Assemblée générale ordinaire (AGO) : organisation, convocation et obligations 2026

L'assemblée générale ordinaire (AGO) est une réunion des membres d'une association (loi 1901) organisée pour traiter les sujets courants de la vie associative, généralement à un rythme annuel (selon ce que prévoient les statuts).

L'AGO sert le plus souvent à :

• Faire le bilan de l'année (rapport moral / rapport d'activité).
• Présenter et, si prévu, faire approuver les comptes (rapport financier) et le budget.
• Voter des résolutions "classiques" : orientations, renouvellement d'administrateurs, fixation des cotisations...

L'assemblée générale extraordinaire (AGE) est utilisée pour les décisions exceptionnelles qui engagent l'association en profondeur et qui nécessitent souvent des règles de vote plus strictes (quorum/majorité renforcés, si les statuts le prévoient).

On convoque généralement une AGE pour :

• Modifier les statuts (objet, siège social, règles de fonctionnement...).
• Décider une dissolution, une fusion, ou un changement majeur de gouvernance (selon statuts).

En clair, l'AGO est pour la gestion courante, tandis que l'AGE est pour les décisions structurantes.

La loi de 1901 n'impose pas, en elle-même, la tenue d'une AGO. En revanche, dans la majorité des cas, les statuts rendent l'AGO obligatoire (par exemple une AGO annuelle) et fixent ses critères : qui convoque, délai, quorum, votes, procurations...

Même lorsqu'elle n'est pas "obligatoire" juridiquement, l'AGO reste fortement recommandée, car elle :

• Formalise les décisions (utile pour une banque, des subventions, des partenaires).
• Sécurise la gouvernance (votes tracés + PV).
• Limite les contestations (convocation/ordre du jour/procédure).

En 2026, pour une association loi 1901, la règle n°1 reste la même : ce sont les statuts (et éventuellement le règlement intérieur) qui fixent la procédure de l'assemblée générale.

Ils doivent notamment préciser :

• Qui convoque l'AG (président, conseil d'administration, bureau…).
• Qui a le droit de vote (membres à jour de cotisation, catégories de membres...).
• Les délais et critères de convocation (email, courrier, affichage, espace membre…).
• Les règles de quorum, de majorité, et la gestion des procurations.

Bon réflexe :

Avant d'organiser l'AGO, il est utile de relire les statuts avec une check-list simple :

• convocation
• quorum
• vote
• pouvoirs
• PV
• modalités à distance.

Le règlement intérieur vient souvent compléter les statuts sur des points pratiques : modalités de convocation détaillées, organisation des votes, gestion des procurations, procédure d'inscription à l'ordre du jour...

Alors que les statuts fixent le cadre général et nécessitent une AGE pour être modifiés, le règlement intérieur peut être plus souple et ajusté par le conseil d'administration ou l'assemblée ordinaire (selon ce que prévoient vos statuts).

L'ordre du jour regroupe les sujets soumis au vote (souvent formulés en résolutions). Il doit être établi pour chaque AG et communiqué aux membres via la convocation.

L'assemblée ne peut prendre des décisions valables que sur les points inscrits à l'ordre du jour. De ce fait, aucune décision "surprise" ne peut être ajoutée à la séance, sauf dans des cas très limités prévus par les statuts.

En 2026, une AG peut être organisée en visioconférence ou en format hybride (présentiel + distanciel) si vos statuts l'autorisent et en définissent les modalités (ou au minimum n'y font pas obstacle, selon votre rédaction statutaire).

Pour sécuriser une AG à distance, les statuts (ou une décision préalable de modification des statuts) devraient encadrer :

• L'identification des membres (accès nominatif, contrôle des droits de vote).
• Le mode d'émargement (feuille de présence, émargement électronique, attestations).
• La gestion des procurations à distance.
• La sécurisation du vote (méthode de recueil, traçabilité, conservation des preuves).

En association loi 1901, le délai de convocation est en principe fixé par les statuts (ou, à défaut, par le règlement intérieur / les usages internes). Il n'existe pas de délai "universel" imposé par la loi pour toutes les associations.

Le plus souvent, un délai de 15 jours est choisi, car il laisse le temps aux membres de prendre connaissance des documents, de s'organiser et, si besoin, de donner procuration.

La convocation doit être envoyée à toutes les personnes ayant qualité pour participer à l'AG, conformément aux statuts :

• Membres ayant le droit de vote
• Dirigeants (bureau / conseil d'administration, selon organisation).
• Commissaire aux comptes, si l'association en a un et si sa présence ou son information est prévue/utile.

