Les obligations légales liées au recrutement en 2025

Le recrutement ne se limite pas à une simple sélection de candidats pour un poste. Les employeurs sont soumis à un cadre légal strict, composé de plusieurs lois et réglementations. Dans cet article, nous détaillons le processus de recrutement à respecter en 2025, les obligations légales du recrutement, ainsi que les sanctions encourues en cas de non-conformité.

Le processus de recrutement suit des étapes précises, peu importe la durée ou la nature du contrat.

Les obligations légales du processus de recrutement commencent dès la rédaction de l’offre d’emploi. Celle-ci doit respecter les règles suivantes : 

• Ne contenir aucune mention discriminatoire.
• Contenir des informations précises et objectives sur l’intitulé du poste, les missions, les compétences et qualifications requises, le type de contrat, la durée du travail, la localisation, ainsi que la rémunération.

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une étape obligatoire dans un processus de recrutement. Il s’agit d’une déclaration nominative, par laquelle l’employeur prévient les organismes de protection sociale de l’embauche de son salarié (URSSAF ou MSA).

Elle contient les informations suivantes : 

• Les informations de l’entreprise : dénomination sociale, nom et adresse de l’employeur, numéro SIRET, service de santé au travail.
• L’identité du salarié : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale.
• Date et heure prévues pour l’embauche.
• Nature du contrat (CDI, CDD…), durée du contrat et durée de la période d’essai.
• Pour les salariés agricoles : les données imposées par l’article L 727-2 et les articles R. 717-13 et R. 717-16 du code rural et de la pêche maritime.

Pour fournir cette déclaration, l’employeur doit obtenir les documents suivants : 

• L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale.
• L’immatriculation du salarié à la CPAM.
• L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage.
• La demande d’adhésion à un service de santé au travail.
• La demande de visite d’information et de prévention.

La DPAD est généralement digitale. Les employeurs qui ont rédigé plus de 50 déclarations au cours de l’année civile précédente ont l’obligation d’utiliser la voie électronique. Pour les autres, cette méthode, bien que non obligatoire, reste fortement recommandée. Cependant, elles peuvent réaliser la DPAD à l’aide du formulaire Cerfa 14738*01 et la transmettre par télécopie ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Lorsque le salarié est embauché, l’employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l’embauche, ou bien l’accusé de réception qui a été délivré par l’Urssaf ou la MSA.

La transparence fait partie des obligations légales de l'employeur pendant un processus de recrutement. Il doit transmettre un certain nombre d’informations au salarié au moment de l’embauche.

Le contrat de travail

Ce document (souvent écrit) est un accord entre un employeur et un salarié. Il définit les conditions précises du poste : 

• Identité des deux parties.
• Lieu de travail.
• Intitulé du poste, catégorie socioprofessionnelle, fonctions et missions.
• Date de l’embauche.
• Date de fin de contrat (si CDD).
• Durée et conditions de la période d’essai.
• Rémunération (montant, conditions et moyen de paiement).
• Fonctionnement des heures supplémentaires.
• Durée de travail, horaires.

En CDD, le contrat de travail doit obligatoirement être sous format écrit. En CDI, l’écrit n’est pas obligatoire, car la convention collective peut suffire. Cependant, l’employeur doit fournir une copie de la DPAE à son salarié.

Pour assurer une relation professionnelle transparente et éviter les litiges, signer un contrat de travail écrit est tout de même conseillé, quelle que soit la nature du poste.

Le régime de prévoyance

Si l’entreprise a mis en place un régime de prévoyance, elle doit obligatoirement fournir au salarié une notice complète qui détaille les garanties disponibles. 

Les dispositifs collectifs d’épargne salariale

L’employeur doit informer le salarié au sujet des dispositifs d’épargne salariale (participation et intéressement), et lui remettre un livret récapitulatif.

Les autres informations délivrées par l’employeur

• L’entretien professionnel du salarié organisé tous les deux ans.
• Les informations relatives aux risques professionnels et à la prévention.

Au plus tard 1 mois après l’embauche, l’employeur doit fournir les informations suivantes au salarié : 

• Le droit à la formation.
• La durée des congés payés et le mode de calcul.
• La procédure appliquée en cas de rupture de contrat de travail.
• Les conventions et accords collectifs.
• Les régimes obligatoires.
• Les contrats de prévoyance et les frais de santé accordés au salarié.

