L’ère du numérique pousse les entreprises à dématérialiser de plus en plus de processus en interne. Gain de temps, gestion administrative plus efficace, automatisation et sécurité des données : la signature électronique présente de nombreux avantages.
Comment cette solution fonctionne-t-elle ? Quels documents peuvent être signés ? Quelles sont les normes en vigueur et les étapes à suivre ? Voici ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Définition
La signature électronique, aussi appelée e-signature, constitue un mécanisme technique et légal par lequel des individus manifestent leur accord et leur validation sur des fichiers numériques. Il ne s’agit pas d’une image ou d’un dessin de signature, mais bien d’un outil qui répond aux exigences rigoureuses des autorités françaises et européennes.
Plusieurs types de signatures existent, afin de répondre à des besoins spécifiques. Néanmoins, trois critères basiques doivent être respectés dans tous les cas :
- L’identification formelle du signataire (authentifier l’identité de manière irréfutable).
- La démonstration sans équivoque du consentement (l’accord du signataire est irréfutable).
- La garantie de l’intégrité du document (le contenu n’a pas été modifié depuis sa création).
La signature électronique est encadrée à l’échelle européenne par le règlement eIDAS, et en France par son incorporation dans les articles 1366 et 1367 du Code civil. Pour être valables juridiquement, les signatures doivent provenir de prestataires certifiés. Il s’agit de tiers de confiance, qui veille à ce que les processus respectent le règlement européen.
Signature électronique et signature manuscrite, quelles différences ?
Lorsqu’elle est délivrée par un prestataire certifié comme Yousign, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Cependant, ces deux types de signatures présentent des différences.
Le support et le procédé d’identification
La signature manuscrite est réalisée à la main, directement sur une feuille de papier. Son authenticité repose sur la reconnaissance visuelle, comme une comparaison avec une signature figurant sur un passeport par exemple. Lorsqu’elle est difficile à reconnaître, elle peut être contestée et déclencher un litige.
La e-signature est quant à elle apposée sur un document numérique grâce à un procédé digital. Son authenticité est assurée par des moyens techniques réglementés, donc plus fiables. Elle s’accompagne de preuves numériques comme un certificat électronique, ce qui empêche les tentatives de falsification et évite les litiges.
L’expérience utilisateur
La signature à la main nécessite un déplacement physique, des impressions et des échanges postaux. La signature électronique suit quant à elle un processus entièrement dématérialisé, accessible depuis n’importe quel appareil.
Critère | Signature manuscrite | e-signature |
|---|---|---|
Support | Papier | Document numérique |
Authentification | Visuelle | Procédé technique sécurisé |
Sécurité | Moyenne | Moyenne à très élevée |
Preuves en cas de litige | Expertise manuelle | Traces numériques certifiées |
Valeur légale | Oui | Oui (si conformité eIDAS) |
Praticité | Déplacement, envois | Immédiat, à distance |
Quels documents peut-on signer avec cette méthode ?
La signature électronique s’adapte à une grande variété de documents au quotidien, tant pour les particuliers que pour les professionnels. Voici une liste non exhaustive :
Tous les documents que vous pouvez signer avec Yousign
Les différents types de signatures électroniques
La signature électronique simple
Il s’agit de la forme la plus basique. Elle consiste à associer une donnée électronique à un document, afin de marquer l’accord du signataire. Il peut s’agir de cocher une case “accepter” sur un site web, de signer un document PDF en intégrant une image de sa signature, ou encore d’utiliser un code reçu par SMS. L’avantage principal est la rapidité et la simplicité de la manœuvre. En revanche, il s’agit de la méthode la moins sûre.
La signature électronique avancée
La signature électronique avancée respecte des règles strictes en matière de sécurité. Chez Yousign, elle permet de signer tous les documents sensibles grâce à trois étapes :
- La vérification de l’identité : Le signataire envoie sa pièce d’identité pour vérification.
- L’authentification OTP : le signataire confirme son identité via un code OTP.
- La signature et la traçabilité : le signataire swipe pour signer les documents et peut ensuite les télécharger.
