En septembre 2026 puis septembre 2027, toutes les entreprises assujetties à la TVA auront l’obligation de passer par la facturation électronique. L’administration fiscale a donc listé un certain nombre de plateformes officielles et agréées : les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP).
Ces plateformes ont pour but de centraliser les données, d’optimiser leur gestion et leur stockage, de lutter contre les fraudes et de renforcer la sécurité au sein des entreprises. Dans cet article, nous allons rappeler le fonctionnement, les objectifs et les avantages des plateformes de dématérialisation partenaire. Nous détaillerons ensuite le rôle crucial qu’elles ont à jouer dans la protection des factures électroniques.
Le rôle des plateformes de dématérialisation partenaire
Objectifs des plateformes de dématérialisation partenaire
Les normes techniques :
Les plateformes de dématérialisation partenaire respectent de nombreux critères afin d’être enregistrées auprès de l’administration fiscale comme des plateformes officielles.
Tout d’abord, elles proposent des formats de factures électroniques autorisés par la réforme (Factur-X, CII, UBL). Elles disposent d’un système d’archivage sécurisé qui respecte la norme NF Z42-013, et transmettent automatiquement certaines informations à l’administration fiscale.
La sécurité et la traçabilité des données :
Toutes les plateformes de dématérialisation partenaire officielles assurent une sécurité optimale des données grâce à un chiffrage lors de la transmission et du stockage. Elles disposent également de la certification ISO 27001, qui veillent à la confidentialité des factures électroniques et garantit leur conformité. Enfin, grâce aux PDP, les factures électroniques peuvent être tracées à tout moment.
Une intégration simple :
Les plateformes de dématérialisation partenaire agréées ont toutes une capacité d’interopérabilité. Cela signifie qu’elles peuvent s’intégrer efficacement au sein d’une entreprise qui utilise déjà d’autres logiciels, systèmes d'information et plateformes dématérialisées.
Avantages des plateformes de dématérialisation partenaire
Des services complets :
Les plateformes de dématérialisation partenaire offrent un large panel de fonctionnalités en fonction des besoins des entreprises. Les services courants, proposés par toutes les plateformes, sont notamment :
- L’émission, la modification, la transmission et la réception des factures électroniques.
- La conversion des factures sous différents formats.
- La conformité des factures électroniques avec les données structurées obligatoires.
- La transmission des données à l’administration fiscale.
- Le stockage et l’archivage des factures électroniques pendant 10 ans.
Des échanges sécurisés :
Les plateformes de dématérialisation partenaire possèdent les certifications rendues obligatoires par l’État. Cela signifie qu’elles apportent aux entreprises une sécurité optimale, à chaque étape du processus de facturation électronique : émission, transmission, réception, archivage. L’archivage sécurisé pendant une durée de 10 ans permet également de simplifier les démarches en cas de contrôle fiscal.
Le respect des normes légales :
Les PDP sont certifiées par l’administration fiscale. De ce fait, elles respectent les réglementations en vigueur et s’adaptent lorsque celles-ci évoluent.
Bon à savoir
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Les fraudes les plus courantes pour les factures électroniques
Les fraudes et les cyberattaques sont des craintes légitimes pour n’importe quelle entreprise qui digitalise l’ensemble de son processus de facturation. Selon le baromètre France Num 2023, 48% des TPE PME ont certaines peurs concernant la cybersécurité de leur entreprise.
La facturation électronique devient obligatoire à partir de 2026 pour toutes les sociétés assujetties à la TVA, et de ce fait, la sécurité des données fait partie des objectifs principaux des plateformes de dématérialisation partenaire. Voici les fraudes les plus courantes que l’on retrouve au niveau des factures électroniques et que les PDP visent à contrer.
La fraude à la TVA
Il existe plusieurs types de fraudes à la TVA. L’une des plus répandues est la création de fausses factures, afin d’obtenir un remboursement de TVA. Les entreprises qui commettent ce genre de fraude rédigent des factures factices pour simuler des achats et se faire rembourser une TVA qui n’existe pas.
Certaines entreprises frauduleuses peuvent également modifier le montant de la TVA sur des factures réelles pour réduire leurs charges fiscales, ou bien dissimuler volontairement certaines factures afin de ne pas payer la TVA.
Les plateformes de dématérialisation partenaire luttent contre ce type de fraude, car elles transmettent des informations telles que le montant de la TVA de manière automatique à l’administration fiscale.
L’usurpation d’identité
Certains fraudeurs choisissent d’usurper l’identité d’un dirigeant d’entreprise afin d’envoyer de fausses demandes de paiement urgentes à des partenaires. En fournissant de fausses données bancaires, ils réclament des versements et détournent les fonds.
Les plateformes de dématérialisation partenaire réduisent considérablement ce genre de risque, puisque toutes les factures électroniques sont générées et envoyées depuis la plateforme. Seuls les membres de l’entreprise y ont donc accès, ce qui bloque les fraudeurs. De plus, les factures électroniques disposent de données structurées et de formats normés. Toute facture qui ne respecte pas ces règles sera donc rapidement repérée et identifiée comme frauduleuse. Enfin, les PDP permettent la traçabilité des factures, ce qui complique encore une fois les plans des fraudeurs.