Point de vigilance : convoquer un membre "votant" hors délai ou ne pas le convoquer peut fragiliser la validité des décisions (contestations).

Le mode d'envoi dépend des statuts : courrier, email, remise en main propre, publication dans un espace adhérent... L'important est double : respecter le procédé prévu, et pouvoir prouver que l'information a bien été transmise.

Bonnes pratiques (preuve) :

• Conserver la liste des destinataires (export adhérents, liste à jour).
• Conserver une preuve d'envoi (accusé email, preuve de dépôt, LRAR si besoin, capture de publication, journal d'envoi).
• Horodater (date/heure d'envoi) et archiver une copie de la convocation envoyée (version finale).

Une convocation doit permettre aux membres de comprendre où, quand, comment et sur quoi ils vont voter. À inclure a minima :

• Date, heure, lieu (ou lien visio + modalités d'accès).
• Ordre du jour (idéalement sous forme de résolutions).
• Méthode de vote (présentiel, visio, correspondance si autorisée).
• Règles de quorum et de majorité (ou renvoi clair aux statuts).
• Modalités de procuration (qui peut donner/recevoir, limite éventuelle, modèle à joindre).
• Documents joints (rapports, comptes, budget).
• Coordonnées de contact (pour questions / procurations / accès visio).

Pour une AGO fluide (et des décisions contestables le moins possible), l'idéal est de mettre les documents à disposition en amont, selon les modalités prévues par les statuts. Les indispensables sont généralement :

• Rapport moral (vision, faits marquants, objectifs).
• Rapport d'activité (actions menées, résultats, projets).
• Rapport financier (recettes/dépenses, situation de trésorerie).
• Comptes annuels si l'association les établit (compte de résultat, bilan, annexes, selon votre pratique).
• Budget prévisionnel.
• Liste des candidats et critères de renouvellement (CA/bureau).
• Projets de résolutions (textes soumis au vote).

Bon réflexe : prévoir un dossier unique (papier ou numérique) avec version datée des documents.

Ces éléments servent à sécuriser la validité des votes.

• Feuille de présence : liste des participants, avec émargement (signature manuscrite ou émargement numérique), et mention des représentations.
• Pouvoirs / procurations : vérifier qu'elles sont conformes aux statuts (qui peut représenter qui, limite de pouvoirs, forme du pouvoir).
• Quorum : contrôler, avant l'ouverture de séance, que le nombre de membres présents/représentés permet de délibérer (selon la règle statutaire).

Conseil pratique : préparer un tableau "présents / représentés / pouvoirs reçus" pour éviter les erreurs au moment du vote.

Une résolution doit être courte et sans ambiguïté. La méthode la plus simple :

1 résolution = 1 décision + 1 modalité d'approbation + 1 résultat attendu.

L'AGO débute généralement par des étapes formelles qui sécurisent la validité des décisions :

• Accueil et émargement (feuille de présence, vérification des pouvoirs).
• Vérification du quorum (si prévu par les statuts).
• Désignation du président de séance et du secrétaire de séance (selon les usages/statuts).
• Rappel de l'ordre du jour et du déroulé du vote.

Le président de séance a pour rôle de diriger les débats, donner la parole, veiller au respect de l'ordre du jour et superviser les votes. Le secrétaire de séance est chargé de prendre notes pour la rédaction du procès-verbal.

Le président de séance (souvent le président de l'association ou un membre désigné du conseil d'administration) assure le bon déroulement de l'assemblée :

• Ouvre et clôt la séance.
• Présente ou fait présenter les rapports (moral, activité, financier).
• Anime les échanges et modère les discussions.
• Organise les votes et annonce les résultats.
• Veille au respect des statuts et du règlement intérieur.

Le conseil d'administration prépare en amont l'AGO : documents, ordre du jour, résolutions, convocation des membres. Selon les statuts, c'est souvent le conseil d'administration qui convoque l'assemblée générale ordinaire.

C'est le cœur de l'AGO, rythmé par les points à l'ordre du jour :

• Présentation des rapports (moral / activité / financier) puis mise au vote des résolutions associées.
• Questions des membres (encadrées pour garder un déroulé fluide).
• Votes : à main levée, bulletin secret, ou à distance si les statuts le permettent.
• Élections / renouvellements (CA, bureau) si prévu.

Conseil pratique : afficher ou lire la résolution avant chaque vote, puis annoncer le résultat immédiatement (pour faciliter la rédaction du PV).

La fin de séance sert à formaliser et organiser la suite :

• Récapitulatif des décisions adoptées.
• Informations sur la prochaine échéance (AG suivante, calendrier, projets).
• Rappel des actions à mener (publication interne, démarches éventuelles, mise à jour des registres).

