Firma elettronica per i contratti interinali: come funziona?

Introdotto con il pacchetto Treu del 1997 e riformato con il decreto legge n. 276 del 2003, il contratto di somministrazione di lavoro, noto anche come lavoro interinale, è stipulato tra un lavoratore e un Agenzia, la quale poi invia il lavoratore stesso “in missione” verso un'altra azienda o ente pubblico.

In quanto tipologia di lavoro caratterizzata da agilità e versatilità, richiede strumenti adatti per velocizzare e semplificare le pratiche burocratiche. Ed è qui che entra in ballo la firma elettronica.

Prima di rispondere a questa domanda, diciamo due parole su questa tipologia di contratto di lavoro:

• Un contratto di somministrazione può essere a tempo determinato o indeterminato. Nel primo caso, il lavoratore viene in genere assunto dall'Agenzia per le esigenze di una specifica missione presso un cliente. Nel secondo caso, il lavoratore entra a far parte di una rosa di dipendenti a tempo indeterminato sempre a disposizione dell'Agenzia, che può impiegarli a seconda delle esigenze e delle richieste delle aziende clienti. In entrambe le circostanze, il lavoratore in somministrazione svolge le sue mansioni presso l'azienda utilizzatrice, anche se è assunto dall'Agenzia.
• Il contratto di somministrazione prevede dunque la presenza di tre soggetti, ovvero il lavoratore, il somministratore (l'Agenzia per il lavoro) e l'utilizzatore (l'azienda o ente pubblico presso cui il lavoratore svolge la sua mansione).
• L'utilizzatore non può eccedere il limite del 20% di lavoratori in somministrazione a tempo indeterminato rispetto ai lavoratori a tempo indeterminato in forza presso di lui alla data del 1° gennaio dello stesso anno. Nel caso di lavoratori in somministrazione a tempo determinato, lo stesso limite sale al 30%.

Il lavoro in somministrazione, in sostanza, permette alle aziende o enti di beneficiare delle competenze dei lavoratori, senza doversi occupare delle procedure burocratiche per assumerli. Questo è particolarmente importante per le piccole e medie imprese che hanno risorse più limitate e talvolta non hanno neppure un vero e proprio ufficio risorse umane.

Vediamo ora alcuni dati interessanti:

• Nel 2023, i lavoratori dipendenti in somministrazione in Italia sono stati poco meno di 940.000, di cui la stragran de maggioranza (circa 740.000) a tempo determinato.
• Circa il 57% dei contratti di somministrazione di lavoro attivati nel primo trimestre del 2024 hanno avuto una durata inferiore a 30 giorni.
• Un altro 22,50% dei contratti ha una durata di un solo giorno.

Come si può vedere dai dati, dunque, nella vasta maggioranza dei casi il contratto di somministrazione prevede una durata determinata, e all'interno di questa categoria tale durata è molto breve, inferiore ai 30 giorni. In più di un quinto dei casi, il lavoratore somministrato ha un contratto di un solo giorno.

Non stupisce dunque che la rapidità e l'agilità nella gestione delle pratiche burocratiche siano una delle caratteristiche fondamentali che qualunque Agenzia di somministrazione deve possedere per potersi garantire l'efficienza necessaria per accontentare le richieste dei clienti. Ed è per questo che le Agenzie di somministrazione sono state tra le prime tipologie di azienda ad adottare in massa la firma elettronica per i contratti di lavoro.

Le tipologie di documenti impiegati dalle Agenzie di somministrazione che possono essere siglati con firma elettronica sono in realtà molte:

• i già citati contratti di lavoro, che siano a tempo determinato o indeterminato
• i rinnovi di contratti a tempo determinato
• le lettere di assunzione
• i documenti relativi alla privacy
• NDA (non-disclosure agreement)
• i documenti assicurativi.

