Indice
Le risorse umane hanno iniziato la loro transizione digitale diversi anni fa grazie a un quadro tecnologico e legislativo favorevole. Ormai molte aziende dispongono di un software HRIS per la gestione dei loro team o di un ATS che consente loro di organizzare meglio le assunzioni in un mercato del lavoro sempre più complesso. La firma elettronica del contratto di lavoro tra dipendente e datore di lavoro completa questa gamma di strumenti e consente di finalizzare il processo di dematerializzazione, semplificando al tempo stesso la vita dei dipartimenti HR e dei reclutatori.
È finalmente giunto il momento di dire addio alla carta per sempre!
Un’evoluzione dei metodi di lavoro
Il mercato del lavoro si sta diversificando e le opzioni disponibili per i reclutatori e le risorse umane in generale si stanno ampliando. Il contratto di lavoro si presenta sotto diverse forme: a tempo determinato, indeterminato, temporaneo, freelance e apre maggiori possibilità ai datori di lavoro e ai loro team.
Allo stesso tempo, le esigenze dei futuri dipendenti stanno cambiando e possono essere facilmente associate a quelle dei datori di lavoro. Lo sviluppo esponenziale del telelavoro nel settore terziario ne è un chiaro esempio e richiede necessariamente un'evoluzione del contratto di lavoro.
Queste evoluzioni del mercato del lavoro hanno spinto le risorse umane a modificare la loro organizzazione e hanno permesso lo sviluppo di nuovi strumenti in grado di soddisfare meglio le loro nuove esigenze.
Le risorse umane: un settore in piena trasformazione tecnologica
Una grandissima maggioranza delle aziende è oggi dotata di software HRIS, principalmente per la gestione delle retribuzioni, la gestione amministrativa e la gestione del tempo e delle attività (Time & Planning Management). Anche la gestione della formazione e della performance iniziano a integrare in modo naturale questi nuovi strumenti, consentendo l’allontanamento gradualmente dal formato cartaceo
La Direzione Generale per l’Attività Ispettiva del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con interpello n. 13 del 30 maggio 2012, ha inoltre consentito di sviluppare ulteriormente l'utilizzo delle buste paga elettroniche da parte delle aziende, aprendo la strada a una sempre maggiore dematerializzazione dei documenti HR.
Il reclutamento, dal canto suo, non deve rimanere indietro. Lo sviluppo di nuove piattaforme di ricerca di lavoro e la moltiplicazione dell'offerta ATS in Saas permette ai reclutatori di organizzare meglio la ricerca di nuovi profili o, addirittura, di automatizzare in anticipo l'organizzazione dei profili.
Nonostante i processi di dematerializzazione delle risorse umane end-to-end e la mancanza di una soluzione alternativa, la carta è rimasta a lungo la norma per tutti i rapporti contrattuali tra datore di lavoro e dipendente. L'introduzione della firma elettronica consente di estendere la dematerializzazione a tutte le attività delle risorse umane, garantendo al contempo una maggiore sicurezza e riservatezza negli scambi.
Posso firmare online il contratto di lavoro?
Assolutamente sì!
Il contratto di lavoro può essere redatto e conservato in forma elettronica. La firma di tale contratto può essere effettuata mediante un processo di firma elettronica o firma digitale. La carta non ha quindi più motivo di rimanere la norma per i contratti.
La firma elettronica è regolata a livello europeo dal regolamento eIDAS, n. 910/2014 del 23 luglio 2014. Questo regolamento, trasposto nella legge italiana nel Codice dell’Amministrazione Digitale attraverso il Decreto Legislativo n. 179 (CAS 3.0) del 26 agosto 2016, consente, a determinate condizioni, di effettuare la firma elettronica del contratto di lavoro.
Affinché un processo di firma elettronica sia riconosciuto, deve essere conforme a determinate regole, ovvero:
- rispettare l’integrità del documento
- includere un sistema di identificazione del firmatario
- apporre un certificato elettronico sul documento
Le autorità di certificazione e i terzi di fiducia, riconosciuti a livello europeo e di cui Yousign è membro, sono in grado di offrirti soluzioni di firma elettronica con un reale valore legale per le tue firme elettroniche del contratto di lavoro.
