrats de location d’espace, prestations de service, pouvoir de délégations de signature… bref l’ensemble des documents permettant de régir la vie de l’école.
« Désormais, tout est signé par Yousign. Nous n’envoyons plus rien par courrier : plus de problèmes de délais, de déplacements à la poste ou de mauvaise adresse. En termes de productivité, ça a totalement changé ma façon de travailler. »
La signature électronique de Yousign est utilisée par l’ensemble des fonctions support et plus particulièrement les ressources humaines et le service juridique au travers de ses différents outils. Tous les documents pouvant être signés via ces solutions passent donc par la signature électronique.
Une solution plébiscitée par tous
Le choix s’est porté sur Yousign car la solution paraissait adaptée, sécurisée et disposait de l’ensemble des certifications nécessaires à la valeur juridique des signatures.
Les principaux atouts de l’application relevés par l’équipe de l’EM Normandie sont sa simplicité, sa sécurité et sa rapidité.
Simplicité
Sécurité
Rapidité
« Nous pouvons ajouter des signataires en un clic alors que d’autres solutions nécessitent un processus long et plus complexe, c’est un véritable avantage pour nous qui traitons avec de très nombreux interlocuteurs. »
Les fonctionnalités considérées comme les plus utiles au quotidien sont les workflows afin d’ordonner les signataires ainsi que les relances automatiques et les dates de fin de signature, permettant de récupérer les contrats signés dans les temps.
Photographe : David Morganti
« L'application est ludique et le tableau de bord extrêmement pratique, nous permettant de visualiser d'un coup d'oeil l'ensemble des documents en cours de signature et d'assurer un suivi rapide de l'avancement des procédures. »
Les échanges avec l’équipe de Yousign ont toujours été très fluides. Que ce soit pour des requêtes techniques spécifiques ou lors de la demande de dossiers de preuves.
Des avantages à tous les niveaux
La signature électronique a été très bien reçue. La transition s’est faite naturellement pour la très grande majorité des services de l’EM Normandie. Il en a été de même pour les signataires externes.
« Les intervenants extérieurs ont été très contents de pouvoir profiter de cette hausse de la réactivité de nos services support, leur permettant d’obtenir leurs contrats en un temps record. La signature électronique facilite non seulement plein de choses mais elle sécurise aussi nos process en termes de risques juridiques, notamment dans la gestion des ressources humaines. »
Point intéressant, les équipes de l’EM ont remarqué que les gens ont tendance à davantage lire leur contrat depuis la mise en place de la signature électronique.
La signature électronique de Yousign représente un gain de productivité immense : moins de déplacements, du temps gagné. La sécurisation des process et des données est un aspect également très important. Les documents ne se baladent plus entre les bureaux dans des parapheurs.
« Après 4 ans d’utilisation de Yousign, je me demande comment nous faisions avant pour réussir à nous organiser pour faire signer tous ces documents à travers le monde entier. L’utilisation quotidienne de ce service est un vrai plus et s’inscrit complètement dans la stratégie de transformation digitale de l’école. »
Cette histoire à succès peut aussi être la vôtre ! Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider dans votre transformation digitale et l’adoption de la signature électronique.