Enfin, on prépare la rédaction du procès-verbal (PV) et la collecte des signatures nécessaires, selon les statuts.

Pour une association loi 1901, il n'existe pas une règle unique imposant systématiquement un PV "par la loi". Cependant, le PV est quasi indispensable car :

• Il est souvent exigé par les statuts (et donc obligatoire dans votre association).
• Il sert de preuve des décisions (banque, subventions, assurances, partenaires).
• Il sécurise l'association en cas de contestation (convocation, quorum, votes).

Un PV d'AGO doit permettre de comprendre "qui a décidé quoi, quand et comment". À inclure a minima :

• Identité de l'association (nom, siège social, éventuellement n° RNA/SIREN si utile).
• Date, heure, lieu (ou à distance / hybride).
• Rappel des modalités de convocation (qui convoque, date d'envoi, support).
• Ordre du jour.
• Feuille de présence : nombre de membres présents, représentés, pouvoirs, droit de vote.
• Quorum (atteint ou non, si applicable).
• Déroulé : rapports présentés + synthèse.
• Résolutions votées + résultats des votes (pour/contre/abstention).
• Incidents éventuels (changement de séance, contestation, suspension…).
• Clôture de séance.
• Signatures (président de séance, secrétaire, et/ou autres selon statuts).

Le PV doit être conservé de manière fiable et retrouvable pendant une durée recommandée d'au moins 10 ans pour garantir la traçabilité et la preuve des décisions prises. Bien que la loi de 1901 ne fixe pas de durée légale minimale, cette pratique s'impose en cas de litige ou de contrôle.

Conservation :

• Dans un registre des PV (papier ou numérique), avec annexes (feuille de présence, pouvoirs, rapports).
• Avec une version datée et un accès maîtrisé (bureau/CA).

• Vérifier les statuts : délai de convocation, quorum, modalités de vote
•  Préparer les documents : rapports (moral, activité, financier), comptes, budget, résolutions
•  Rédiger la convocation : date, heure, lieu/lien visio, ordre du jour, modalités de procuration
•  Envoyer la convocation : respecter le délai, conserver la preuve d'envoi
•  Préparer la feuille de présence : liste des membres, colonnes pour émargement et procurations
•  Organiser la logistique : salle/visio, matériel de vote, supports de présentation
•  Désigner président et secrétaire de séance : anticiper qui rédigera le PV

Après l'AG, l'enjeu est d'avoir un dossier fiable (PV, résolutions, annexes) que vous pouvez produire rapidement en cas de demande (banque, financeurs, contestation). Yousign permet de le faire en digitalisant la signature avec une signature électronique conforme au règlement eIDAS, en permettant une traçabilité horodatée des actions (envoi, consultation, signature) et en constituant un dossier de preuves associé. Les documents signés peuvent ensuite être archivés de façon sécurisée, avec leurs éléments de preuve, pour faciliter la conservation et la recherche dans le temps.

Dans un contexte associatif, Yousign est surtout utile pour :

• Le procès-verbal (PV) d'AGO.
• Les résolutions (si vous les formalisez séparément).
• Certaines attestations ou documents internes (selon vos usages).
• Plus largement, le dossier documentaire lié à l'AG (annexes à conserver).

Yousign propose les niveaux de signature conformes au règlement eIDAS, adaptés à chaque usage. Le règlement européen n°910/2014 (eIDAS) définit plusieurs niveaux de signature électronique, avec des exigences techniques et juridiques distinctes :

• Signature électronique simple (SES) : adaptée aux documents du quotidien et aux flux à faible enjeu. Elle privilégie la fluidité, avec un niveau de preuve plus léger.
• Signature électronique avancée (AES) : offre un niveau de sécurité et de preuve renforcé, avec une identification plus sûre du signataire et des mécanismes qui lient la signature au document. C'est souvent l'option privilégiée lors d'une AGO.
• Signature électronique qualifiée (QES) : niveau le plus élevé défini par le règlement eIDAS. Fondée sur un certificat qualifié et un processus d'identification strict, elle est pertinente pour les documents à fort enjeu ou lorsque l'exigence de preuve est maximale.

Organiser une AGO conforme repose sur quelques fondamentaux : respecter vos statuts, convoquer dans les règles, préparer les documents en amont, structurer les votes via des résolutions, puis formaliser le tout dans un PV clair, signé et archivé avec ses annexes.

Pour gagner en fiabilité et en simplicité, la signature électronique de Yousign permet de faire signer le PV (et, si besoin, les résolutions) avec une traçabilité horodatée, puis de centraliser et archiver vos documents d'AG de manière sécurisée.