La marca temporale: cos’è e come funziona?

Hai delle domande riguardo alla validità della firma elettronica nel tempo e i processi crittografici che lo permettono?

Se hai ancora poca familiarità con il processo della Marca Temporale ed il suo funzionamento, questo articolo ti aiuterà a fare chiarezza sulla sua definizione legale e pratica.

Dettaglieremo come delle aziende come Yousign utilizzano la Marca Temporale nell'ambito della firma elettronica e quali norme e regolamenti europei ne garantiscono la legalità.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale definisce il servizio di Marca Temporale come il processo che permette l’associazione temporale di data ed ora specificatamente determinate ad un documento informatico.

In sintesi, la Marca Temporale viene utilizzata per fissare un documento, firmato o meno elettronicamente, in un determinato momento nel tempo definito e valido agli occhi della legge.

La Marca Temporale apposta su un documento firmato elettronicamente indica il momento preciso in cui il documento digitalizzato è stato creato, trasmesso o archiviato e ne garantisce la sua validità nel tempo.

Una delle caratteristiche fondamentali della Marca Temporale è che la data viene definita come opponibile a terzi.

Cosa vuol dire? Che, in caso di necessità o di dispute legali in ambito amministrativo, la veridicità della data apposta sul documento può essere dimostrata anche da terze parti e non solo dalle parti contraenti.

Questo servizio è comunemente utilizzato nell'ambito della Firma Elettronica per garantire l’integrità del documento al momento della firma dello stesso.

L’apposizione di una Marca Temporale su un documento firmato elettronicamente, infatti, garantisce legalmente: la validità indeterminata della Firma Elettronica anche dopo un’eventuale scadenza del Certificato che garantisce la validità della firma.

Quando si parla di Firma Elettronica infatti, per definire una firma valida e legalmente vincolante, un autorità di certificazione di firma (come Yousign) deve essere in grado di fornire un certificato elettronico che ne attesti la veridicità e validità.

Il certificato elettronico viene emesso e conferito a Yousign dopo una periodica relazione di valutazione di conformità (Conformity Assessment Report) rilasciata da un organismo di valutazione di conformità (Conformity Assessment Body) accreditato da Organismi di accreditamento riconosciuti dagli Stati membri (ETSI EN 319 403).

Ti ricordiamo infatti, che Yousign è legalmente riconosciuto come prestatore di servizi fiduciari (Trust Service Provider - TSP) certificato eIDAS.

Per assicurarsi che la firma sia valida a tempo indeterminato su un documento PDF firmato con la soluzione di firma elettronica Yousign, è quindi necessario che la firma elettronica venga eseguita durante il periodo di validità di questo certificato.

Se si procede in questo modo, la firma apposta sul documento sarà valida indefinitamente nel tempo.

Per approfondire ti invitiamo a consultare l'Articolo 41 e l’Articolo 42 del Regolamento eIDAS

Come già spiegato nel nostro articolo dedicato del nostro Centro Assistenza e sul nostro blog é possibile verificare la validità di una firma elettronica e del certificato di validità tramite dei lettori di documenti PDF come Adobe Acrobat.

Il procedimento da seguire per verificare la presenza di una marca temporale su un documento PDF è il seguente:

• Cliccare su “Signatures” sulla sinistra dello schermo
• Cliccare sull’opzione “Show signature properties” proposta nel menù’ a tendina
• Verificare il “Signing time” del documento

Questo è quello che apparirà al momento dell’apertura con Adobe reader di un file PDF firmato elettronicamente:

Per quanto riguarda la conservazione dei documenti con Marca Temporale, possiamo trovare un riferimento normativo a riguardo nell’Articolo 53, comma 1 del DPCM 22 febbraio 2013 con tema “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”:

Nel settore privato infatti, la marca temporale dovrà essere obbligatoriamente apposta su tutti i documenti per i quali ci sarà l’obbligo di conservare digitalmente.

Ti ricordiamo che Yousign utilizza Arkhinéo come partner per l’archiviazione dei documenti e dei dossier di prova.

Yousign offre in opzione al tuo abbonamento, un servizio di archiviazione dei tuoi documenti in formato digitale tramite Arkhinéo, l'archiviazione degli stessi è rinnovabile ogni 10 anni. L’archiviazione dei dossier di prova è invece già inclusa nel prezzo del tuo abbonamento.

Durante il periodo di conservazione degli archivi (dieci anni per archivio dalla data di archiviazione e se non diversamente specificato), è possibile accedere in modo sicuro agli archivi tramite l'API Yousign o tramite la piattaforma Yousign.

In sintesi quindi, la Marca Temporale è definita come “un servizio offerto da un Certificatore accreditato, che consente di associare data e ora, certe e legalmente valide, a un documento informatico, permettendo una validazione temporale del documento opponibile a terzi.” (fonte: Regolamento eIDAS).

Questo tipo di servizio può’ essere utilizzato anche su documenti che non sono firmati digitalmente. Possiamo quindi distinguere in questo caso, grazie al regolamento eIDAS, due tipi di validazione temporale: la validazione temporale elettronica e la validazione temporale qualificata.

L'articolo 2 del regolamento eIDAS definisce la validazione temporale elettronica come un insieme di “dati in forma elettronica che collegano altri dati in forma elettronica a una particolare ora e data, così da provare che questi ultimi esistevano in quel momento”.

La validazione temporale qualificata viene definita invece come una Marca Temporale che rispetta le caratteristiche elencate nell’articolo 42 del regolamento eIDAS. In questo caso la validazione temporale elettronica dà luogo a una presunzione legale relativa alla certezza della data e dell’ora.

Come la FEQ Firma Elettronica Qualificata, anche la validazione temporale qualificata beneficia dell'accuratezza della data e dell'ora che sono indicate e precisate e dell'integrità dei dati a cui si riferiscono tale data e tale ora. Queste caratteristiche vengono descritte nell’articolo 41 del regolamento eIDAS e sono quindi importantissime in termini di prova in caso di controversie legate alla Marca Temporale.

In particolare l’articolo 42 del regolamento eIDAS precisa che, per poter definire una Marca Temporale Qualificata, devono essere presenti le seguenti caratteristiche:

1. Collega la data e l'ora ai dati in modo tale da escludere ragionevolmente la possibilità di modifiche non rilevabili degli stessi;
2. Si basa su un orologio esatto collegato al tempo universale coordinato;
3. Viene utilizzata mediante una firma elettronica avanzata o sigillata mediante un sigillo elettronico avanzato del prestatore di servizi fiduciari qualificato o con un metodo equivalente.

Come già spiegato nel nostro articolo dedicato del nostro Centro Assistenza e sul nostro blog, é possibile verificare la validità di una firma elettronica e del certificato di validità tramite dei lettori di documenti PDF come Adobe Acrobat.

In altre parole quindi la funzione di Marcatura Temporale e la funzione di Firma elettronica sono fuse nello stesso servizio: la firma apposta sui tuoi documenti e certificata da Yousign!

La Marcatura Temporale è quindi una funzione già inclusa nel tuo abbonamento.

Che differenza c’è quindi con una validazione temporale qualificata?

L’unica differenza tra una firma elettronica Yousign ed una Marcatura Temporale Qualificata è racchiusa in pochi decimi di secondo di scarto ma sostanzialmente entrambi i servizi sono: offerti da un certificatore accreditato e permettono una validazione temporale del documento opponibile a terzi.

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Questo documento è fornito esclusivamente a scopo informativo. Non ne garantiamo la completezza, né che sia aggiornato rispetto alle normative vigenti. Questo documento non è fornito in sostituzione di una consulenza legale.