Factures, contrats, devis, bons de commande… Vous croulez sous des tonnes de documents et vous ne savez pas quelle durée les conserver ?
Mieux vaut connaître les règles légales de conservation et vous y conformer car vous n’êtes pas à l’abri d’un contrôle. À cette occasion, vous pouvez être contraint de communiquer l’ensemble des pièces demandées. En dehors des cas prévus par la loi, il peut aussi être opportun de garder certains dossiers pour justifier de l’accomplissement de tâches auprès des administrations.
Documents d'entreprise : combien de temps les garder ? Découvrez nos réponses.
C’est quoi un document d’entreprise ?
Dans la vie d’une entreprise, celle-ci est amenée à brasser un nombre important d’écrits. Un document d’entreprise est établi par celle-ci au cours de son existence.
Il en existe plusieurs catégories :
Les documents servant à la création de l’entreprise (les documents sociaux). Par exemple, le Kbis, les statuts de l’entreprise, le pacte d’associés.
Les documents liés à la vie de l’entreprise. Ce sont les documents :
- Comptables. Par exemple, le livre-journal, le grand-livres ou les factures.
- Commerciaux. Par exemple, les contrats commerciaux.
- RH. Par exemple, le CDI, les bulletins de paie.
- Fiscaux. Par exemple, les déclarations d’IS.
- Bancaires. Par exemple, les talons des chèques de l’entreprise.
Les durées de conservation varient selon leur nature.
Quels sont les délais de conservation des documents d’entreprise ?
Mieux que de longs discours, nous vous proposons des tableaux récapitulatifs des documents à conserver et des délais expressément prévus par la loi.
Bon à savoir
Pour certains écrits, les textes légaux ne mentionnent pas expressément une durée de conservation. Il faut alors se fier au délai de prescription pour agir en justice : délai de prescription = durée de conservation. Une fois écoulé, l’employeur n’a plus d’obligation légale de produire l’écrit en justice et il peut donc s’en débarrasser.
A noter
La liste des écrits à conserver et des délais associés ci-dessous n’est pas limitative.
Les documents sociaux de l’entreprise
Type de document à conserver | Délai de conservation | Texte |
|---|---|---|
Les statuts de la société | 5 ans à compter de la radiation de la société du RCS | Article 2224 du Code civil |
Les registres des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration | 5 ans à compter du dernier PV enregistré | Article 2224 précité |
Les procès-verbaux et les feuilles de présence des assemblées | 3 ans | Article L225-117 du Code de commerce |
Les rapports du conseil d'administration ou du directoire et du conseil de surveillance, selon le cas, et des commissaires aux compte | 3 ans | Article L225-117 précité |
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Les documents RH liés à la gestion des salariés de l’entreprise
Type de document à conserver | Délais de conservation | Texte |
|---|---|---|
Le registre unique du personnel | 5 ans à compter du départ du salarié de l’entreprise | Article R1221-26 du Code du travail |
Le bulletin de paie papier (le double) ou remis aux salariés sous forme électronique | 5 ans | Article L3243-4 du Code précité |
Le bulletin de paie émis sous forme électronique | 50 ans ou 6 ans après le départ à la retraite du salarié | Article D3243-8 du Code précité |
Le registre des accidents de travail bénins, non déclarés | 5 ans à compter de la fin de l'exercice considéré | Article D441-2 du Code de la sécurité sociale |
L'avis médical d'aptitude ou d'inaptitude émis par le médecin du travail | Pas de durée légale définie. Le texte mentionne simplement que l’employeur doit le conserver | Article R4624-55 du Code du travail |
Le registre de sécurité | Pas de durée légale définie. Le texte mentionne simplement que l’employeur doit le conserver | Article L4711-2 du Code précité |
Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) | 40 ans | Article R4121-4 du Code précité |
Le registre des dérogations au repos hebdomadaire | Pas de durée légale définie. Le texte mentionne simplement que l’employeur doit le mettre à disposition de l’inspection du travail et du salarié qui en fait la demande | Article R3172-5 du Code précité |
Les documents de comptabilisation de la durée du travail des salariés | - 1 an (pour la durée légale classique de travail + les astreintes) | Article D3171-16 du Code précité |
Les documents relatifs au calcul des charges sociales | 6 ans à compter de la date où ils ont été établis ou reçus | Article L243-16 du Code de la sécurité sociale |
Le contrat de travail : CDI, CDD, contrat de travail à temps partiel, temps plein | 5 ans | Article 2224 du Code civil |
Le contrat de mission des salariés intérimaires | 5 ans | Article 2224 précité |
Le contrat d'apprentissage | 5 ans | Article 2224 précité |
La lettre de licenciement | 5 ans | Article 2224 précité |
Le reçu pour solde de tout compte | 5 ans | Article 2224 précité |
5 ans | Article 2224 précité | |
L’attestation Pôle emploi | 5 ans | Article 2224 précité |
La rupture conventionnelle | 5 ans | Article 2224 précité |
L’avis de réception de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) | Jusqu’à l’accomplissement de la DSN | Article R1221-8 du Code du travail |
Les écrits relatifs aux cotisations et contributions sociales | 3 ans à compter de la fin de l'année civile au titre de laquelle elles sont dues | Article L244-3 du Code de la sécurité sociale |
Les déclarations d’accident du travail | 5 ans | Article D4711-3 du Code du travail |
Les observations ou les mises en demeure de l'inspection du travail | 5 ans | Article D4711-3 précité |
Bon à savoir
Le délai de prescription de 5 ans de l’article 2224 commence à courir au jour où le titulaire du droit ou de l'action a eu connaissance des faits lui permettant de l'exercer.
