Vous émettez régulièrement des factures au format papier ou au format électronique et vous vous demandez combien de temps votre entreprise doit les garder ? La loi réglemente les délais de conservation des documents comptables, y compris des factures. Mieux vaut respecter les durées mentionnées, sous peine de s’exposer au paiement d’une amende non négligeable. Quels sont les délais de conservation des factures ? Découvrez nos réponses pour les entreprises et les particuliers.
Délais de conservation des factures, que dit la loi ?
Sur le délai de conservation des factures, et plus largement de tous les documents comptables et des pièces justificatives, la loi est très claire : elles doivent être conservées pendant 10 ans par l’entreprise (article L123-22 du Code de commerce).
Le délai de 10 ans court dès la clôture de l’exercice. Généralement, l’année fiscale est calquée sur l’année civile. Sa durée est de 12 mois. L’exercice comptable d’une entreprise est clos le 31 décembre de l’année en cours.
Bon à savoir
L’Administration fiscale peut demander la communication de documents comptables et de pièces justificatives à une entreprise pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Ces éléments peuvent lui permettre de contrôler le calcul de l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, mais aussi les Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), bénéfices Non Commerciaux (BNC), la CFE ou encore la TVA (article L102 B du Livre des procédures fiscales). Ce délai est porté à 10 ans en cas d’activités occultes plus difficilement identifiables (par exemple, la fraude fiscale ou le travail dissimulé).
Peut-on conserver ses factures plus longtemps que le délai légal de 10 ans ?
Les durées légales mentionnées ci-dessus sont des durées minimales.
Votre entreprise peut bien sûr décider de les garder plus longtemps, sauf si elles contiennent des données personnelles. Dans cette dernière hypothèse, vous devez les effacer ou les anonymiser.
Pourquoi conserver les factures 10 ans ?
La facture est un document comptable. Elle permet de conserver une trace écrite des opérations effectuées par l’entreprise et sert de preuve.
Notamment, en cas de contrôle de l’Administration fiscale. Mais aussi en cas de litige avec le client.
Comment conserver les documents comptables pendant 10 ans ?
Lorsqu'une facture est établie par une entreprise ou reçue sur support informatique, elle doit être conservée sous cette forme pendant 6 ans (article L102 B, I, alinéa 2 précité). Il faut donc attendre 6 ans avant d’imprimer une facture numérique. Avant ce délai, elle est considérée comme une copie et non comme l’original.
Lorsqu'une facture est établie ou reçue sur support papier, elle peut être conservée sur support informatique ou sur support papier (article L102 B, I, alinéa 3 précité).
Quels sont les documents à conserver pendant 10 ans ?
Les délais de conservation légaux s’appliquent :
- À toutes les pièces comptables de l’entreprise : les livres comptables (Grand livre et Livre-journal) et les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes).
- À toutes les pièces justificatives comptables de l’entreprise : par exemple, les bons de commande, les bons de livraison ou de réception, les factures clients, les factures fournisseurs, les factures d’achat, les factures de vente, les notes de frais, les relevés bancaires…
Ils s’appliquent aussi bien aux factures électroniques qu’aux factures papiers.
L’entreprise doit donc avoir un bon système d’archivage pour les protéger.
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Que risquez-vous si vous ne respectez pas le délai de conservation de vos factures ?
Si vous n’avez pas conservé vos factures et que l’Administration fiscale vous réclame leur communication pendant le délai légal de 6 ans, vous vous exposez au paiement d’une amende de 10 000 euros (article 1734 du Code général des impôts).
En revanche, la loi ne précise pas de sanctions spécifiques si vous n'avez pas conservé vos factures et que le service des Impôts ne vous les réclame pas.
Quels sont les documents à conserver et combien de temps : Tableau récapitulatif ?
Voici un tableau récapitulatif des principaux délais de conservation des documents comptables pour les entreprises.
Types de documents comptables | Délai de conservation commerciale | Délai de conservation fiscale |
|---|---|---|
Livre-comptable | 10 ans | 6 ans |
Comptes annuels | 10 ans | 6 ans |
Factures | 10 ans | 6 ans |
Livre-comptable :
- Délai de conservation commerciale : 10 ans
- Délai de conservation fiscale : 6 ans
Comptes annuels :
- Délai de conservation commerciale : 10 ans
- Délai de conservation fiscale : 6 ans
Factures :
- Délai de conservation commerciale : 10 ans
- Délai de conservation fiscale : 6 ans
Les particuliers doivent-ils aussi conserver les factures reçues ?
Les particuliers doivent aussi conserver leurs factures. Mais les délais de conservation dépendent de la nature des opérations concernées et servent principalement de preuve pour exercer un droit (par exemple, une action en justice ou une demande de remboursement).
Par exemple :
Type d'opérations | Durée de conservation de la facture |
|---|---|
Achat d'un véhicule |
|
Achat d'un bien meuble (par exemple de l'électroménager) | Toute la durée de la garantie |
Fournisseur d'énergie (eau, électricité, gaz) et d'eau | 5 ans |
Facture de téléphonie mobile ou d'internet | 1 an |
Travaux de gros oeuvres dans un logement | 10 ans (toute la durée de la garantie décennale) |
Petites réparations ou petits travaux dans un logement | 2 ans |
- Achat d’un véhicule : Toute la durée de conservation de la voiture. 2 années supplémentaires si vous envisagez de la revendre.
- Achat d’un bien meuble (par exemple de l’électroménager) : toute la durée de la garantie.
- Fournisseur d’énergie (eau, électricité, gaz) et d’eau : 5 ans
- Facture de téléphonie mobile ou d’internet : 1 an
- Travaux de gros œuvres dans un logement : 10 ans (toute la durée de la garantie décennale)
- Petites réparations ou petits travaux dans un logement : 2 ans
Bon à savoir
Il est conseillé aux particuliers de conserver le format original d’une facture, reçue sous format électronique ou sous format papier. Tout comme l’entreprise, l’archivage doit être fiable et conserver la lisibilité des documents pendant toute la durée de conservation souhaitée.
Ce qu’il faut retenir sur le délai de conservation des factures
En matière de conservation de factures, les entreprises françaises sont soumises à un double délai :
- 10 ans selon le Code de commerce.
- 6 ans selon la réglementation fiscale (LPF).
Le délai de conservation s’applique plus largement à toutes les pièces justificatives et tous les documents comptables établis par le commerçant, par voie électronique ou au format papier.
Si l’Administration fiscale vous réclame ce type de document dans un délai de 6 ans à compter de sa date d’établissement, et que vous ne pouvez pas le produire, l’entreprise risque le paiement d’une amende de 10 000 euros.
La prudence impose aux particuliers la conservation de leurs factures de la vie courante pour exercer un droit ou se constituer une preuve devant les tribunaux. Les délais varient selon le type de facturation.
