Le soluzioni di firma elettronica per le assicurazioni in Italia

Continuiamo il nostro viaggio all'interno dei diversi settori economici che possono fare ampio uso della firma elettronica, atterrando in un'industria particolarmente sensibile: quella assicurativa.

Strettamente normato e incaricato di maneggiare grandi quantità di documenti e dati personali spesso molto critici, il mondo della assicurazioni può trarre grandi vantaggi dall'utilizzo di strumenti di digitalizzazione come la firma elettronica. A patto, ovviamente, di agire in conformità con le normative.

La trasformazione digitale del settore assicurativo, come anche nel settore immobiliare e in quello delle risorse umane, per citarne solo due, è in corso da ormai diversi anni e ha provocato profondi cambiamenti in ambiti cruciali come le vendite, le relazioni con i clienti, la gestione dei documenti sensibili e molti altri.

Ma quali sono i vantaggi dell'utilizzo di una tecnologia come la firma elettronica per le compagnie assicurative, rispetto alle vecchie firme tradizionali? Ne abbiamo trovati ben sette:

• Maggiore agilità nelle relazioni con i clienti, grazie a procedure burocratiche che possono essere svolte da remoto.
• Maggiori vendite, poiché vengono rimossi ostacoli come la mancanza di uffici fisici nei luoghi di residenza dei clienti.
• Tempistiche di firma delle polizze e degli altri documenti ridotte.
• Alcuni strumenti, come la firma elettronica Yousign, permettono l'automatizzazione di alcuni compiti ripetitivi, come l'invio di solleciti di firma, e la creazione di template per i documenti più frequenti.
• Più sicurezza e protezione dalle frodi.
• Archiviazione digitale, con conseguente risparmio di spazio.
• Maggiore sostenibilità, grazie alla riduzione del consumo di cartaScopriamo invece quelli che sono i vantaggi per i clienti:
• Possibilità più ampie di scelta, poiché ci si può rivolgere a compagnie assicurative che non hanno una sede fisica nelle vicinanze.
• Meno tempo perso e meno spostamenti per le pratiche di firma.
• Più protezione dei dati personali grazie all'uso di soluzioni di firma conformi al GDPR.
• Firma semplice e intuitiva, in pochi clic.

Ora, veniamo a una questione un po' più tecnica ma non meno cruciale: quella delle tipologie di firma elettronica più adatte all'impiego nel settore delle assicurazioni.

La normativa europea eIDAS che ha gettato le basi per l'attuale mercato della firma elettronica ne distingue tre tipologie:

• firma elettronica semplice (FES) – tipologia molto diffusa ma priva di un'identificazione forte del firmatario, e quindi indicata solo per documenti non critici o sensibili;
• firma elettronica avanzata (FEA) – il tipo più usato per i documenti di una certa importanza, come contratti di lavoro e documenti legati ai settori bancario e assicurativo. Prevede un'identificazione univoca tra il firmatario e la firma, e tra questa e il documento firmato, con una verifica dell'identità tramite documento identificativo al momento della firma più, in genere, un codice OTP (one-time password);
• firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale – una tipologia che garantisce, tramite una smartcard o token, il controllo completo della procedura di firma da parte del firmatario. È la tipologia prescelta dalla Pubblica Amministrazione e il suo impiego è particolarmente diffuso solo in quell'ambito.

Come si sarà già intuito, le tipologie più utili per il settore assicurativo sono la firma elettronica avanzata, da utilizzare in tutte le relazioni con i clienti o con gli agenti e i dipendenti della compagnia, e la firma digitale o firma elettronica qualificata per tutti quei casi in cui la compagnia ha l'esigenza di interfacciarsi con la PA.

Che si tratti di un piano di risparmio per il futuro, di una polizza vita o di una polizza sulla casa, i clienti potranno firmare in piena legalità grazie a una firma elettronica avanzata. Allo stesso modo potranno essere gestite le firme di dipendenti, collaboratori e fornitori.

La validità legale della firma elettronica in Italia è sancita da due normative: la già citata eIDAS e il Codice per l'Amministrazione Digitale (CAD).

Detto questo, nel settore assicurativo una forte spinta nella direzione di un'impiego sempre più ampio della firma elettronica è venuta dalla normativa IVASS n° 97. Entrata in vigore il 31 Marzo del 2021, è stata varata dall'Istituto per la Vigilanza sulle Assicurazioni (IVASS), e stabilisce, in linea con il Regolamento UE n° 40/2018, che la firma elettronica avanzata è una metodologia di firma sicura e dal pieno valore legale.

I consigli che possiamo offrire alle compagnie assicurative che vogliono cominciare a impiegare la firma elettronica non sono diverse da quelli di qualunque altro settore che tratta abitualmente dati personali e sensibili dei clienti:

• Occorre scegliere una soluzione di firma elettronica adatta alle proprie esigenze in termini di tipologia di firma offerta, ma anche funzionalità e tipologia di software, che si tratti di un SaaS o di un'API da integrare nei propri sistemi.
• È fondamentale avvalersi di un prestatore di servizi fiduciari qualificato, l'unica tipologia di azienda/ente che è autorizzato dalla normativa a offrire servizi di firma elettronica. Solo rivolgendosi a tale categoria di fornitori è possibile accertarsi che la firma sia conforme dal punto di vista tecnico, e sicura nei confronti di attacchi hacker e data breach.
• La formazione del personale – che sia quello delle risorse umane o gli agenti in diretto contatto con i clienti – è fondamentale per assicurarsi una piena e consapevole adozione della firma elettronica.

Grazie alla nostra esperienza con aziende del settore assicurativo, noi di Yousign abbiamo realizzato una soluzione di firma elettronica in grado di sostenere le compagnie assicurative nel loro processo di digitalizzazione.

Conforme, semplice da usare e sicura grazie all'hosting in Francia, la nostra soluzione di firma è anche ricca di funzionalità che semplificheranno le operazioni quotidiane della tua azienda, come i template per i documenti più frequenti, i solleciti automatizzati, il monitoraggio delle firme e workflow personalizzati.

Yousign è disponibile sia in versione applicazione SaaS pronta all'uso che come API integrabile nei tuoi sistemi già in uso, per una massima fluidità di impiego.

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