L’archiviazione digitale dei documenti

In questo articolo definiremo al meglio la tematica dell’archiviazione digitale dei documenti e le peculiarità che la contraddistinguono dalla conservazione digitale. Esploreremo poi i vantaggi che fanno da contorno a questo processo, i metodi comuni più usati e come creare al meglio un archivio digitale per la propria azienda.

Sei pronto? Buona lettura!

In questo articolo proveremo a rispondere alle domande: che cos'è l’archiviazione digitale dei documenti e perché è importante? 

Nel nostro articolo di blog “La conservazione digitale dei documenti” avevamo iniziato dando la definizione di archiviazione digitale specificando le differenze che la contraddistinguono dalla conservazione digitale.

Alcuni di voi potrebbero  pensare che l’archiviazione documentale e la conservazione digitale siano la stessa cosa… vi ricordiamo quindi che non è così!

L’archiviazione elettronica dei documenti è infatti la “memorizzazione non normata di contenuti su un personal computer oppure su un supporto esterno”. (fonte: arxivar.it)
E’ quindi un processo semplice ed immediato che implica la memorizzazione di un documento su un determinato supporto idoneo, come, per esempio, memorizzare un documento scansionato su una chiave USB o sul proprio hard disk personale.
Senza saperlo, quindi, archiviamo elettronicamente dei documenti ogni giorno: per lavoro, per le proprie necessità, per studio etc…!

La conservazione digitale dei documenti invece rientra in un più ampio processo di gestione documentale perché implica la sostituzione della conservazione cartacea dei documenti - la loro stampa ed il loro trasferimento in un archivio fisico -  con quella digitale degli stessi documenti.

“Per conservazione digitale si intende quel processo che subentra dopo l’archiviazione, normato dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale, e che mira a conservare nel tempo le informazioni, con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale, garantendo l’accessibilità dei dati.” (fonte: arxivar.it) 

Per approfondire il tema della conservazione digitale potete leggere il nostro articolo qui.

Tecnicamente parlando, quindi, l’archiviazione documentale viene definita come “l’attività volta a garantire la conservazione della documentazione in condizioni idonee e la reperibilità dei documenti” (fonte: bucap.it)

L’archiviazione digitale, infatti, consiste nella memorizzazione digitalizzata di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda. I documenti che vengono digitalizzati e archiviati, possono perciò variare dalla semplice presa visione aziendale comune a tutti i dipendenti, ai contratti annuali con i fornitori, etc…

L'archiviazione digitale dei documenti è ormai una prassi molto comune in diversi tipi di aziende. Questo perché sta diventando una pratica necessaria per evitare che i documenti sotto forma cartacea - ingombranti e poco pratici - si accumulino in ufficio.

Quali possono essere infatti i vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti in un’azienda?

Prima di tutto la facilità organizzativa dei file, che possono essere ritrovati facilmente negli archivi digitali corrispondenti - non preoccuparti, approfondiremo questo tema più avanti nell’articolo ;) -. Non sarà quindi più necessario dedicare stanze apposite agli archivi fisici dei documenti che, una volta stampati, non verranno più consultati! Vi sarà infatti la possibilità di firmare e archiviare un maggior numero di documenti senza oneri di spazio.
Questo implicherà pertanto  una riduzione dell’impatto ambientale da parte delle aziende, che eviteranno di stampare inutilmente su dei fogli di carta.

Di conseguenza, anche la gestione dei flussi documentali aziendale verrà facilitata con la possibilità di creare dei workflows appositi e favorendo la condivisione e tracciabilità delle informazioni in tempo reale.

Infine, tutto ciò comporterà anche una maggior sicurezza degli accessi e del controllo delle attività sui documenti archiviati, riducendo i rischi di un eventuale errore umano.

Creare un archivio digitale per permettere una migliore reperibilità e stoccaggio dei documenti è un passo molto importante per un’azienda. E’ quindi necessario  che la creazione di un archivio digitale rispetti  due elementi fondamentali: organizzazione e spirito pratico. 

Non preoccuparti, in questo paragrafo provvederemo a fornirti dei consigli utili che ti permetteranno di organizzare al meglio il tuo archivio digitale aziendale :) 

Prima di tutto, possiamo definire come archivio digitale “un complesso di documenti, di qualunque natura e formato, prodotti e acquisiti, in natura digitale, durante lo svolgimento della propria attività”. (fonte: eibit.it)

Come si può notare dalla definizione precedente, i documenti in formato digitale di un’azienda sono parte integrante dell’archivio stesso. Per conservarli al meglio, quindi, è necessario prima di tutto selezionare i file che si vogliono archiviare - evitando così di archiviare qualsiasi tipo di documento e creare confusione - per poi inserirli in apposite cartelle a tema e correttamente etichettate (ad esempio: “contratti”, “fatture”, “prese visione”, etc…).