I vantaggi dell'utilizzo della firma elettronica nel contesto del lavoro interinale sono molteplici:

• Lavoratori e Agenzia possono siglare contratti e altri documenti in qualunque momento, a prescindere da dove si trovino, senza che il lavoratore debba recarsi alla sede dell'Agenzia. Questo rappresenta un innegabile vantaggio sia per il lavoratore stesso, non più costretto a perdere tempo per raggiungere l'ufficio e firmare, che per l'Agenzia, che non deve più giostrarsi tra appuntamenti ed esigenze diverse.
• Maggiore efficienza, dal momento che il contratto sarà già pronto e firmato al momento dell'inizio dell'attività lavorativa, senza ritardi.
• Sicurezza e conformità, grazie all'utilizzo di modalità di firma elettronica in linea con i requisiti di legge (di cui parleremo a breve) offerti da prestatore di servizi fiduciari qualificati in linea con le normative e capaci di offrire protezione contro gli attacchi del cybercrimine e data breach.
• Risparmio economico, grazie al minor utilizzo di carta.
• Più sostenibilità, dal momento che i documenti sono digitalizzati.
• Maggiore ricorso allo smart working sia per i lavoratori dell'Agenzia stessa, che possono svolgere gran parte delle loro mansioni da casa, sia per quelli in somministrazione. Questo consente di attrarre e trattenere talenti, dato che sempre di più i lavoratori apprezzano la possibilità di lavorare da remoto.

La validità legale della firma elettronica per i contratti di lavoro interinale come per ogni altra esigenza affonda le sue radici in due provvedimenti normativi fondamentali:

• Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), il quale stabilisce che la firma elettronica avanzata e la firma elettronica qualificata hanno validità pari alla firma autografa.
• La normativa europea eIDAS (successivamente integrata con l'eIDAS 2.0), che delimita un quadro comune europeo per la firma elettronica, rendendo quindi le firme effettuate nelle modalità stabilite dalla legge valide in tutta Europa. L'eIDAS, inoltre, stabilisce che gli unici autorizzati a offrire il servizio di firma elettronica (così come altri servizi di identità digitale) sono i cosiddetti prestatori di servizi fiduciari qualificati, ovvero aziende o enti che hanno determinati requisiti tecnici per garantire la veridicità delle firme, l'identificazione tra firmatario e firma, la marcatura temporale della firma e l'integrità del documento firmato.

Com'è facile intuire da quanto accennato poco sopra, per la firma di documenti legati al mondo delle risorse umane, come i contratti di somministrazione di lavoro (che siano a tempo determinato o indeterminato), occorrerà optare o per la firma elettronica avanzata o per quella qualificata.

Si tratta di due tipologie di firme dalle caratteristiche diverse, ma entrambe in grado di garantire un'identificazione forte del firmatario, che lo lega univocamente alla firma e lega quest'ultima al documento firmato, permettendo inoltre di verificare che il documento non sia stato modificato successivamente.

La firma elettronica avanzata (nota anche con l'acronimo FEA) è la tipologia di firma elettronica più diffusa nell'ambito delle risorse umane poiché unisce praticità e sicurezza. Può essere effettuata o in modalità completamente digitale o come firma grafometrica (vale a dire una firma autografa che viene digitalizzata tramite uno speciale dispositivo e che va dunque effettuata in presenza). In entrambi i casi, per poter apporre la firma è necessaria una verifica dell'identità del firmatario tramite documento d'identità.

La firma elettronica qualificata (FEQ) offre ancora maggiore sicurezza, dal momento che il meccanismo di firma, una doppia chiave crittografata, è nelle mani del firmatario, il quale possiede la smart card o il token necessari per apporre la firma. Tuttavia, ha alcune complicazioni che la rendono una seconda scelta quando si tratta di documenti come i contratti di lavoro. È invece una scelta obbligata in molte procedure che coinvolgono la Pubblica Amministrazione.

Se sei un'Agenzia di somministrazione, ecco come potresti procedere per implementare la firma elettronica nei tuoi processi:

• Comprendi le tue esigenze. Quale tipologia di firma ti occorre? Preferisci una soluzione che sia SaaS (ovvero disponibile tramite browser, senza particolari procedure di installazione) o desideri integrarla nei tuoi sistemi informatici tramite API? Ti occorrono funzionalità come i moduli per i documenti più frequenti, il monitoraggio delle firme, i solleciti automatici?
• Scegli un prestatore di servizi fiduciari qualificati che offra un software di firma elettronica adatto alle tue esigenze.
• Attiva un abbonamento con il prestatore che hai selezionato ed effettua il setup della soluzione. Se hai scelto una modalità SaaS, il setup è quasi immediato, mentre richiede almeno qualche giorno in caso di API.
• Forma i tuoi dipendenti affinché imparino a conoscere la nuova soluzione e non mettano in atto delle resistenze alla sua adozione.
• Comincia a usare la firma elettronica nelle tue procedure di firma!

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