Intelligenza artificiale e firma elettronica: opportunità e sfide

Si potrebbe facilmente pensare che la firma elettronica non sia altro che una versione digitalizzata della firma autografa. Ebbene, niente di più scorretto. Anche se non sono pochi coloro che appongono una firma scannerizzata su un file digitale (ad esempio un PDF), pensando così di aver siglato in modo sicuro un documento, la firma elettronica è in realtà qualcosa di completamente diverso: si tratta di un insieme di dati informatici che hanno la funzione di identificare e collegare la sigla stessa, il firmatario e il documento firmato.

Le modalità tecnologiche con cui tali dati vengono generati e trasmessi sono stabilite dalle normative europee e italiane, ovvero la normativa eIDAS e il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Si definiscono così tre tipologie di firma, in base proprio alla modalità tecnica di generazione:

Anche se tutto questo suona molto complesso, in realtà la tecnologia alla base delle firme elettroniche è piuttosto semplice, ed è basata su una serie di funzioni matematiche. Cosa c'entra, dunque, l'intelligenza artificiale? Per comprenderlo, occorre parlare di un elemento fondamentale del sistema, il fornitore di servizi fiduciari qualificati.

Per garantire l'applicazione della normativa, e quindi la generazione di firme in linea con quanto stabilisce la legge dal punto di vista tecnico, i legislatori hanno previsto regole stringenti per i soggetti autorizzati ad emetterle. Questi sono detti fornitori di servizi fiduciari qualificati, e sono delle aziende o enti che hanno i requisiti tecnici necessari e che per questo hanno ricevuto il permesso di operare dalle autorità competenti (in Italia, l'Agenzia per l'Italia Digitale - AgID).

Tali fornitori sono in genere delle aziende che propongono delle soluzioni di firma complete, al di là della semplice generazione della sigla. Le soluzioni firma digitale possono essere dei veri e propri software da integrare in dei sistemi informatici esistenti, oppure delle applicazioni pronte all'uso da utilizzare via browser o app mobile, e includono diverse funzionalità utili a rendere più semplice, fluido e sicuro il processo di firma.

Ed è qui che entra in gioco l'intelligenza artificiale.

Se la tecnologia alla base delle diverse firme elettroniche non viene, per il momento, toccata dall'innovazione dell'IA, lo stesso non si può dire di tutto quello che le sta attorno, vale a dire le diverse funzionalità dei software offerti dai fornitori di servizi fiduciari qualificati.

Questi ultimi possono inglobare l'intelligenza artificiale in diversi ambiti:

Come nel caso dei workflow di Yousign (Youtrust), l'IA permette di ottimizzare i processi in base al settore e alle esigenze specifiche di ogni impresa, rendendoli conformi alle normative, ma anche fluidi e privi di inutili grattacapi, permettendo all'utente un lavoro semplificato e più rapido. La digitalizzazione dei processi aziendali diventa così più intelligente e adattiva.

L'IA può aiutare a trovare e correggere gli errori nei documenti digitali, a identificare i punti in cui la firma è necessaria, e a creare più rapidamente i documenti sulla base di quelli già creati in precedenza. Questo migliora significativamente la gestione documentale quotidiana.

L'IA può imparare le regole di conformità di una specifica azienda e settore, assicurandosi che siano rispettate ed evitando così problematiche successive, come sanzioni. L'intelligenza artificiale monitora automaticamente il rispetto delle normative europee e italiane, oltre al GDPR.

Questo è probabilmente il contributo più importante che l'intelligenza artificiale può dare. Dal momento che le soluzioni di firma elettronica contengono dati personali cruciali, queste devono essere protette da possibili attacchi hacker. L'IA può essere un ottimo alleato per identificare i possibili pericoli in tempo reale, analizzando pattern di comportamento anomali e prevenendo violazioni della sicurezza.

Ecco un altro punto particolarmente fondamentale. L'IA aiuta a prevenire furti di identità digitale e frodi, grazie a funzionalità come il riconoscimento biometrico. In sostanza, grazie all'intelligenza artificiale è possibile più facilmente scoprire qualcuno che vuole firmare un documento al posto di qualcun altro, magari dopo aver trafugato un documento d'identità da un database online.

Sarà possibile interagire con un assistente IA in linguaggio naturale, per effettuare una ricerca all'interno del proprio archivio di documenti firmati, o anche per conoscere i punti salienti di un testo. La gestione documentale diventa così più intuitiva e veloce.