Un’altro consiglio molto utile nel mondo dell’archiviazione digitale è quello di nominare correttamente i file, preferibilmente utilizzando un sistema di nomenclatura che contenga anche la data di creazione del file. E’ importante infatti che il nome del file sia semplice, conciso e che ne identifichi correttamente il contenuto.

Per gestire al meglio un archivio digitale aziendale è bene affidarsi ad un protocollo informatico definendo fin da subito le funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione in maniera corretta e coerente. Tutto ciò è necessario per ridurre al minimo l’errore umano privilegiando sempre di più l’automazione digitale.

Per archiviare correttamente e facilmente i documenti della propria azienda, ci si puo’ avvalere di due modi distinti: l’archiviazione detta “on-site” e l’archiviazione “in cloud”.

Ma quale è il significato dietro questi due termini? 

L’archiviazione on-site dei documenti aziendali, prevede “l’utilizzo di archivi elettronici fisici gestiti attraverso un software dedicato”(fonte: tecnologia.libero.it) mentre l’archiviazione in cloud prevede che i documenti vengano salvati e archiviati su delle piattaforme esterne che utilizzano la tecnologia cloud, accessibili ovunque tramite internet.

Esempi di sistemi di archiviazione on-side, utilizzati soprattutto in passato, possono essere gli hard disk (HHD) - dei dispositivi di archiviazione di massa di tipo magnetico - o i solid state (SSD). Gli stessi sono pratici, facili da trasportare e di facile lettura, per questo molte aziende li utilizzano ancora per archiviare i loro documenti. Altri dispositivi tra i più conosciuti sono le memory card e le chiavette USB, sicuramente più fragili e meno sicure rispetto ai  primi e per questo poco utilizzate per stoccare i documenti in maniera massiva.

L’archiviazione dei documenti in cloud, invece, è attualmente molto diffusa nelle aziende perché permette “ la memorizzazione e catalogazione di un gran numero di file su data center sparsi in tutto il mondo” (fonte: tecnologia.libero.it) non ponendosi problemi né di spazio né di praticità in quanto i dati sono consultabili in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, utilizzando solamente una connessione internet!

Anche se il servizio utilizzato più comunemente dalle aziende è il NAS - Network attached storage - con il quale documenti, immagini o video possono essere condivisi da un NAS a dei terminali collegati alla sua rete, esistono anche dei servizi - alla portata di tutti - di archiviazione di documenti su cloud a pagamento.

Possiamo pensare, per esempio, ad uno dei più conosciuti: Dropbox, che permette di archiviare online i propri documenti e di sincronizzarli su tutti i dispositivi in proprio possesso utilizzando internet. Lo spazio standard messo a disposizione di questo tipo di servizi è di 2 GB ma questo limite sarà espandibile, se necessario ed a seconda del forfait scelto.

Arrivando alla fine del nostro articolo dedicato all’archiviazione digitale dei documenti aziendali, vogliamo quindi dare una risposta chiara alla domanda seguente: in che modo Yousign si occupa dell’archiviazione digitale dei documenti?

Risposta: Yousign lo fa, garantendo l’archiviazione dei documenti tramite un Archiviatore Esterno conforme alle normative.

Nei nostri Termini e Condizioni, infatti, nel paragrafo dedicato all’Archiviazione Elettronica, viene specificato che “Yousign può fornire al Cliente uno spazio di archiviazione riservato ai Documenti del Cliente che lo stesso desidera archiviare, per un periodo di dieci (10) anni (in seguito denominato il "Periodo di Archiviazione"), secondo modalità atte a garantirne l’integrità e un’adeguata conservazione”.

Inoltre, “Yousign garantisce al Cliente che l’Archiviatore Esterno possiede la necessaria certificazione per la fornitura di un Servizio conforme alle norme applicabili nel campo dell’archiviazione elettronica, in particolare per quanto riguarda le norme NF Z42-013 e NF Z42-026 o eventuali norme sostitutive delle stesse.”

Ti ricordiamo inoltre che tutti i documenti inviati per la firma tramite la nostra webapp rimarranno salvati sulla nostra piattaforma e saranno scaricabili in qualsiasi momento tu desideri :) 

Grazie a Yousign infatti, la gestione documentale e la digitalizzazione processuale di più di 300 aziende italiane sono state agevolate e nettamente migliorate!

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