Quelles sont les règles relatives à la date d'embauche ?

Vous recrutez dans votre organisation et vous vous interrogez sur vos obligations légales en matière de date d’embauche ? Elle est un point important de la relation de travail puisqu’elle entraîne des conséquences tant pour l’employeur que pour le salarié. Définition, effets, point de départ, découvrez l’essentiel des règles relatives à la date d’embauche.

La date d’embauche est la date du premier jour de travail effectif du salarié dans l’entreprise.

C’est donc un jour précis. Elle se présente généralement sous la forme : jour / mois / année.

La date d’embauche est librement fixée par les parties au contrat de travail : l’employeur et le salarié.

La loi n’impose pas de moment d’entrée dans l’entreprise.

Généralement, lorsque le candidat embauché est encore en poste, ce dernier doit attendre la fin de son préavis de départ avant de commencer son nouveau travail (préavis de CDD ou préavis de CDI). Parfois même, les parties conviennent d’un délai entre 2 emplois afin que le salarié puisse souffler.

Plusieurs documents précisent la date d’entrée effective dans l’entreprise.

La promesse d’embauche, qu’elle soit une offre de contrat ou une promesse unilatérale de contrat de travail, peut être écrite ou orale. Elle peut être envoyée par courrier, par SMS ou encore par mail. Il n’existe aucune obligation légale concernant la forme de la promesse d’embauche. 

La loi ne liste pas les mentions obligatoires d’une promesse d’embauche. Mais pour être valable, la jurisprudence a considéré qu’elle doit être claire, précise et adressée à une personne déterminée.

Pour remplir ces conditions, la promesse d’embauche doit a minima contenir les informations suivantes : 

• L’intitulé précis du poste.
• Le type de contrat de travail.
• Le statut.
• La date d’entrée en fonction.
• Le lieu d’exercice du travail.
• La rémunération proposée.
• Le temps de travail.
• La convention collective applicable.
• L’existence d’une période d’essai.

La promesse d’embauche signée vaut contrat de travail. Si le candidat ou l’employeur souhaite modifier la date de début de la relation professionnelle, il doit obtenir l’accord de l’autre partie. 

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) fait partie des formalités obligatoires d’embauche d’un nouveau salarié. Elle doit impérativement comporter les mentions suivantes : la date et l’heure d'embauche (article R1221-1 du Code du travail).

Elle est remplie par l’employeur avant la mise au travail effective du salarié. 

Elle est adressée à l’URSSAF au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche.

L’entreprise doit remettre une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception de l’envoi à l’URSSAF au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Une fois la DPAE remplie et adressée à l’URSSAF, l’employeur doit communiquer au salarié embauché 1 ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail (article L1221-5-1 du Code du travail).

Elles peuvent par exemple figurer sur la DPAE, sur le contrat de travail, sur une fiche de paie ou sur tout autre support.

Les éléments à communiquer sont les suivants (article R1221-34 du Code du travail - entré en vigueur le 1er novembre 2023) : 

1. L'identité des parties.
2. Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur.
3. L'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi.
4. La date d'embauche.
5. Dans le cas d'un CDD, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci.
6. Dans le cas du salarié temporaire (intérim), l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est.
7. La durée et les conditions de la période d'essai si elle existe.
8. Le droit à la formation assuré par l'employeur.
9. La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul.
10. La procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation professionnelle.
11. Les éléments constitutifs de la rémunération, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération.
12. La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence. Les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes ;
13. Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement.
14. Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées.

Elles doivent être communiquées par écrit, par remise en main propre ou sous format électronique (article R1221-39). La date de remise doit pouvoir être prouvée. Le mieux étant alors de faire signer un document au salarié, par signature électronique ou signature manuscrite, attestant que l’employeur s’est conformé à ses obligations légales.

Si le salarié n’a pas reçu communication des informations ci-dessus, l’employeur dispose de 7 jours calendaires ou d’1 mois, selon la nature de l’information manquante, à compter de la date d’embauche pour se conformer à ses obligations (article R1221-35 du Code du travail). 

Le délai est de 7 jours en matière de date d’embauche.

Le Code du travail n'impose pas la rédaction d'un contrat de travail pour le CDI à temps complet (article L1221-1). Les parties sont libres d’y faire figurer ou non le jour de prise de fonction.  

Le CDI à temps partiel, le CDD ou le contrat de travail temporaire sont obligatoirement écrits. Mais la loi n’impose pas à l’employeur d’y faire figurer la date d’embauche (pour plus d’informations, voir notre article sur les mentions obligatoires du contrat de travail).

Pour plus de sécurité juridique, il est toujours préférable de la mentionner.

La date d’embauche marque la prise d’effet du contrat de travail. C’est-à-dire le début de la relation contractuelle entre l’entreprise et le salarié.

Par conséquent, le jour de l’entrée en fonction : 

• Fait démarrer les droits, les devoirs et les obligations des parties : fournir un travail, rémunérer le salarié…
• Marque le début de la période d’essai.
• Fait démarrer l’ancienneté du salarié dans l’entreprise. Mais il peut arriver que les dates d’embauche et d’ancienneté ne soient pas concomitantes. Par exemple, l’ancienneté peut être plus ancienne lorsque le salarié était auparavant stagiaire ou alternant dans la société.

Rien n’est figé, tout est négociable.

Employeur ou salarié peuvent tous deux négocier le jour précis de l’embauche qui convient le mieux.

La seule obligation est de s’entendre sur un moment précis.

La date d’embauche, que l’on appelle aussi date d’entrée en fonction, marque le début de la relation contractuelle entre les employeurs et les salariés.

Elle emporte des conséquences significatives :

Pour le salarié :

• Fournir un travail sérieux.
• Respecter les heures de travail.
• Respecter les règles de sécurité dans l’entreprise.
• Respecter les clauses du contrat signé (par exemple, une clause de confidentialité).
• Point de départ de la période d’essai.
• Point de départ de l’ancienneté dans l’entreprise.

Pour l'entreprise :

• Rémunérer le collaborateur pour le travail fourni.
• Respecter les engagements pris dans le contrat signé.

Après s’être mis d’accord sur le jour du début de la collaboration professionnelle, la date d’entrée doit être portée à la connaissance du salarié. Elle peut figurer dans différents documents : 

• La promesse d’embauche.
• Le contrat de travail.
• La DPAE.
• Tout autre document informatif.