Come firmare un contratto di locazione a distanza in Italia

Desideri prendere una casa in affitto, e ti stai chiedendo se effettuando la firma del contratto di locazione a distanza questo avrà pieno valore legale? Vuoi conoscere gli strumenti di firma elettronica che consentono di compiere operazioni da remoto nel mercato immobiliare? Ti spieghiamo tutto in questo articolo.

La risposta è molto semplice: sempre! A patto di avere una tipologia di firma elettronica adatta allo scopo (ne parleremo meglio a breve), è sempre possibile firmare un contratto di locazione a distanza. 

Come tanti altri settori, anche quello immobiliare ha abbracciato la trasformazione digitale, anche supportato dalla digitalizzazione della pubblica amministrazione, che oggi consente di utilizzare la firma elettronica in un ampissimo ventaglio di casi.

Facciamo alcuni esempi di casi d'uso della firma elettronica per i contratti di locazione:

• Affitto di case vacanze: vuoi affittare una casa sulla Riviera ligure per tutta la stagione estiva? Non serve passare ore in auto per andare a firmare il contratto di persona, dal momento che puoi farlo direttamente da casa.
• Affitto di un immobile quando il proprietario è residente lontano: è un caso molto più frequente di quanto si immagina. L'immobile si trova in una città e il proprietario risiede a decine o magari centinaia di chilometri di distanza. Anche in questo caso, la firma elettronica rende tutto più semplice, rendendo possibile la firma da remoto.
• Affitto in caso di lunga trasferta o trasferimento di lavoro: una nuova opportunità lavorativa o una lunga trasferta di lavoro ti conducono in una nuova città. Con la firma del contratto di locazione da remoto puoi risolvere il problema della casa in modo facile e veloce.

La firma elettronica è uno strumento che, attraverso l'utilizzo di un software, consente di firmare da remoto i documenti più diversi (dai contratti di lavoro alle informative sulla privacy, passando per bilanci aziendali e contratti preliminari di compravendita) assicurando un certo livello di sicurezza e quindi di validità legale della firma. 

Come puoi facilmente immaginare, la firma elettronica è regolata da un rigido sistema di normative, che sono:

• Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) – il testo base della digitalizzazione della PA in Italia, stabilisce la validità giuridica della firma elettronica in ogni caso in cui venga verificata in modo manifesto ed inequivocabile l'identità del firmatario. 
• Il Regolamento eIDAS – questa normativa europea afferma la validità delle firme elettroniche in tutto il territorio dell'Unione Europea, più molte altre importanti questioni, tra cui la marca temporale e le diverse tipologie di firma elettronica, su cui torneremo a breve. L'eIDAS inoltre mette al centro la figura del prestatore di servizi fiduciari qualificati. Si tratta di un'azienda o ente pubblico che, grazie a precise competenze e infrastrutture tecniche, è in grado di certificare l'identità di chi ha apposto la firma, l'integrità del documento e così via. Ad accertare che i prestatori di servizi fiduciari siano in regola con la normativa è chiamata, in Italia, l'AgID, ovvero l'Agenzia per l'Italia Digitale.

Le tipologie di firma elettronica descritte dal regolamento eIDAS sono tre, ma per coerenza con l'offerta e le peculiarità del sistema italiano ne elenchiamo quattro:

• Firma elettronica semplice (FES) – nome ombrello sotto cui ricadono tutte le firme che non rientrano sotto le categorie successive, ha il livello di sicurezza più basso poiché non offre una verifica forte dell'identità del firmatario. A parte questo, non ha caratteristiche tecniche specifiche e raggruppa un'ampia varietà di firme. Per fare un esempio, la firma che apponiamo sul terminale del corriere quando riceviamo una consegna è di questo tipo.
• Firma elettronica con OTP – livello immediatamente superiore, prevede, da parte del firmatario, l'inserimento di un'OTP (“One Time Password”, ovvero “password valida solo una volta”), che di solito si presenta come un codice inviato via SMS o e-mail. La password così inviata non solo è valida solo per un inserimento, ma scade dopo pochi minuti. Secondo la legge del 15 marzo 1997 n. 59, Articolo 15 del Codice Civile, è anch'essa legalmente riconosciuta, così come tutte le altre forme elencate.
• Firma elettronica avanzata (FEA) – grazie a più rigorosi criteri di verifica dell'identità, questa tipologia di firma elettronica permette una maggiore sicurezza dei processi di firma. Deve infatti consentire un'identificazione certa del firmatario, una connessione univoca della firma al firmatario stesso e al documento sottoscritto, il controllo esclusivo da parte del firmatario del sistema di generazione della firma, e così via.
• Firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale – con un processo di autenticazione più forte (tramite token, fisico o digitale), è la tipologia più sicura, considerata legalmente equivalente alla firma autografa, e per questo è spesso richiesta nelle relazioni con la PA o per i documenti più importanti, come i libri societari, i bilanci di esercizio e così via.

Veniamo dunque al cuore della questione. Nel caso della firma di un contratto di locazione, i casi sono fondamentalmente due:

• Contratto di affitto inferiore a 9 anni: questa tipologia molto frequente di contratto di affitto prevede una scrittura privata tra le parti, che va poi registrata presso l'Agenzia delle Entrate. E per quest'ultima, l'unica firma elettronica effettivamente valida per la registrazione è la firma elettronica qualificata o firma digitale.  
• Contratto di affitto superiore a 9 anni: questa tipologia di contratto deve essere trascritta da parte di un notaio, il quale si occupa anche di autenticare la firma. In virtù di ciò, è possibile utilizzare la firma elettronica avanzata (FEA).

È poi importante notare altre tipologie di documenti nel settore immobiliare possono essere firmati con firma elettronica semplice o avanzata. Tra questi, le informative sulla privacy, i verbali di visita dell'immobile e così via.

Come si procede, dunque, a firmare un contratto di locazione in modalità digitale? Il processo è molto semplice:

• Procurati una firma elettronica qualificata o avanzata, a seconda delle tue esigenze in base a quanto affermato nella sezione precedente. L'importante è accertarti di affidarti a un prestatore di servizi fiduciari accreditato, come Yousign.
• Utilizza la soluzione di firma da te abilitata o quella dell'agenzia immobiliare (che può anche essere contenuta all'interno di un sistema di gestione documentale per firmare il contratto.

Desideri aggiungere un livello di sicurezza in più al processo? Invia il contratto tramite PEC, al fine di garantire la tracciabilità e le tempistiche dell'invio stesso.

La firma elettronica di contratti di locazione può presentare, ovviamente, alcune sfide e difficoltà. La prima è la scelta della tipologia di firma corretta. Come spiegavamo poco sopra, per la firma di un contratto di locazione inferiore ai nove anni, è necessario procurarsi una FEQ (o firma digitale). Per altre tipologie contrattuali e di documenti, può essere sufficiente una FEA.

Occorre però sempre accertarsi di affidarsi a un prestatore di servizi fiduciari certificato dall'Agenzia per l'Italia Digitale. L'elenco dei prestatori autorizzati è presente sul sito dell'Agenzia stessa. 

Inoltre, il prestatore scelto deve offrire un sistema che sia:

• Intuitivo
• Sicuro
• Facile da usare
• Veloce.

Noi di Yousign offriamo una soluzione di firma elettronica avanzata e di firma elettronica qualificata conforme alle normative italiane ed europee, che offre facilità d'uso, rapidità, sicurezza e piena validità legale. 

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