Courriers, factures, devis, dossiers divers… Vous en avez marre de passer un temps indéfini à chercher vos documents ? Bonne résolution oblige, c’est décidé cette année vous allez mettre en place une bonne organisation dans l’entreprise ! Il est clair qu’une bonne gestion du rangement de vos papiers facilite la tâche et libère votre esprit. D’autant plus que la digitalisation des processus vous offre aujourd’hui bon nombre de solutions qui ont fait leur preuve. Comment classer efficacement ses documents d’entreprise ? Découvrez nos meilleurs conseils.
Quelles étapes suivre pour classer efficacement ses documents ?
Toutes les entreprises, peu importe leur forme, sont soumises à des problématiques de tri, de rangement et de conservation de leurs documents.
Pour un classement efficace, il est fondamental de déterminer une méthode de rangement, de la partager avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise qui auront à manipuler les documents et de s’y tenir.
L’efficacité de la méthode choisie se traduit ensuite par des dossiers papiers ou digitalisés rapidement accessibles et disponibles.
Voici pas à pas la marche à suivre :
- Faire un choix entre internaliser et externaliser le classement et le stockage des écrits. Le choix du prestataire est important. Il doit apporter des garanties de confidentialité et de sécurité des données confiées.
- Identifier dans l'entreprise les collaborateurs en charge du classement des documents. Ou identifier un prestataire externe de confiance.
- Faire un choix entre archivage digital ou physique pour l’ensemble des documents de l’entreprise.
- Choisir une méthode de classement (établir un plan de classement ou une charte d’archivage) : par ordre alphabétique, par nature, par ordre chronologique (du plus récent au plus vieux).
- Déterminer le sort des papiers, document par document (faire un tri) : à jeter ou à conserver.
- Numériser les documents établis sur support papier (dans l’hypothèse d’un classement digital).
- Déterminer l’endroit de conservation des documents dans le plan de classement.
- Archiver.
Bon à savoir
le classement, le rangement et le stockage des documents ont un coût. Y compris lorsque le rangement est physique puisque vous devrez acheter des meubles, des classeurs, des étiquettes, des pochettes, des boîtes, des dossiers suspendus… Un budget spécifique doit être prévu.
Archivage papier ou digital pour classer ses documents ?
L’archivage permet de trier, ranger, conserver et sécuriser des écrits, sans utilité immédiate. Autrement dit, vous ne devez archiver que des papiers dont vous n’avez pas besoin régulièrement.
Vous avez le choix entre 2 sortes d’archives :
- L’archive papier (autrement appelée archive physique) : c’est un document écrit. Elle est conservée dans un bureau ou dans une pièce dédiée de l’entreprise. Voire dans un espace de stockage externe loué pour l’occasion. Un bon plan de classement permet de facilement la retrouver. Ce type d’archivage peut être internalisé ou externalisé. La consultation des documents ne peut s’effectuer que sur place.
- L’archive digitale (autrement appelée archive numérique) : c’est un document dématérialisé. Elle est conservée dans un espace virtuel dédié. Un plan de classement doit aussi être établi. Ce type d’archivage peut être internalisé ou externalisé. C'est une option intéressante pour gagner de la place dans votre bureau et pour libérer des espaces dans l’entreprise. Il vous permet aussi un accès à vos dossiers n’importe où et de n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone), dès lors que vous avez une connexion internet.
Il est possible d’opter pour une combinaison de ces 2 solutions.
Bon à savoir
la loi accorde la même valeur juridique aux documents papiers et aux documents électroniques dès lors que les auteurs puissent être dûment identifiés et qu'ils soient établis et conservés dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité (article 1366 du Code civil). La signature électronique est un procédé valable d’identification.
Quels outils permettent un classement digital des documents ?
Pour gagner de la place dans vos locaux, pour consulter vos dossiers ailleurs qu’à votre bureau, mais aussi pour préserver vos papiers de vols ou d’incendies, digitaliser vos documents est une bonne option.
Pour ce faire, différents outils s’offrent à vous :
- Une solution d’archivage électronique externalisée : des solutions SaaS disponibles en API ou sur un portail web.
- Des coffres-forts électroniques. Ce sont des services hautement sécurisés pour archiver facilement l’ensemble de ses fichiers numériques sensibles. Par exemple des contrats ou des factures.
- Un hébergement sur les serveurs de l’entreprise.
Le coût d’une externalisation dépend généralement du volume de documents à classer puis à conserver.
Si vous décidez de conserver vos écrits sur les serveurs de l’entreprise, veillez à réaliser régulièrement des sauvegardes de vos données pour vous prémunir des cyberattaques.
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Pourquoi devez-vous impérativement classer vos documents ?
Si une envie de tri et de ménage vous prend, attention à ne pas jeter à la poubelle des papiers que l’on pourrait bien vous réclamer par la suite.
En effet, la loi impose aux entreprises de garder leurs documents d’entreprise pendant une durée minimale. Les différentes administrations françaises, comme l’URSSAF ou les services de la direction générale des Finances publiques (DGFiP), mais aussi les particuliers peuvent vous les réclamer.
C’est par exemple le cas :
- Délai de conservation des factures : 10 ans.
- Des devis numérotés : 10 ans.
- Des bulletins de salaire : 5 ans.
- Les contrats de travail à temps partiel ou à temps plein : 5 ans.
- Les procès-verbaux et les feuilles de présence des assemblées : 3 ans.
Au-delà des obligations légales de conservation des documents, un client peut avoir besoin de consulter une facture ou un bon de commande. Avec un bon rangement, vous ne perdrez pas de temps à lui communiquer les papiers réclamés.
Classer efficacement des documents, ce qu’il faut retenir
Une bonne gestion de la problématique du classement des données est un véritable enjeu pour les entreprises.
Pour allier efficacité, sécurité et pérennité du rangement, une organisation minutieuse est requise :
- Internaliser ou externaliser le classement, le rangement et le stockage.
- Choisir un prestataire de confiance, des outils fiables et performants.
- Trier les documents avec ordre.
- Établir un plan de classement.
- Classer.
- Archiver les dossiers.
La loi impose aux sociétés de conserver bon nombre de données. Un bon classement vous offre la garantie de toujours retrouver les écrits qui vous seront réclamés tout au long de la vie de l’entreprise.
La transformation numérique des entreprises et la digitalisation des processus ont entraîné une croissance exponentielle du nombre de documents numériques. La dématérialisation de l’archivage est aujourd’hui quasi incontournable.
