Come firmare digitalmente un accordo di investimento

La digitalizzazione dei contratti di investimento è una pratica ormai diffusa nel mondo delle startup, che nessuna azienda può permettersi di ignorare, e l'impiego della firma elettronica ne è una componente fondamentale. I vantaggi che offre sono infatti moltissimi:

• Maggiore efficienza, grazie alla possibilità di firmare da remoto senza dover concordare complicati appuntamenti tra tutte le parti coinvolte.
• Sottoscrizioni da remoto che abbattono le barriere geografiche e consentono di ampliare la platea di potenziali investitori, anche a livello internazionale.
• Riduzione dei tempi di chiusura: un accordo che richiedeva settimane può essere finalizzato in pochi giorni, o persino ore.

• Conformità normativa con le leggi in materia di conservazione documentale e certificazione, che vanno nella direzione di una dismissione del cartaceo e di una piena adozione del digitale.
• Più sicurezza, dal momento che i documenti siglati e conservati digitalmente non rischiano di essere persi o distrutti.
• Verifica degli accessi: mentre è tutto sommato facile introdursi all'interno di un archivio fisico e visionare o impossessarsi di documenti riservati, gli archivi digitali, se realizzati in base alle buone pratiche di cybersicurezza, prevedono solide misure a protezione dei dati e a limitazione degli accessi alle sole persone autorizzate.

• Risparmio di denaro grazie ai costi di gestione più bassi degli archivi digitali rispetto a quelli tradizionali. Secondo studi del settore, la firma elettronica può ridurre i costi amministrativi fino al 56%.
• Possibilità di accedere ai documenti ovunque ti trovi. I tuoi contratti rimarranno sempre a portata di mano, anche se ti trovi lontano dalla tua sede.
• Possibilità di utilizzare tipologie di contratto innovative, come quelle basate sul blockchain.

Nel complesso, la digitalizzazione consente una gestione più semplice, efficiente ed economica dei documenti, inclusi quelli di importanza cruciale come i contratti, mentre la firma elettronica garantisce sicurezza e conformità eIDAS alle sottoscrizioni, oltre alla possibilità di azzerare le distanze geografiche.

Ora, per continuare nella nostra guida alla scoperta della sottoscrizione digitale dei contratti tra finanziatori e aziende, occorre parlare di una figura centrale: quella del fornitore di servizi fiduciari qualificati.

La sottoscrizione in modalità elettronica di un accordo di finanziamento coinvolge almeno tre parti in causa:

• L'investitore (o investitori) che rilascia il finanziamento
• L'imprenditore o gli imprenditori che lo ricevono
• Il fornitore di servizi fiduciari qualificati che si occupa di emettere la firma elettronica che i firmatari appongono sull'accordo

Proprio su quest'ultima figura vogliamo ora concentrarci. Si tratta di un'azienda (o più raramente un ente pubblico) che ha specifiche caratteristiche tecnologiche che la rendono conforme all'emissione di firme elettroniche e, spesso, anche altri servizi come il sigillo elettronico, la marca temporale, l'archiviazione digitale e così via.

Come da normativa eIDAS, tutti i fornitori di servizi fiduciari devono essere autorizzati a operare da un'autorità nazionale del paese UE di riferimento. In Italia, questa autorità è l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID).

Servirsi di un fornitore di questo tipo è dunque semplicemente inevitabile quando si vuole sottoscrivere digitalmente dei documenti, dal momento che è l'unico modo per poter apporre una firma elettronica a norma di legge con pieno valore probatorio.

Per garantire che il fornitore di servizi fiduciari scelto sia conforme alla normativa, segui questi passi:

1. Consulta l'elenco AgID: Visita il sito ufficiale dell'Agenzia per l'Italia Digitale e verifica che il provider sia registrato nell'elenco dei prestatori qualificati.
2. Verifica le certificazioni: Un fornitore affidabile deve essere qualificato e sottoposto a audit regolari da parte delle autorità nazionali.
3. Richiedi il dossier di prova: Un provider qualificato deve fornire un dossier di prova certificato per ogni firma, contenente tutti gli elementi di tracciabilità (timestamp, indirizzo IP, metodo di identificazione).
4. Controlla l'hosting dei dati: Per la massima sicurezza, verifica dove vengono conservati i tuoi documenti e se il provider rispetta il GDPR.