La signature électronique qualifiée
Il s’agit du niveau le plus élevé de sécurité et de reconnaissance juridique. Cette signature repose sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de confiance, après une vérification approfondie de l’identité du signataire.
Grâce à sa technologie de reconnaissance faciale, Yousign identifie vos signataires en moins de 15 minutes et vous permet de faire signer vos documents les plus critiques.
Les avantages de la signature électronique
Gain de temps
Le premier avantage majeur est le gain de temps précieux que représente la dématérialisation des signatures. Plus besoin d’imprimer, de signer, de scanner et de renvoyer des documents par mail ou par voie postale. Le processus se déroule en quelques clics, ce qui permet :
- D’accélérer la validation des documents
- De signer les contrats plus rapidement
- De démarrer les projets sans délai
Sécurité optimale
La e-signature, surtout les niveaux “avancée” et “qualifiée” offrent un niveau de sécurité particulièrement élevé. Elle permet d’identifier formellement les personnes qui signent et de sécuriser les documents les plus sensibles, afin d’éviter les risques de fraudes ou de falsification. Le dossier de preuve permet également de prouver de manière irréfutable l’authenticité de la signature, supprimant le risque de contestation.
Démarche éco-responsable
Les avantages écologiques de la signature électronique ne sont plus à prouver. Ce système permet en effet de réduire son impact environnemental en utilisant moins de papier, de transport et d’archivage physique. De ce fait, cette solution simple et sécurisée est aussi un pilier du développement durable.
Conformité aux normes légales
La signature électronique délivrée par des plateformes certifiées comme Yousign est pleinement reconnue par la loi. Le respect du règlement eIDAS permet de garantir :
- La valeur légale des documents signés
- La conformité aux exigences de sécurité
- La capacité à fournir des preuves solides en cas de contestation
Les étapes pour signer électroniquement un document
Identification du signataire
Le signataire reçoit tout d’abord un mail qui le conduit directement vers le document à signer, afin d’en prendre connaissance. Il doit alors faire vérifier son identité grâce à un code envoyé par SMS sur son téléphone. Dans le cas de la signature électronique avancée, le signataire doit faire vérifier sa carte d’identité en la téléchargeant sur la plateforme Yousign. Elle est ensuite examinée pour attester de son authenticité.
Signature
Une fois que l’identité du signataire est vérifiée, il peut procéder à la signature du document. La procédure est très simple, il suffit de déplacer le curseur vers la droite, afin d’apposer la signature.
Conservation et archivage du document
Une fois que le document est signé, le signataire peut télécharger le dossier de preuves. Il s’agit d’un fichier qui répertorie l’ensemble des informations qui prouvent le bon déroulement de la signature, avec notamment :
- Le nom de la procédure
- l’ID de la procédure
- La date de création et la date d’envoi
- Les informations personnelles du signataire (nom, prénom, adresse mail, adresse IP, mode d’authentification…)
En utilisant Yousign, les signataires ont la garantie que leurs dossiers de preuves sont conservés pendant 10 ans chez Arkinéo, qui est un archiveur respectant les normes eIDAS. Ils peuvent consulter leurs documents à tout moment via leur espace eSignature.
Pourquoi choisir Yousign pour la signature électronique ?
Une solution conforme aux normes européennes
Yousign est un acteur de confiance, car il remplit toutes les conditions du règlement européen eIDAS. Il dispose également de toutes les attestations de conformité aux normes ETSI, afin de garantir le plus haut niveau de sécurité.
Une solution adaptée à tous
Yousign propose une solution intuitive et facile à prendre en main, qui s’adapte à tous les besoins. Notre offre répond aux attentes d’une entreprise, d’un particulier, d’un éditeur de logiciel, ou encore d’une PDP.
Les entreprises : modèles de signatures, envois en quelques minutes, approbations personnalisées, relances automatiques, dossiers de preuves, rôles et permissions, suivi.
Les particuliers : signez gratuitement vos propres fichiers en illimité, envoyez 2 invitations à signer par mois, garantissez la valeur juridique des signatures.
