Firma elettronica dei documenti

Dematerializzazione delle HR: la firma elettronica del contratto di lavoro

Firma elettronica del contratto di lavoro
Matthieu Duault

Matthieu Duault

Content Manager @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Le risorse umane hanno iniziato la loro transizione digitale diversi anni fa grazie a un quadro tecnologico e legislativo favorevole. Ormai molte aziende dispongono di un software HRIS per la gestione dei loro team o di un ATS che consente loro di organizzare meglio le assunzioni in un mercato del lavoro sempre più complesso. La firma elettronica del contratto di lavoro tra dipendente e datore di lavoro completa questa gamma di strumenti e consente di finalizzare il processo di dematerializzazione, semplificando al tempo stesso la vita dei dipartimenti HR e dei reclutatori.

È finalmente giunto il momento di dire addio alla carta per sempre!

Un’evoluzione dei metodi di lavoro

Il mercato del lavoro si sta diversificando e le opzioni disponibili per i reclutatori e le risorse umane in generale si stanno ampliando. Il contratto di lavoro si presenta sotto diverse forme: a tempo determinato, indeterminato, temporaneo, freelance e apre maggiori possibilità ai datori di lavoro e ai loro team.

Allo stesso tempo, le esigenze dei futuri dipendenti stanno cambiando e possono essere facilmente associate a quelle dei datori di lavoro. Lo sviluppo esponenziale del telelavoro nel settore terziario ne è un chiaro esempio e richiede necessariamente un'evoluzione del contratto di lavoro.

Queste evoluzioni del mercato del lavoro hanno spinto le risorse umane a modificare la loro organizzazione e hanno permesso lo sviluppo di nuovi strumenti in grado di soddisfare meglio le loro nuove esigenze.

Le risorse umane: un settore in piena trasformazione tecnologica

Una grandissima maggioranza delle aziende è oggi dotata di software HRIS, principalmente per la gestione delle retribuzioni, la gestione amministrativa e la gestione del tempo e delle attività (Time & Planning Management). Anche la gestione della formazione e della performance iniziano a integrare in modo naturale questi nuovi strumenti, consentendo l’allontanamento gradualmente dal formato cartaceo

La Direzione Generale per l’Attività Ispettiva del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con interpello n. 13 del 30 maggio 2012, ha inoltre consentito di sviluppare ulteriormente l'utilizzo delle buste paga elettroniche da parte delle aziende, aprendo la strada a una sempre maggiore dematerializzazione dei documenti HR.

Il reclutamento, dal canto suo, non deve rimanere indietro. Lo sviluppo di nuove piattaforme di ricerca di lavoro e la moltiplicazione dell'offerta ATS in Saas permette ai reclutatori di organizzare meglio la ricerca di nuovi profili o, addirittura, di automatizzare in anticipo l'organizzazione dei profili.

Nonostante i processi di dematerializzazione delle risorse umane end-to-end e la mancanza di una soluzione alternativa, la carta è rimasta a lungo la norma per tutti i rapporti contrattuali tra datore di lavoro e dipendente. L'introduzione della firma elettronica consente di estendere la dematerializzazione a tutte le attività delle risorse umane, garantendo al contempo una maggiore sicurezza e riservatezza negli scambi.

Posso firmare online il contratto di lavoro?

Assolutamente sì!

Il contratto di lavoro può essere redatto e conservato in forma elettronica. La firma di tale contratto può essere effettuata mediante un processo di firma digitale. La carta non ha quindi più motivo di rimanere la norma per i contratti.

La firma elettronica è regolata a livello europeo dal regolamento eIDAS, n. 910/2014 del 23 luglio 2014. Questo regolamento, trasposto nella legge italiana nel Codice dell’Amministrazione Digitale attraverso il Decreto Legislativo n. 179 (CAS 3.0) del 26 agosto 2016, consente, a determinate condizioni, di effettuare la firma elettronica del contratto di lavoro.

