Come gestire online i contratti di lavoro a tempo determinato

Con milioni di persone assunte a tempo determinato in Italia, e una platea sempre più ampia di lavoratori che svolgono le proprie mansioni da remoto, la firma a distanza del contratto di lavoro a tempo determinato riguarda sempre più aziende e casi d'uso.

In questo articolo vedremo come garantire pieno valore legale ai contratti a tempo determinato siglati con firma elettronica, quale tipologia di firma usare a questo scopo, come apporla in modo conforme alla legge e molto altro.

Per un'azienda, far firmare da remoto i contratti di lavoro – che siano a tempo determinato o indeterminato – offre moltissimi vantaggi.

Il primo è senza dubbio l'agilità. Dato che il nuovo dipendente può firmare il contratto ovunque si trovi e in qualunque momento, non è necessario fissare complicati appuntamenti in ufficio, prevedendo spostamenti magari lunghi e costosi.

Per la stessa ragione, si ottiene un importante risparmio di tempo. Il contratto può essere firmato pochi minuti dopo essere stato creato dall'ufficio risorse umane. Inoltre, tutte le necessarie pratiche burocratiche possono essere svolte prima dell'effettiva data di inizio del contratto, evitando che il primo giorno di lavoro del dipendente sia trascorso proprio nell'espletamento di tali pratiche. Questo vantaggio è ancora più evidente quando si parla di contratti a tempo determinato di durata ridotta, magari avviati in tutta fretta a causa di un improvviso incremento del lavoro e delle esigenze dell'azienda.

Un ulteriore, importante vantaggio è quello rappresentato dall'assoluta tracciabilità dell'operazione di firma. Utilizzando delle tipologie di firma elettronica sicure e adatte allo scopo (come spiegheremo meglio in seguito) è possibile ottenere un'identificazione certa e univoca tra la firma e il firmatario, e tra la firma e il documento firmato in un determinato momento e stato. Vale a dire che il contratto non può essere modificato in seguito. In questo modo si prevengono frodi e contestazioni.

Infine, non bisogna dimenticare che grazie alla digitalizzazione dei documenti è possibile ottenere un risparmio in termini di costi di realizzazione e di conservazione dei documenti stessi, che non richiedono più grandi archivi in cui essere riposti e conservati.

Ma veniamo ora ai casi d'uso più comuni:

• un'azienda che gestisce una serie di lavoratori che svolgono le loro mansioni da remoto, e che quindi non si recano mai, o quasi, in sede;
• un'impresa che ha una sede centrale e diversi uffici sparsi sul territorio, in cui i contratti sono gestiti esclusivamente dalle risorse umane della sede centrale;
• un'azienda in cui si avvicendano spesso lavoratori a tempo determinato a causa di grosse oscillazioni delle esigenze di produzione od offerta dei servizi, ad esempio perché a carattere stagionale;
• un'impresa che ha deciso di ridurre la sua impronta ambientale avviando un approccio “paperless”, cioè senza l'uso di carta.

Come abbiamo visto, dunque, sono molti sia i vantaggi che le possibili circostanze che possono condurre un'impresa a preferire la firma remota dei contratti di lavoro. Ma quali sono le modalità in cui tale firma deve svolgersi al fine di essere perfettamente valida a livello legale? E quali sono le normative che regolamentano questo tema tanto complesso?

Dunque, cosa dice la normativa a proposito di firma elettronica e della sua validità legale? Lo vediamo subito.

Le leggi che regolano la questione in Italia sono fondamentalmente due:

• La normativa europea eIDAS, che costituisce l'impalcatura di legge che rende possibile la validità legale delle firme apposte da remoto. Descrive le diverse tipologie di firma elettronica, così come anche gli enti o aziende autorizzati a emetterla, che sono i cosiddetti prestatori di servizi fiduciari qualificati. Non solo, ma stabilisce che le firme così apposte hanno validità legale in tutti i paesi dell'Unione Europea.
• Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), ovvero il D.Lgs. n. 82/2005, il quale afferma che un documento informatico firmato con firma digitale, firma elettronica avanzata o firma elettronica qualificata ha lo stesso valore legale previsto dall'articolo 2702 del Codice civile, vale a dire che è valido come una scrittura privata. In sostanza, la firma risulta valida proprio come se fosse apposta in presenza.

Le leggi europee e italiane dunque affermano che, a patto che la firma sia apposta tramite un prestatore di servizi fiduciari qualificato e sia di una tipologia che garantisce l'identificazione certa del firmatario, risulta valida nel nostro paese così come in un tutta l'UE.

Affrontiamo ora la questione delle tipologie di firma elettronica adatte per la firma di un contratto di lavoro, a tempo determinato o meno.

Come abbiamo accennato, affinché la firma elettronica su un contratto di lavoro sia valida questa deve:

• essere emessa tramite un prestatore di servizi fiduciari qualificati
• garantire un'identificazione certa tra il firmatario, la firma e il documento firmato
• garantire lo stato del documento in un determinato momento e la sua integrità successiva

Se tutto questo non può essere assicurato da una firma elettronica semplice, viene però raggiunto utilizzando una firma elettronica avanzata (FEA), una firma elettronica qualificata (FEQ) o una firma digitale (che è semplicemente una versione della FEQ).

Vale la pena ricordare le differenze tra FEA e FEQ/firma digitale:

• la FEA prevede l'identificazione del firmatario tramite documento d'identità contestualmente alla firma, e può svolgersi o in presenza su dispositivo elettronico (firma grafometrica) o da remoto con l'utilizzo di una one-time password, una password valida una volta sola inviata al dispositivo del firmatario. Si tratta di una tipologia di firma elettronica agile e sicura, con costi ridotti e adatta a documenti quali contratti di lavoro, documenti bancari e assicurativi, contratti di vendita, NDA, informative sulla privacy e via dicendo;
• la FEQ o firma digitale prevede, al momento dell'apposizione della firma, l'utilizzo di un dispositivo controllato dal firmatario (smart card o token). Questo la rende ancora più sicura ed è la ragione per cui si tratta di una tipologia di firma richiesta nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione o per documenti di grande importanza (come bilanci, appalti pubblici, ecc).

In parole povere, la FEA è la firma elettronica dall'utilizzo più pratico e, per questo, più frequente nell'ambito dei contratti di lavoro, dal momento che garantisce sicurezza, facilità d'impiego e costi ridotti.

Vediamo dunque come la tua azienda può iniziare a far firmare i contratti di lavoro a tempo determinato (o qualunque altro contratto di lavoro) a distanza:

• Scegli un prestatore di servizi fiduciari qualificati che offra la tipologia di firma elettronica di tua scelta. Per i contratti di lavoro, noi ti consigliamo la FEA.
• Impara a utilizzare l'applicazione del prestatore, o integra le funzionalità di firma elettronica nei tuoi sistemi informatici tramite API.
• Inserisci il documento da firmare nella soluzione.
• Invia una richiesta di firma al firmatario.
• Se hai scelto la FEA, al momento della firma il firmatario dovrà inviare una copia digitale del suo documento d'identità, che verrà immediatamente validata.
• Una volta firmato il documento, conservalo nei tuoi archivi digitali.

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