Firma elettronica dei documenti

Sigillo elettronico: tutto quello che devi sapere

Patricia Boateng

Patricia Boateng

Content manager Italy

Illustration: Léa Coiffey

Il sigillo elettronico è ad oggi poco conosciuto ed erroneamente associato alla firma digitale. Benché effettivamente esistano delle analogie, il sigillo elettronico e la firma digitale sono due strumenti piuttosto diversi. In questo articolo ti spieghiamo tutto al riguardo. Continua a leggere!  

Sommario

  • Il sigillo elettronico: cos’è e a cosa serve? 
  • I diversi tipi di sigillo elettronico
  • Come ottenere il sigillo elettronico?
  • Il sigillo elettronico e la firma digitale: le differenze 
  • Quando usare il sigillo elettronico?
  • La firma elettronica Yousign

Il sigillo elettronico: cos’è e a cosa serve?

Partiamo dal principio, cos’è esattamente il sigillo elettronico e qual è la sua utilità?

Come riportato dall’AGID, il sigllo elettronico è stato introdotto nell’ordinamento italiano con l’emanazione del Regolamento eIDAS sull’identità digitale. Lo stesso regolamento lo definisce come un insieme di:

“Dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica per garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi.”

Questo strumento ha quindi lo scopo di garantire l’origine, l’autenticità e l’integrità dei documenti informatici su cui si appone il timbro. 

Per rendere le cose ancora più chiare, possiamo affermare che il sigillo elettronico è la versione informatica del comune timbro su carta. Sempre secondo quanto riporta l’AGID, da esso “possiamo risalire con certezza ad una persona giuridica attraverso la sua denominazione, partita IVA o codice fiscale, ma non abbiamo alcun riferimento alla persona fisica che ha materialmente utilizzato le credenziali per generare tale sigillo.”

I diversi tipi di sigillo elettronico

Ora che sai che cos’è il sigillo elettronico, è importante che tu sappia anche che ne esistono di diversi tipi: qualificata e avanzata. 

  • Il sigillo elettronico avanzato (AdESeal), per considerarsi tale, deve soddisfare quattro requisiti sanciti dall’articolo 36 del Regolamento eIDAS. Esso:
  1. è connesso unicamente al creatore del sigillo;
  2. è idoneo a identificare il creatore del sigillo;
  3. è creato mediante dati per la creazione di un sigillo elettronico che il creatore del sigillo elettronico può, con un elevato livello di sicurezza, usare sotto il proprio controllo per creare sigilli elettronici; e
  4. è collegato ai dati cui si riferisce in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di detti dati.
  • Il Sigillo elettronico Qualificato (QeSeal), invece, è un sigillo elettronico avanzato (che rispetta quindi le quattro condizioni sopracitate), creato da un dispositivo dotato di certificato qualificato per sigilli elettronici. Tale certificato deve rispondere ai requisiti elencati nell’Allegato III del regolamento eIDAS UE n°910/2014.

Come ottenere il sigillo elettronico?

Ottenere un sigillo elettronico è relativamente semplice. E’ possibile infatti richiederlo presso alcuni servizi di firma digitale. In alternativa, puoi rivolgerti a una Certification Authority eIDAS che fornisce sigilli. Solitamente sia pubblici che privati che rilasciano certificati qualificati, offrono anche il QeSeal. 

Puoi verificare previamente sul sito ufficiale delle singole Camere di commercio, troverai la lista dei servizi autorizzati a rilasciare sigilli elettronici. 

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sigillo elettronico sigillo elettronico

Il sigillo elettronico e la firma digitale: le differenze

Avrai notato che il sigillo elettronico e la firma digitale presentano delle analogie, prima tra tutte la loro funzione. Entrambi gli strumenti hanno infatti lo scopo di garantire l’integrità, la validità e l’autenticità del documento firmato.

Tuttavia, la differenza principale tra i due sta nel fatto che mentre la firma digitale viene apposta da una persona fisica, il sigillo elettronico afferisce a una persona giuridica, ovvero un organismo composto da più persone. Può quindi essere utilizzato da più di un individuo di un’azienda, sempre che questi siano dotati dei permessi di utilizzo. 

Possiamo prendere l’esempio di una firma autografa, apposta da una persona fisica, e un timbro, usato da più persone all’interno di un organismo e di conseguenza non riconducibile ad una singola persona. 

Un’altra differenza del sigillo elettronico è difatti la non riconducibilità al firmatario, cosa che invece è garantita con la firma digitale. Questo perché, come avrai capito, il sigillo non è legato alla persona fisica, per cui non vi è la possibilità di confermare l’identità dell’individuo che lo ha apposto sul documento informatico. 

Un altro punto da non trascurare è la sua validità legale. Date le sue caratteristiche, in particolare il fatto che non si possa condurre ad una persona, non ha un vero e proprio valore probatorio. Ne consegue il fatto che in caso di controversia, tocca al giudice valutare la sua validità.

Quando usare il sigillo elettronico?

Il sigillo elettronico si puo’ utilizzare in diversi ambiti, ovviamente unicamente in sistemi informatici, per dimostrare la provenienza dei dati e l’integrità del documento informatico. 

Si usa quindi quando si vuole attribuire la paternità di un documento ad un’azienda od organismo. I casi d’uso più frequenti sono: 

  • Documenti;
  • Fotografie;
  • Disegni;
  • Progetti;
  • Documentazione commerciale (brochure);
  • Cartelle cliniche e referti;
  • Ricevute dei sistemi di PEC;
  • Processi di protocollazione;
  • Ambito sanitario;
  • Autenticazione di beni digitali dell’azienda (software)
  • Scansioni;
  • Autenticazione di beni digitali;
  • Fatture elettroniche.

La firma elettronica Yousign

Ti sarai accorto che per quanto il sigillo elettronico sia uno strumento comodo, porta con sé alcuni svantaggi. Non è infatti l’ideale se necessiti di firmare un documento con un alto livello di sicurezza, e tantomeno ti garantisce piena validità legale. Se stai cercando un’alternativa valida, la firma elettronica Yousign potrebbe essere la soluzione giusta per te!

Yousign è un software di firma elettronica in forte crescita, presente oggi in Italia, Francia e Germania. In pochissimi click ti permette di firmare i tuoi documenti in totale sicurezza e soprattutto a distanza, anche attraverso il tuo smartphone. Tutto ciò che dovrai fare è collegarti alla webapp e seguire qualche semplice step. Nel giro di pochi minuti avrai i tuoi documenti firmati. 

Inoltre, essendo regolamentata dalle normative eIDAS, non dovrai preoccuparti del valore legale dei tuoi documenti. Con la firma elettronica Yousign, questi saranno infatti al 100% legalmente vincolanti. In caso di controversia sarà quindi difficile disconoscere la firma. Riceverai per di più un audit trail, come prova, contenente tutte le informazioni del processo di firma. Potrai utilizzarlo e scaricarlo dal nostro sito ogni volta che ne avrai bisogno. 

A seconda dei documenti che vorrai far firmare, potrai anche scegliere tra diversi tipi di firma: la Firma Elettronica Semplice, la firma con OTP, e la Firma Elettronica Avanzata. Oltre ad essere legalmente valide e sicure, hanno la marcatura temporale già integrata. Leggi questo articolo per sapere quale firma è più adatta alle tue esigenze. 

Non sei ancora convinto? Yousign ti offre anche un periodo di prova gratuito e senza impegno della durata di 14 giorni per testare tutte le sue funzionalità. 

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