Dès l’embauche du premier salarié, l’employeur doit ouvrir un registre du personnel, avec toutes les mentions obligatoires sur les salariés (noms et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, date d’embauche…). Lors du recrutement, l’employeur doit donc inscrire le salarié sur le registre unique du personnel.

En outre, l’employeur doit affilier son salarié aux institutions des retraites complémentaires de l’Agric-Arroc (Association générale des institutions de retraite des cadres - Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés).

Enfin, l’employeur doit prévoir un examen médical d’aptitude à l’embauche, ou une visite d’information et de prévention pour chaque salarié. Dans le cas contraire, il s’expose à une amende de 1500 euros, voire de 4 mois d’emprisonnement et 3750€ d’amende pour récidive.

Les offres d’emploi doivent respecter plusieurs obligations légales pour être conformes dans le cadre d’un recrutement. Elles doivent détailler les missions et les conditions de l’emploi de manière claire et ne pas induire les candidats en erreur (notamment sur le lieu du poste, la rémunération, les avantages, et la description du poste). Enfin, les annonces ne doivent comporter aucune mention discriminante. Cela signifie que les éléments suivants ne peuvent légalement pas être des motifs de refus : 

• L’origine.
• Le sexe.
• L’orientation sexuelle.
• La religion.
• La situation familiale.
• Les opinions politiques.
• L’apparence physique et/ou l’appartenance supposée ou vraie à une ethnie ou à une nation.
• Le nom.
• L’état de santé ou le handicap (dans la mesure où il n'entraîne pas une inaptitude à exercer le poste en question).

La communication transparente et la préservation de la vie privée des salariés sont des obligations légales à respecter tout au long du processus de recrutement. Les critères jugés discriminants ne doivent pas figurer sur les offres d’emploi ni être abordés pendant les entretiens d’embauches. Il est illégal de poser des questions aux candidats sur leur vie personnelle (opinions politiques, des croyances religieuses, d’informations familiales…). Selon l’article L1221-6 du Code du travail, les informations demandées aux candidats lors des entretiens doivent concerner directement le poste à pourvoir. 

Les articles 225-1 et 225-2 du Code pénal et l’article L1132-1 du Code du travail interdisent la discrimination dans le processus de recrutement. Comme nous l’avons vu précédemment, toutes les informations personnelles qui n’ont aucun lien avec le poste ne peuvent pas être demandées par les recruteurs et ne peuvent pas constituer un motif de refus pour un poste.

L’entreprise collecte de nombreuses données personnelles sur les candidats. De ce fait, le respect du RGPD fait partie des obligations légales d’un recrutement. Les règles à respecter sont les suivantes : 

• L’entreprise ne peut collecter que les données qui ont un intérêt pour le poste à pourvoir, comme l’identité du candidat et son expérience professionnelle par exemple. Elle ne peut pas demander des informations sur la situation familiale, la religion, l’appartenance syndicale, ou encore les origines.
• Les formulaires proposés aux candidats doivent prévoir un droit de rectification des informations.
• Seule l’entreprise peut consulter les informations des candidats, dans le cadre du processus de recrutement. Il est interdit de les transmettre ou de les vendre à des tiers.
• L’entreprise doit fournir une copie de toutes les données personnelles collectées sur le candidat si celui-ci en fait la demande.
• La charte “réseaux sociaux, internet, vie privée et recrutement” interdit aux employeurs de rechercher des informations sur les candidats via les réseaux sociaux personnels.
• Les données personnelles des candidats ne peuvent pas être conservées plus de deux ans après la fin du contrat de travail.

Le non-respect des obligations légales d’un recrutement expose les employeurs à diverses sanctions, en fonction des cas. Voici quelques exemples : 

Les employeurs reconnus coupables de discrimination à l’embauche risquent jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende. Les entreprises peuvent être condamnées à payer jusqu’à 225 000 euros d’amende et risquent également une interdiction d’exercer.

La déclaration préalable à l’embauche fait partie des obligations légales lors d’un recrutement. Un employeur qui dissimule un salarié en n’effectuant pas cette démarche administrative s’expose à une condamnation par le tribunal correctionnel. Les sanctions peuvent s’élever jusqu’à 45 000 euros d’amende et trois ans d’emprisonnement pour une personne physique, et jusqu’à 225 000 euros d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

Le processus de recrutement est soumis à plusieurs obligations légales, destinées à garantir la transparence et l’égalité des chances pour les candidats. Les employeurs sont tenus de respecter de nombreuses lois et réglementations, sous peine de sanctions importantes.