Les plateformes de dématérialisation partenaires : garantissez l’identité de vos clients et l’authenticité des factures électroniques avec Yousign Verify et le cachet électronique.
Les éditeurs de logiciel : Yousign s’intègre facilement à tout type de logiciel (ERP, CRM, GED, SIRH).
Une offre complète
Yousign propose des services complets pour répondre à chaque besoin.
La signature électronique
Elle permet aux entreprises de signer leurs documents en quelques clics. Les trois niveaux de sécurité s’adaptent à tous les besoins pour une sûreté optimale.
Yousign Verify
Yousign Verify permet de vérifier les informations des entreprises et l’identité des personnes qui utilisent la plateforme. Ce système garantit la sécurité des échanges entre les entreprises, les clients et les prestataires. Il s’adapte à tout type de besoin : contractualisation avec des prestataires, plateformes Saas, Livraison, marketplace, onboarding de freelances, délégations juridiques…
- Niveau 1 : vérification de l’identité via une photo ou un scan
- Niveau 2 : vérification de la pièce d’identité via la caméra du smartphone de l’utilisateur
- Niveau 3 : comparaison automatique du visage et de la photo du document via un logiciel de reconnaissance faciale.
Il est associé à une entité juridique (personne morale) et permet de sceller des documents dématérialisés afin de garantir leur authenticité et leur intégrité. Yousign réunit trois niveaux de cachet électronique pour s’adapter aux besoins de toutes les entreprises :
- Le cachet électronique simple : horodatage qualifié optionnel, norme ETSI EN 319 421, pas besoin de certificat électronique propre à la personne morale.
- Le cachet électronique avancé : horodatage qualifié inclus, norme ETSI EN 319 421, génération du certificat après l’identification de la personne morale, certificat électronique avancé de niveau LCP.
- Le cachet électronique qualifié : horodatage qualifié inclus, norme ETSI EN 319 421, génération du certificat après l’identification de la personne morale à distance (équivalente à un face-à-face physique), certificat électronique qualifié de niveau QCP-I-qscd.
Une intégration facile aux outils existants
L’API de Yousign permet d’intégrer la signature électronique directement dans les logiciels des professionnels. Elle s’adapte parfaitement aux PDP, aux éditeurs de logiciel, ainsi qu’aux développeurs. Trois offres sont proposées afin de s’adapter à tous les besoins :
- Plus : l’intégration simple et fluide des solutions de signature électronique dans vos outils.
- Pro : des fonctions avancées de personnalisation et de signature électronique pour une expérience unique.
- Scale : un plan tarifaire personnalisé en fonction de chaque business.
Un support client basé en France
Un service client basé sur le territoire français est à votre disposition pour vous accompagner dans votre intégration de la e-signature, vous apporter des conseils adaptés à vos besoins et répondre à vos questions.
Conclusion
La signature électronique est une alternative simple et rapide à la signature manuscrite. Elle permet aux organisations de gagner en temps et en efficacité, tout en assurant une sécurité optimale. Que vous soyez une start-up, une TPE, un grand groupe ou un indépendant, cet outil performant peut simplifier votre gestion au quotidien.
Avec Yousign, vous profitez d’une solution fiable, en accord avec les normes en vigueur, ainsi qu’un accompagnement humain basé en France.
Passez à la vitesse supérieur
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FAQ
Une signature électronique a-t-elle la même valeur qu'une signature manuscrite ?
Oui, si elle respecte les exigences légales (notamment le règlement eIDAS en Europe), elle a la même valeur juridique.
Est-ce sécurisé de signer en ligne ?
Oui, surtout avec des solutions conformes comme Yousign, qui utilisent des procédés de cryptage et d’authentification renforcés.
Combien de temps un document signé électroniquement est-il valable ?
Un document signé électroniquement est valable aussi longtemps que nécessaire, tant que son intégrité et ses preuves de signature sont conservées.
Faut-il un certificat pour signer électroniquement ?
Pas toujours : un certificat est obligatoire pour les signatures avancées et qualifiées, mais une signature simple peut être réalisée sans certificat.