Prova la firma elettronica di Yousign per far firmare i contratti da remoto
La firma elettronica del contratto di lavoro: quali applicazioni?
La firma elettronica del contratto di lavoro si applica a tutte le forme di contratto di lavoro presenti sul mercato delle assunzioni:
- contratto a tempo determinato
- contratto a tempo indeterminato
- contratto di missione freelance
- contratto temporaneo
La firma elettronica risponde alle esigenze specifiche dei vari mestieri presenti nelle risorse umane. Firmare in anticipo un contratto a tempo determinato o indeterminato e tutti i relativi documenti (assicurazione sanitaria, clausola di riservatezza, ecc.) consentirà di preparare meglio l'arrivo del dipendente in azienda e ne faciliterà l'assunzione. La prima giornata non sarà dedicata alla gestione amministrativa, ma alla scoperta dell'azienda e delle missioni assegnate al neoassunto.
Poiché la firma elettronica del contratto di lavoro può essere eseguita a distanza, è una soluzione valida anche per i dipendenti del telelavoro o per le aziende con uffici geograficamente distanti tra loro. Infine, i workflow di convalida, come quelli che puoi trovare nell’applicazione Yousign, ti permettono di impostare un processo di revisione e di convalida dei contratti di lavoro prima di inviarli ai firmatari.
Le agenzie di lavoro interinale saranno in grado di sfruttare l'immediatezza del processo di firma elettronica e quindi di essere più reattive nel trovare e reclutare lavoratori temporanei per i loro clienti. Un pannello di controllo per il tracciamento delle firme fornirà anche una visione globale di tutti i contratti in attesa di convalida e di firma.
Allo stesso modo, per esigenze una tantum o a più lungo termine, la firma elettronica consentirà di assumere freelance molto più rapidamente, nel rispetto della forma e del valore legale dei tradizionali contratti di incarico.
Naturalmente, l'uso delle firme online non si ferma alla firma del contratto di lavoro. La firma elettronica può essere applicata a tutti i documenti gestiti dalle risorse umane. Ti permette di assicurare gli scambi con i tuoi team e di organizzare meglio la gestione del personale.
È altresì possibile utilizzare la firma elettronica per le clausole di riservatezza, le buste paga, le richieste di ferie e la loro convalida...
Automatizzare i processi HR
La firma elettronica, spesso disponibile come applicazione, può anche essere facilmente integrata nei tuoi strumenti esistenti (HRIS, ATS...) tramite un'API. È così possibile gestire tutti i processi delle risorse umane da un unico software e automatizzare tutte o parte delle tue attività in base alle tue esigenze: workflow di convalida dei documenti, promemoria automatizzati per la firma elettronica, follow-up della formazione dei dipendenti, gestione delle ferie...
Per ogni firma, tutti i firmatari riceveranno una copia del documento in formato digitale e l'accesso a una traccia di controllo della firma.
Se la tua piattaforma è collegata a un sistema di archiviazione elettronica, sarai in grado di archiviare tutti i tuoi documenti HR in modo sicuro.
Yousign archivia elettronicamente i file di prova per un minimo 10 anni rinnovabili presso Arkhinéo, un archiviatore di terze parti, certificato a livello europeo.
__
La firma elettronica del contratto di lavoro non solo ti permetterà quindi di dematerializzare tutti i tuoi processi HR, ma semplificherà notevolmente la gestione delle risorse umane, rendendo al contempo più sicuri i tuoi processi contrattuali. È estremamente semplice da usare e ha un ampio campo di applicazione. È quindi giunto il momento di fare il grande passo e portare un nuovo tocco di modernità alla tua azienda.
---
Questo documento è fornito esclusivamente a scopo informativo. Non ne garantiamo la completezza, né che sia aggiornato rispetto alle normative vigenti. Questo documento non è fornito in sostituzione di una consulenza legale.
Fonti:
https://www.focusrh.com/logiciels-rh/erpsirh/sirh-et-developpement-rh-quels-sont-les-usages-30010.html