Affinché un processo di firma elettronica sia riconosciuto, deve essere conforme a determinate regole, ovvero:

  • rispettare l’integrità del documento
  • includere un sistema di identificazione del firmatario
  • apporre un certificato elettronico sul documento

Le autorità di certificazione e i terzi di fiducia, riconosciuti a livello europeo e di cui Yousign è membro, sono in grado di offrirti soluzioni di firma elettronica con un reale valore legale per le tue firme elettroniche del contratto di lavoro.

La firma elettronica del contratto di lavoro: quali applicazioni?

La firma elettronica del contratto di lavoro si applica a tutte le forme di contratto di lavoro presenti sul mercato delle assunzioni:

  • contratto a tempo determinato
  • contratto a tempo indeterminato
  • contratto di missione freelance
  • contratto temporaneo

La firma elettronica risponde alle esigenze specifiche dei vari mestieri presenti nelle risorse umane. Firmare in anticipo un contratto a tempo determinato o indeterminato e tutti i relativi documenti (assicurazione sanitaria, clausola di riservatezza, ecc.) consentirà di preparare meglio l'arrivo del dipendente in azienda e ne faciliterà l'assunzione. La prima giornata non sarà dedicata alla gestione amministrativa, ma alla scoperta dell'azienda e delle missioni assegnate al neoassunto.

Poiché la firma elettronica del contratto di lavoro può essere eseguita a distanza, è una soluzione valida anche per i dipendenti del telelavoro o per le aziende con uffici geograficamente distanti tra loro. Infine, i workflow di convalida, come quelli che puoi trovare nell’applicazione Yousign, ti permettono di impostare un processo di revisione e di convalida dei contratti di lavoro prima di inviarli ai firmatari.

Le agenzie di lavoro interinale saranno in grado di sfruttare l'immediatezza del processo di firma elettronica e quindi di essere più reattive nel trovare e reclutare lavoratori temporanei per i loro clienti. Un pannello di controllo per il tracciamento delle firme fornirà anche una visione globale di tutti i contratti in attesa di convalida e di firma.

Allo stesso modo, per esigenze una tantum o a più lungo termine, la firma elettronica consentirà di assumere freelance molto più rapidamente, nel rispetto della forma e del valore legale dei tradizionali contratti di incarico.

Naturalmente, l'uso delle firme online non si ferma alla firma del contratto di lavoro. La firma elettronica può essere applicata a tutti i documenti gestiti dalle risorse umane. Ti permette di assicurare gli scambi con i tuoi team e di organizzare meglio la gestione del personale.

È altresì possibile utilizzare la firma elettronica per le clausole di riservatezza, le buste paga, le richieste di ferie e la loro convalida...

Automatizzare i processi HR

La firma elettronica, spesso disponibile come applicazione, può anche essere facilmente integrata nei tuoi strumenti esistenti (HRIS, ATS...) tramite un'API. È così possibile gestire tutti i processi delle risorse umane da un unico software e automatizzare tutte o parte delle tue attività in base alle tue esigenze: workflow di convalida dei documenti, promemoria automatizzati per la firma elettronica, follow-up della formazione dei dipendenti, gestione delle ferie...

Per ogni firma, tutti i firmatari riceveranno una copia del documento in formato digitale e l'accesso a una traccia di controllo della firma.

Se la tua piattaforma è collegata a un sistema di archiviazione elettronica, sarai in grado di archiviare tutti i tuoi documenti HR in modo sicuro.

Yousign archivia elettronicamente i file di prova per un minimo 10 anni rinnovabili presso Arkhinéo, un archiviatore di terze parti, certificato a livello europeo.

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La firma elettronica del contratto di lavoro non solo ti permetterà quindi di dematerializzare tutti i tuoi processi HR, ma semplificherà notevolmente la gestione delle risorse umane, rendendo al contempo più sicuri i tuoi processi contrattuali. È estremamente semplice da usare e ha un ampio campo di applicazione. È quindi giunto il momento di fare il grande passo e portare un nuovo tocco di modernità alla tua azienda. 

Fonti:
https://www.focusrh.com/logiciels-rh/erpsirh/sirh-et-developpement-rh-quels-sont-les-usages-30010.html

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