Les documents comptables
Type de document à conserver | Délai de conservation | Texte |
|---|---|---|
Les documents comptables (bilans et comptes d'exploitation, livrets de comptabilité générales et auxiliaires) | 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice social | Article L123-22 du Code de commerce |
Les pièces justificatives : délai de conservation des factures, les bons de commande, les bons de livraison ou de réception, les devis, les factures clients, les factures fournisseurs, les factures d’achat, les factures de vente, les factures proforma, les factures de situation, les factures d’avoir les notes de frais, les relevés bancaires | 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice social | Article L123-22 précité |
Les documents commerciaux
Type de document à conserver | Délais de conservation | Texte |
|---|---|---|
Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale | 5 ans | Article L110-4 du Code de commerce |
Les contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | Article 2227 du Code civil |
Les documents de transport de marchandises | 5 ans | Article L110-4 du Code de commerce |
Les garanties pour les biens ou les services fournis au consommateur | 2 ans | Article L218-2 du Code de la consommation |
Les contrats conclus par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation | Article L213-1 du Code de la consommation |
Les déclarations en douane | Article 51 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
Les documents fiscaux
Type de document à conserver | Délais de conservation | Texte |
|---|---|---|
Les déclarations aux services fiscaux et les justificatifs de paiements (IR, IS, CFE, TVA…) | 6 ans | Article L102B du Livre des procédures fiscales |
Les documents bancaires
Type de document à conserver | Délai de conservation | Texte |
|---|---|---|
Les documents bancaires (relevés bancaires et souches de carnet de chèques) | 5 ans | Article L110-4 du Code de commerce |
Peut-on garder plus longtemps des documents d’entreprise ?
Oui, le droit fixe des durées minimales. Vous pouvez parfaitement décider de conserver chaque écrit plus longtemps.
Que risquez-vous si vous ne conservez pas vos documents d’entreprise ?
Le droit ne précise pas de sanctions spécifiques si vous n'avez pas conservé vos documents d’entreprise.
En revanche, si l’Administration fiscale vous réclame un écrit que vous auriez dû conserver, et que vous ne le produisez pas, vous vous exposez au paiement d’une amende de 10 000 euros (article 1734 du Code général des impôts).
Bon à savoir
En matière fiscale, la durée de conservation est de 6 ans.
Sous quel format faut-il conserver le document : format papier ou électronique ?
Le support du document à conserver importe peu. La loi accorde aujourd’hui la même valeur juridique aux documents papiers et aux documents électroniques.
Ce qui importe avec le format électronique (article 1316-1 du Code civil) :
- C’est que la personne qui a préparé l’écrit puisse être identifiée.
- Et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité.
Vous pouvez donc conserver l’ensemble de vos écrits au format papier ou au format électronique.
Bon à savoir
La signature électronique a donc la même valeur qu’une signature manuscrite. Pour gagner du temps dans votre quotidien, n’hésitez pas à faire signer électroniquement l’ensemble de vos documents d’entreprise.
A noter
Mieux vaut toujours conserver un original. En cas de perte, rassurez-vous. Il est possible de produire une copie fiable et fidèle de l’original dès lors que le juge reconnaît sa force probante.
Pourquoi faut-il conserver les documents d’entreprise ?
Au-delà du fait qu’il faille conserver un document car le droit vous y oblige, il peut aussi vous être utile à des fins probatoires. C’est-à-dire que tout écrit peut vous servir de preuve en justice.
Par exemple, un document peut vous permettre de justifier du bon accomplissement d’exigences légales.
Comment archiver les documents des entreprises ?
Vous pouvez opter pour un archivage papier de vos écrits. Mais vous pouvez aussi faire le choix d’un archivage dématérialisé.
Délai de conservation des documents par les entreprises, ce qu’il faut retenir
Le droit fixe de nombreux délais de conservation de documents par les entreprises. Notamment, des pièces comptables, des contrats ou des déclarations fiscales.
Lorsque le droit ne prévoit pas spécifiquement une durée de conservation, ce sont alors les règles de la prescription qui s’appliquent. C’est-à-dire un temps pendant lequel il est possible d’y avoir une contestation et donc pour lequel il est utile de garder le document dans l’entreprise. À des fins probatoires.
Les textes prévoient des durées minimales. L’entreprise peut décider de conserver ses écrits plus longtemps.