Nella maggioranza dei casi, i fornitori di servizi fiduciari qualificati non si limitano a offrire la possibilità di sottoscrivere digitalmente un documento, ma inseriscono questa funzionalità al centro di una soluzione più ampia per la gestione delle procedure di firma.

Queste soluzioni possono assumere la forma di un'applicazione SaaS pronta all'uso, oppure possono essere integrate nel programma informatico aziendale tramite API.

Tra le funzionalità che i software di questo tipo possono includere, ci sono:

• Creazione e gestione dei documenti, con supporti ulteriori come i modelli per quelli più frequenti
• Importazione semplificata di documenti tramite funzionalità di drag and drop
• Workflow personalizzati adattabili alle esigenze specifiche degli accordi di investimento
• Definizione di ruoli e autorizzazioni per garantire che ogni parte coinvolta abbia accesso solo alle informazioni pertinenti
• Funzionalità di collaborazione e condivisione sicura dei documenti tra investitori, fondatori e advisor
• Reminder automatici inviati ai firmatari per accelerare il processo di sottoscrizione
• Monitoraggio delle firme in tempo reale con dashboard di controllo
• Protocolli di consenso per le parti più importanti dell'accordo, ad esempio tramite checkbox
• Crittografia e altre misure a protezione dei dati sensibili
• Dossier di prova certificato che garantisce la tracciabilità completa del processo di firma

Queste funzionalità rendono la gestione dei contratti online non solo più veloce, ma anche più sicura e conforme alle normative vigenti.

Passiamo ora a un'altra questione cruciale: la tipologia di firma elettronica da adottare per sottoscrivere in tutta sicurezza i tuoi contratti di investimento garantendone il valore legale e il valore probatorio.

Non tutte le firme elettroniche, infatti, sono uguali. Come descrivono le normative di riferimento (in particolare il regolamento eIDAS), esistono infatti tre tipi di firma elettronica, ciascuno con caratteristiche e ambiti di applicazione specifici.

Si tratta di una tipologia priva di caratteristiche tecniche specifiche, e il cui valore legale viene per questo valutato caso per caso dal giudice secondo l'articolo 21 del CAD. Non è dunque adatta per sottoscrivere documenti di importanza cruciale come i contratti di lavoro, quelli di locazione o, nel nostro caso, gli accordi di investimento.

Valore probatorio: Basso, liberamente valutabile dal giudice

Ideale per: Documenti interni non critici, comunicazioni informali

A differenza della precedente, questa tipologia deve corrispondere ad alcuni specifici requisiti tecnici stabiliti dall'eIDAS. In particolare, la firma elettronica avanzata:

• Deve garantire l'identificazione univoca del firmatario
• Deve essere connessa univocamente al firmatario
• Deve essere creata con dati sotto il controllo esclusivo del firmatario
• Deve garantire l'integrità del documento: qualsiasi modifica successiva alla firma deve essere rilevabile

La FEA risulta dunque perfettamente adatta a firmare documenti importanti come i contratti di investimento. È inoltre una modalità agile e facile da implementare in qualunque processo di firma, senza richiedere dispositivi fisici.

Valore probatorio: Elevato

Ideale per: Accordi di investimento, contratti commerciali, contratti di lavoro

Nota anche come firma digitale, è la modalità più sicura in assoluto. Si basa su una doppia chiave crittografata, una pubblica e una privata. Quest'ultima è ad esclusivo controllo del firmatario, che la utilizza tramite un token in suo possesso che può essere virtuale (tramite software) o fisico (smart card, token USB).

La firma elettronica qualificata ha il vantaggio di offrire un valore legale pari in tutto e per tutto a quello delle firme autografe, come stabilito dall'articolo 25 del regolamento eIDAS. È inoltre l'unica tipologia accettata nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione.