L'intelligenza artificiale supporta la conservazione digitale dei documenti firmati, garantendo il rispetto dei tempi di conservazione obbligatori, inviando alert automatici per le scadenze e categorizzando i documenti in modo intelligente per facilitarne il recupero.

L'intelligenza artificiale sta rivoluzionando profondamente la gestione documentale nelle aziende, andando ben oltre la semplice firma dei documenti. Quando integrata con le soluzioni firma digitale, l'IA permette:

I documenti digitali firmati vengono automaticamente classificati, etichettati e archiviati secondo criteri intelligenti che l'IA apprende dai comportamenti degli utenti e dalle regole aziendali. Questo elimina la necessità di classificazione manuale e riduce drasticamente gli errori.

Invece di cercare documenti per nome del file o data, l'IA permette di interrogare l'archivio con domande in linguaggio naturale: "Trova tutti i contratti di fornitura firmati nel 2025 con clausole di rinnovo automatico". Il sistema comprende l'intento e restituisce risultati pertinenti.

L'intelligenza artificiale monitora automaticamente i requisiti di conservazione digitale secondo le normative vigenti, invia notifiche per scadenze imminenti e garantisce che i documenti siano conservati per il periodo richiesto dalla legge.

L'IA può estrarre automaticamente informazioni chiave dai documenti firmati (date, importi, parti contraenti, scadenze) e popolare database o sistemi CRM, eliminando la digitazione manuale e accelerando i processi aziendali.

Ma se le applicazioni dell'IA in questo ambito sono certamente molte e importanti, non bisogna dimenticare che questa tecnologia pone anche alcune sfide da non tralasciare.

Come ogni nuova tecnologia, anche l'IA può presentare alcune sfide che le aziende devono conoscere quando pensano di applicarla a un ambito così sensibile come quello della firma elettronica:

Dato che i requisiti tecnici affinché un documento siglato elettronicamente risulti legalmente valido sono stabiliti con precisione dalla legge, occorre accertarsi che l'IA non intervenga modificandoli. Le normative europee e italiane stabiliscono standard precisi che devono rimanere inalterati.

Nato allo scopo di stabilire quali applicazioni di intelligenza artificiale sono legittime e quali non lo sono all'interno del panorama europeo, la nuova regolamentazione europea non può assolutamente essere trascurata quando si parla di firme elettroniche. Il regolamento classifica i sistemi IA in base al rischio e impone obblighi specifici per applicazioni ad alto rischio come quelle legate all'identità digitale e ai documenti con valore legale.

Se scegli di integrare la soluzione di firma all'interno del tuo sistema informatico esistente (CRM, software per la gestione documentale, e via dicendo), devi assicurarti che la soluzione stessa, incluse le sue funzionalità di IA, sappiano integrarsi in modo facile e fluido con il resto della tua suite tecnologica. Devono facilitare il lavoro della tua azienda, non renderlo più complesso e farraginoso o, peggio ancora, provocare l'emergere di pericolose vulnerabilità di sicurezza.

Vediamo ora alcuni consigli che potranno esserti utili per integrare delle funzionalità di IA nei tuoi processi di firma:

E di lunga esperienza, la cui soluzione ti offra quello che cerchi, ovvero facilità d'uso, sicurezza, protezione dalle frodi. Ricordati che le funzionalità di IA sono un prezioso di più, ma non il cuore della tecnologia della firma elettronica. Un fornitore che promuove in maniera decisamente spinta la sua intelligenza artificiale, potrebbe farlo più per cavalcare l'onda di questa tecnologia che per vero interesse nei confronti dei suoi utenti.

Le funzionalità di IA, come qualunque altra funzionalità, aggiungono complessità a un software. E più complessità vuole dire più codice, quindi più potenziali vulnerabilità e problemi. Ecco perché è sempre una scelta saggia attivare solo quelle funzionalità che ci servono davvero, disattivando le altre.

La protezione dei tuoi dati aziendali nei confronti dei cybercriminali non può prescindere dalla formazione dei dipendenti. Per quanto le tue tecnologie siano sicure, un comportamento scorretto da parte di un dipendente, come ad esempio il fatto che caschi in un tentativo di phishing, rivelando informazioni chiave, può inficiare qualunque protezione.

Formare adeguatamente i tuoi dipendenti affinché sappiano mantenere dei comportamenti prudenti e riconoscere i tentativi di phishing è indispensabile per la sicurezza complessiva dei tuoi processi aziendali.