Les faux créanciers
Les faux créanciers sont des entreprises fictives, spécialement créées pour réclamer de l’argent à des entreprises bien réelles, alors que celles-ci n’ont jamais demandé de produits ou de services.
Les PDP permettent d’éviter ce genre de problème, car pour qu’une entreprise puisse envoyer une facture via une PDP, elle doit être enregistrée et vérifiée. Les entreprises fictives n’ont pas de SIREN/SIRET, et ne peuvent donc pas générer de factures électroniques sur une plateforme légale.
Il peut arriver qu’un faux créancier enregistre réellement une entreprise avec un SIRET, afin d’avoir plus de crédibilité. Cependant, si cette entreprise ne figure pas dans la liste des fournisseurs validés par le destinataire dans la PDP, l’arnaque est détectée.
Pour être en conformité avec la réforme, il est essentiel d’authentifier l’identité de vos clients avant tout traitement de facture. Cette vérification repose sur deux points clés :
- Contrôle du numéro de SIREN pour garantir l’existence légale de l’entreprise.
- Validation de l’identité de l’utilisateur de votre plateforme, qu’il s’agisse du représentant légal ou d’un délégataire autorisé.
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Les cyberattaques
Les cyberattaques peuvent se présenter sous plusieurs formes. Les hackers peuvent intercepter des factures afin de modifier des informations de paiement, voler des factures ou encore pirater des données sensibles. Les plateformes de dématérialisation partenaire utilisent des systèmes de sécurité performants qui minimisent ces risques.
Le piratage des plateformes de facturation électronique
Le dernier risque de fraude le plus courant est le piratage de la plateforme de facturation des entreprises. Les hackers peuvent alors accéder aux factures et les modifier pour détourner les paiements par exemple.
Les plateformes de dématérialisation partenaire sont aujourd’hui conçues pour offrir une sécurité optimale aux entreprises, et donc limiter ce type de risque.
Comment optimiser la sécurité des plateformes de dématérialisation partenaire ?
Sensibilisez vos collaborateurs aux menaces potentielles
L’utilisation d’une plateforme de dématérialisation partenaire apporte un haut niveau de sécurité à votre entreprise. Cependant, le risque zéro n’existe pas. De ce fait, il est indispensable d’informer tous les collaborateurs qui sont amenés à se servir du système de facturation électronique, sur les différents types de fraudes que nous avons citées précédemment dans cet article.
Vérifiez l’identité de chaque interlocuteur
Lorsqu’il s’agit de donner les accès du système de facturation électronique à un tiers, mieux vaut vérifier trop que pas assez. Prenez le temps de contrôler l'identité des personnes qui utilisent les fonctionnalités de la PDP, ainsi que les partenaires et prestataires externes.
Communiquez avec la PDP au moindre doute
Les plateformes de dématérialisation partenaire disposent d’un service de conseil et d’accompagnement. Celui-ci peut fournir des informations précieuses sur le fonctionnement des différents services, et former vos équipes à la prise en main de la plateforme. En cas de doute sur un interlocuteur, sur une donnée ou sur une facture, n’hésitez pas à contacter directement la plateforme. Ce réflexe peut, au pire, vous rassurer, au mieux vous permettre de détecter une anomalie ou une tentative de fraude.
Des audits réguliers
Assurez-vous que des audits réguliers soient menés sur votre PDP, afin que le système de sécurité soit continuellement maintenu à jour. Vous évitez ainsi d’augmenter les risques de fraudes à cause d’un élément obsolète.
Limitez les accès à la PDP
Restreindre l’accès à la plateforme de dématérialisation partenaire permet de réduire les risques. Les seuls employés et collaborateurs qui doivent avoir accès à la plateforme sont ceux qui occupent des fonctions en rapport avec la facturation. Pour tous les autres, il n’est pas nécessaire de leur transmettre des accès.
Conclusion
L’utilisation des plateformes de dématérialisation partenaire représente une avancée majeure dans la sécurité des échanges de factures électroniques. Le cadre normé, la traçabilité et la transmission sécurisée des données permettent de réduire considérablement les risques de fraude.
Cependant, les PDP à elles seules ne suffisent pas, car aucun système n’est 100% infaillible. Il est indispensable de prendre des mesures de vigilance au sein de chaque entreprise, afin de garantir une sécurité totale. Cela passe par la prévention auprès des équipes, des audits réguliers et des vérifications.
La sécurité de la facturation électronique est donc un enjeu collectif, portée à la fois par les PDP, les entreprises et l’administration fiscale.
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Que faire si une fausse facture est détectée ?
Si vous détectez la présence d’une fausse facture, ne procédez pas au paiement. Contactez immédiatement la PDP, ainsi que le service juridique et comptable de votre entreprise afin de signaler l’anomalie.
Comment protéger l’accès à la PDP ?
Pour optimiser la sécurité de votre PDP, vous pouvez opter pour des mots de passe forts, que vous changez régulièrement. Limitez également l’accès aux collaborateurs dont le travail dépend des factures et évitez les connexions via des réseaux Wifi publics ou non sécurisés.
Les PDP non agréées par l’administration fiscale sont-elles sécurisées ?
Sécurisées ou non, il est obligatoire d’utiliser une PDP agréée par l’administration fiscale pour la gestion de vos factures électroniques.
