Lancez-vous sereinement dans la signature électronique (partie 2)

Après la réflexion, place à l’action !
Votre projet est suffisamment structuré à ce stade : c’est le moment de se lancer !
Plusieurs étapes, que nous détaillerons, sont nécessaires au bon déroulement de celui-ci.
Nous vous conseillons fortement de procéder à une phase de test avant de vous lancer pleinement dans l’aventure. Il y a des périodes d’essai pourquoi ne pas en profiter ?

Pourquoi devez-vous opter pour la signature électronique et la dématérialisation ? 🤔

Avec la fermeture des bureaux lors de la crise sanitaire, les entreprises ont dû s'adapter très rapidement. La dématérialisation des processus était nécessaire pour assurer leurs survies.

Les principales raisons de la dématérialisation, et a fortiori de la mise en place de la signature électronique, sont :

• Une meilleure efficacité face à des processus complexes,
• Un gain de temps,
• La finalisation d’un processus déjà entamé de dématérialisation de vos outils de travail.

Avant de tester une solution de signature électronique, il faut déjà choisir le bon prestataire !

Pour ce faire, vous pouvez élaborer un cahier des charges, adapté à votre entreprise, selon les besoins que vous avez pu identifier. Une fois que cela est fait, il est temps de passer au benchmark ! 📊

Il y a 9 points à prendre en compte avant de se lancer dans une solution de signature électronique :

• L’autorité et la certification : vérifiez la conformité à la réglementation en vigueur (RGPD et eiDAS).
• La conformité réglementaire : privilégiez un tiers de confiance qui génère ses propres certificats électroniques.
• L’identification des signataires : choisissez une solution qui dispose de l’authentification multi-facteurs : SMS avec code OTP, mail, vérification de la carte d’identité.
• L’accompagnement en cas de litige : un dossier de preuves doit être fourni par la solution. 
• La sécurisation des échanges : les informations et les documents doivent être chiffrés et hébergés de préférence en France.
• Une réponse à vos besoins quotidiens : la solution répond à des besoins spécifiques à votre entreprise.
• L'intégration dans les outils métiers : une API facile à intégrer dans votre CRM, ERP et logiciels métiers. 
• L’ubiquité des signataires : la solution vous permet de signer depuis n’importe où. 
• L’expérience utilisateur : la solution est simple et intuitive. Elle doit vous faire signer en quelques clics.

En résumé, assurez-vous que le prestataire respecte ces conditions. Pour vous faciliter la tâche, nous avons fait une petite checklist ! ⬇️

Une fois le prestataire désigné, il est temps de mettre en place une cellule de test ! Le but sera d’apprendre à utiliser l’outil et ces fonctionnalités en temps réel. 🧰

Il faudra d’abord commencer avec un groupe restreint d’utilisateurs.

Comment identifier les collaborateurs pour le bêta test ?

Nous avons établi des petites conditions pour vous aiguiller dans ce choix :

• Le collaborateur est souvent dans une procédure de signature manuscrite dans l’entreprise.
• Il a une appétence pour les nouvelles technologies.
• Si la solution est adoptée, il doit avoir une approche pédagogique pour aider d’autres collaborateurs.

Vous devrez également avoir deux ou trois types de documents qui serviront à tester les parcours de signature.

Pour les entreprises ayant opté pour une solution API, il faudra tester la bonne intégration de la solution sur de petits volumes.

Une fois que l’outil a été testé par les premiers utilisateurs, il est temps de passer à un déploiement global au sein de l’entreprise.

⚠️ On parle ici de déploiement progressif. Un déploiement trop brutal pourrait déstabiliser votre entreprise.

Suivez un calendrier établi en amont afin que le déploiement se fasse de manière fluide. 

Vous devrez également tenir informée vos équipes. La communication est la clé lorsqu’il y a du changement dans les méthodes de travail. Fournissez-leur toutes les informations nécessaires pour comprendre le choix de cet outil. 💬

Pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez nommer des référents de la signature électronique au sein de votre entreprise.  Les premiers testeurs seront les mieux placés pour balayer les incertitudes et représenter la signature électronique dans l’entreprise.

Cette dernière étape permettra de savoir si vous avez atteint les objectifs que vous vous étiez fixés. Elle doit se faire après le déploiement dans toute l’entreprise, idéalement dans un délai de 6 à 12 mois après celui-ci. 📅

Si vous voulez analyser l’utilisation de la signature électronique suite au déploiement, qui de mieux que vos équipes pour en parler ?

Posez des questions pour avoir leur ressenti :

• Comment s’est passé le déploiement ?
• Ont-ils compris pourquoi l’entreprise a mis en place cet outil ?
• Quelles ont été les difficultés rencontrées et les améliorations que l’outil a pu leur apporter ?

Répertorier les difficultés rencontrées lors de l’utilisation de cette solution par les collaborateurs. Une fois celles-ci remontées, des optimisations devront être mises en place. Un processus de transformation numérique doit être évolutif. 

Les problèmes auxquels ont fait face vos équipes vont vous permettre d’effectuer des améliorations continues, ne les laissez pas de côté !