Proprio per la presenza del token, presenta alcune complicazioni d'uso rispetto alla FEA, ma garantisce la massima sicurezza giuridica.

Valore probatorio: Massimo, equivalente alla firma autografa

Ideale per: Contratti con la PA, atti notarili, accordi internazionali di alto valore

Gli accordi di investimento sono contratti con elevato impatto finanziario e legale. Per questo motivo, è fondamentale che soddisfino il requisito di forma scritta previsto dal Codice Civile e che abbiano un elevato valore probatorio in caso di contenzioso.

Secondo il regolamento eIDAS e il CAD, sia la FEA che la FEQ garantiscono piena validità legale. La scelta tra le due dipende dalle esigenze specifiche:

• La FEA è ideale per la maggior parte degli accordi di investimento tra privati, grazie al perfetto equilibrio tra sicurezza giuridica e praticità operativa.
• La FEQ (firma digitale) è obbligatoria quando l'accordo coinvolge la Pubblica Amministrazione o quando si desidera il massimo livello di sicurezza equiparabile alla firma autografa.

Come avrai ormai capito, le uniche due tipologie adatte all'utilizzo nel contesto di un contratto di investimento sono la firma elettronica avanzata e la firma elettronica qualificata. La prima è quella più comunemente usata a causa della sua praticità, mentre la seconda ha il pregio di offrire l'assoluta sicurezza in termini di validità legale, oltre ad essere l'unica accettata dalla pubblica amministrazione in caso di documenti che ne prevedano il coinvolgimento.

Andiamo ora a scoprire come funziona nella pratica la sottoscrizione di un contratto di finanziamento in modalità digitale, vale a dire all'interno di una soluzione di firma elettronica offerta da un provider di servizi fiduciari qualificati.

Il documento viene redatto all'interno della soluzione del provider, oppure importato in formato PDF o Word tramite semplice drag and drop.

Molte piattaforme offrono anche modelli predefiniti per gli accordi di investimento più comuni (seed round, Series A, convertible notes, etc.), che accelerano ulteriormente il processo.

Vengono impostati i dettagli della firma in base alle esigenze specifiche:

• Identificazione dei firmatari (investitori, fondatori, eventuali testimoni)
• Definizione dell'ordine di firma (se necessario un flusso sequenziale)
• Impostazione di protocolli di consenso: ad esempio, si può stabilire come requisito che ogni firmatario spunti delle caselle in corrispondenza di specifici termini del contratto (clausole di confidenzialità, termini di investimento, etc.)
• Selezione del tipo di firma (FEA o FEQ)

Ai firmatari viene inviata una richiesta di firma per e-mail, con un link sicuro che conduce alla piattaforma di firma.

L'e-mail include generalmente:

• Un messaggio personalizzabile
• Il nome del documento
• Una scadenza (opzionale)
• Istruzioni chiare sul processo

La firma viene apposta nelle modalità determinate dalla sua tipologia:

• Con una firma elettronica avanzata, verrà richiesto ai firmatari di identificarsi presentando un documento d'identità (carta d'identità, passaporto) tramite verifica video o tramite upload del documento con selfie.
• Con una firma elettronica qualificata, il firmatario dovrà utilizzare il proprio token (fisico o virtuale) e la chiave privata associata.

Ogni azione viene registrata nel dossier di prova, che include timestamp, indirizzo IP, metodo di identificazione e ogni altra informazione di tracciabilità.

Nel momento in cui tutti i firmatari hanno sottoscritto il documento, tutte le parti ricevono una notifica via e-mail e un link dal quale scaricare il documento firmato nel formato stabilito (generalmente PDF con firma embedded).

Molte piattaforme inviano anche reminder automatici ai firmatari che non hanno ancora firmato, per accelerare il processo.

Il documento firmato viene archiviato digitalmente all'interno di una soluzione sicura offerta dal provider, dove rimarrà conservato secondo i termini di legge (generalmente 10 anni per i contratti commerciali, come stabilito dall'articolo 2220 del Codice Civile).

L'archiviazione include:

• Il documento firmato
• Il dossier di prova certificato
• Gli eventuali allegati
• La marca temporale

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