Tout savoir sur la facture proforma

Vous avez entendu parler de la facture proforma sans vraiment savoir ce qu’elle signifie ? Vous devez en éditer une et vous ne savez pas comment faire ? Rassurez-vous, elle n’a rien de compliqué et la loi ne l’encadre pas.

Définition, intérêt, conditions d’utilisation et de création, grâce à notre article la facture proforma n’aura plus aucun secret pour vous.

Mieux vaut comprendre ce qu’est ce type de facture avant d’en établir une pour vos clients.

La facture proforma, que l’on peut littéralement traduire du latin par Pour la forme, est une sorte de projet ou de brouillon de facture qui peut ensuite faire office de base à une facture définitive.

Elle est établie à titre informatif. Elle est provisoire et peut être différente, en totalité ou en partie, de la facture finale.

Contrairement au devis ou à la facture définitive, la facture proforma n’a pas d’existence légale. Elle ne figure ni n’est encadrée dans aucun texte en tant que telle.

En conséquence, elle n’a pas de valeur juridique et est établie au bon vouloir des parties. 

Elle n’a pas plus de valeur comptable. Elle n’est pas enregistrée en comptabilité. Elle ne donne pas non plus lieu à un règlement de la part du client.

En cas d’accord entre les parties, c’est la facture définitive en bonne et due forme qui entre en comptabilité et qui fait office de document officiel pour justifier la réalisation de l’opération.

La facture proforma ne tient pas lieu de facture définitive.

La facture classique et la facture proforma n’ont pas la même valeur légale et n'engagent pas les parties de la même manière.

• Si la première est contraignante, la seconde n’engage en rien les parties.
• Si les mentions de la première sont imposées par les textes, la rédaction de la seconde est totalement libre.
• Si l’établissement de la première peut être imposé par la loi, l’existence de la seconde est totalement facultative.
• Si la première doit être intégrée à la comptabilité de l’entreprise, la seconde n’y figure pas.

Le devis est un avant-contrat. Dès lors qu’il est signé, il se mute en contrat et a force obligatoire.

La proforma n’est ni un contrat ni un avant-contrat. Elle n’a qu’une valeur purement informative et ne contraint pas les parties.

La proforma peut être intégrée à une technique de vente d’une entreprise. Comme elle n’engage en rien, elle peut facilement servir de base à une discussion commerciale.

Elle peut permettre de dénicher des clients et de faire évoluer la prestation convenue jusqu’à la signature d’une facture définitive et la concrétisation d’un engagement mutuel.

La facture proforma informe la clientèle sur les contours essentiels d’une prestation. Il a ensuite la possibilité de la faire évoluer puisqu’elle n’est pas figée et n’engage à rien. 

Côté vendeur ou côté client, son principal avantage est donc sa flexibilité.

Dans les faits, cette facture peut être utile dans diverses situations : 

• Certaines banques acceptent ce document pour débloquer un petit prêt à la consommation ou un crédit travaux.
• Pour la présenter au service des Douanes, lors de l’expédition de marchandises non destinées à la vente vers les pays hors Union Européenne.
• Pour clarifier un engagement commercial ou éviter toute incompréhension.
• Pour négocier avant d’aboutir à un accord commercial.

Les éléments devant figurer dans une facture proforma n’étant pas listés par le droit, le vendeur peut y mentionner ce qu’il souhaite.

Par exemple :  

• La mention Proforma en tête du document.
• La date d’émission.
• L’adresse sociale, le numéro Siret et la dénomination de la société.
• Les informations relatives au client.
• Le numéro de la commande.
• Le prix ou la méthode de calcul.
• Le montant de la TVA appliquée.
• La nature de la prestation envisagée.
• Les délais de réalisation.
• Les matériaux nécessaires.
• Les conditions générales de vente (CGV) : délais de livraison, modalités de paiement, pénalités de retard...
• Les informations légales qui figureront ensuite sur la facture définitive.
• Les modes de livraison envisagés.
• La durée de validité de la proposition commerciale.

En revanche, inutile de suivre la numérotation des factures définitives puisque la facture proforma n’est pas comptabilisée. Ces documents doivent suivre leur propre séquence de numérotation.

Si l’accord avec le client aboutit sur la base de la facture proforma, elle peut être facilement transformée en facture définitive.

Pour créer votre facture provisoire, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation spécifique ou tout simplement Excel.

Ce type de facturation est établi gratuitement par l’entreprise.

Voici un exemple de facture proforma que vous pouvez utiliser dans votre entreprise, pour vous inspirer. Ce modèle est personnalisable et disponible ici.

La facture proforma est une facture provisoire, qui se distingue en tout point d’une facture classique ou d’un devis : 

• Elle n’a aucune valeur juridique.
• Elle n’a aucune valeur comptable.
• Elle n’entraîne pas d’obligation de paiement.
• Elle est établie gratuitement.
• Elle livre des informations modifiables (prix, TVA, marchandises, nom des clients, service proposé, numéro d’un lot, nom d’un fournisseur, délais de livraison, description d’un produit…).

Elle peut être très utile pour engager des relations commerciales et sert de base à une transaction définitive.

Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser votre logiciel de facturation pour établir les factures proforma. Il vous permettra ensuite de les convertir facilement en factures définitives.