Tout savoir sur la facture de situation (ou facture d’avancement)

Vous souhaitez établir des factures de situation, mais vous ne savez pas très bien ce qu’elles sont, à quoi elles servent ni comment les faire ? Pour des questions de trésorerie, il peut être très utile d’en émettre une ou plusieurs à vos clients. Notamment lorsque les relations contractuelles sont établies sur du long terme. Qu’est-ce qu’une facture de situation ? Quand et comment facturer ? Quelle est son utilité ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce type de facturation.

Nous vous proposons un tour d’horizon de ce que vous devez savoir sur ce document.

Une facture de situation est une document intermédiaire, émis par le vendeur après la réalisation de l’objet d’un contrat.

Elle est rédigée en cours de chantier, ou en cours d’exécution d’une prestation de services.

Tout comme une facture classique, elle est un document : 

• commercial ;
• juridique ;
• comptable ; 
• fiscal.

La facture d'avancement est une facture de situation. Vous pouvez utiliser l’un ou l’autre de ces termes. Ils sont synonymes.

Une facture d’acompte et une facture d’avancement visent toutes deux le règlement d’une partie du montant total d’un projet global.

Mais elles se distinguent en ce que la première est émise avant le début d’exécution de l’engagement contractuel alors que la seconde à son achèvement.

La facture de solde n’intervient que lorsqu’une facture d’acompte a été émise.

À l’achèvement de l’engagement contractuel, elle vient clôturer les comptes en indiquant au débiteur les montants restants dus.

À la fin du projet, une facture finale, ou facture de clôture, est envoyée au client débiteur.

Elle récapitule toutes les factures de situation déjà envoyées, mentionne le reste à payer toutes taxes comprises (TTC), et clôt les engagements entre les parties.

La facture de situation intervient lorsqu’un chantier, des travaux ou une prestation s’étalent dans le temps, après la réalisation convenue par les parties.

On retrouve généralement ce type de facturation dans le secteur du bâtiment (BTP). Dès lors qu’un lot est achevé, par exemple le gros œuvre, la plomberie ou l’électricité, une facture d’avancement peut être éditée.

Ces factures sont aussi très courantes dans les contrats de sous-traitance puisqu’elles permettent de régler les prestataires dès que leur lot est finalisé, sans attendre la fin du chantier.

La facture de situation est éditée dans un délai convenu par les parties dans le contrat initial ou le devis signé. Ce peut être à des dates définies préalablement, chaque mois ou à l’achèvement d’un lot.

Les factures de situation, ou factures d’avancement, permettent un règlement échelonné au fur et à mesure de la réalisation des travaux. 

Elles évitent ainsi à l’entreprise de ne percevoir les sommes dues qu’à l’issue des travaux accomplis.

Ainsi les sommes perçues alimentent la trésorerie de l’entreprise. Par exemple, pour permettre l’achat des matières premières sur un chantier ou le règlement des salaires.

Il existe 2 méthodes pour calculer le montant contenu dans ces factures.

Les factures intermédiaires font état de la progression de travaux ou d’un projet. 

Les sommes y figurant sont alors calculées au prorata de cet avancement.

On ne demande paiement que de ce qui a effectivement été réalisé.

Les factures peuvent aussi être divisées en nombre de lots ou de prestations prévus.

Les factures de situation suivant les mêmes règles légales que les factures classiques. Bien qu’intermédiaire, elle n’en reste pas moins engageante pour les parties.

La loi fixe des règles qui valent pour tous les types de facture (facture finale, facture proforma, facture d’acompte…).

Notamment : 

• La facture doit être établie en euros et en français (article L123-22 du Code de commerce).
• Elle est émise par le vendeur ou le prestataire.
• Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.
• Elle peut être papier ou sous format électronique.

La facture mentionne (article L441-9 précité) :

• Le nom des parties ainsi que leur adresse et leur adresse de facturation si elle est différente.
• La date de la vente ou de la prestation de service.
• La quantité.
• La dénomination précise.
• Le numéro du bon de commande lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur.
• Le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture.
• La date à laquelle le règlement doit intervenir. 
• Les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente.
• Le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de règlement.

Outre les mentions obligatoires rappelées ci-dessus, la facture de situation doit contenir : 

• L’indication Facture de situation ou Facture d’avancement + une numérotation spécifique.
• Le degré de progression des travaux du chantier ou de la prestation.
• Le montant dû (HT et TTC).

En manque d’inspiration ? Voici un modèle concret de facture d’avancement que vous pouvez personnaliser et envoyer à votre client.

Très courante dans le secteur du bâtiment, la facture de situation est utile pour percevoir le règlement d’une partie d’un travail au fur et à mesure de sa progression. Évitant ainsi de longs mois sans être payé.

Elle est établie par le vendeur dès lors qu’un lot est achevé ou qu’une prestation est accomplie. Elle est ensuite envoyée au client.

Sa valeur juridique est la même qu’une facture classique. 

Elle contient des mentions obligatoires communes à toutes les factures. D’autres, plus spécifiques, permettent de faire état des sommes dues et de la progression des travaux.

Son calcul s’effectue, au choix : 

• Au prorata de l’avancement des travaux.
• En divisant les lots ou les prestations prévus.

Vous pouvez parler d’une facture de situation, d’une facture d’avancement ou d’une facture intermédiaire, ces 3 appellations désignent la même chose.