Firma elettronica dei documenti

Firma Grafometrica vs. Firma Elettronica

Immagine Firma Grafometrica
Raffaella Torriero

Raffaella Torriero

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Nicolas Simon

In questo articolo illustreremo il concetto di firma grafometrica, i suoi pro ed i suoi contro e le caratteristiche che la differenziano dalla firma elettronica.
Siete pronti a scoprire le sue peculiarità? 🔎

SOMMARIO

Cos’ è la firma grafometrica
La firma grafometrica: come funziona 
La firma elettronica, una valida alternativa.
Ricapitolando

Cos’ è la firma grafometrica

Definizione

Partiamo dalle basi: che cos’è una Firma Grafometrica?

Possiamo definire come “firma grafometrica” un tipo di firma elettronica “realizzata con un gesto manuale del tutto analogo alla firma autografa su carta”. (fonte: Wikipedia)

Questo tipo di firma rileva i dati biometrici di un firmatario nel momento in cui lo stesso firma su un tablet legandoli in maniera indissolubile al documento elettronico firmato.

Ciò’ significa che la firma grafometrica ricorda moltissimo la firma autografa, ovvero il classico gesto di firmare dei documenti con carta e penna che conosciamo tutti molto bene e che da sempre è presente nella nostra quotidianità. La firma grafometrica pero’, si distingue dalla firma autografa sotto vari aspetti, vediamo insieme quali sono le sue peculiarità!

L’esecuzione di una firma grafometrica permette di raccogliere dati unici e personali collegati alla persona che firma un documento grazie all'utilizzo di dispositivi specifici - come tablet o tavolette grafometriche - che permettono di acquisire dinamicamente il movimento di una penna.

Il pennino o lo stilo che il firmatario utilizzerà, è uno degli strumenti appositi azionato dalla pressione sulla superficie sensibile dei tablet dalla mano della persona che sta firmando un documento. Nel momento della firma quindi dei dati biometrici specifici al firmatario di un documento verranno registrati e permetteranno un’identificazione univoca del firmatario in caso di necessità e controversia.
I tipi di dati che possono essere raccolti e conservati sono, per esempio: la rapidità ed il ritmo di scrittura, la pressione che la persona effettua sullo stilo o la posizione dello stesso durante la scrittura.

La firma grafometrica ed il GDPR (FEA)

La firma grafometrica quindi, viene definita all’interno del GDPR - Garante per la Protezione dei Dati Personali - come una firma elettronica avanzata (FEA) in quanto è una modalità di firma elettronica realizzata con un gesto manuale del tutto analogo alla firma autografa su carta.

I dati così raccolti da questo tipo di firma, definiti come dati biometrici, vengono quindi processati e allegati al documento informatico (di solito in formato .pdf) in modo da garantire:

  • l'identificazione e la connessione univoca al firmatario,
  • la connessione univoca della firma al documento sottoscritto,
  • la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.

Permettendo questo tipo di firma il riconoscimento di alcuni dati biometrici del firmatario di un documento, e quindi di fatto dei dati sensibili, la loro conservazione è soggetta a delle specificità.

Come specificato nel Provvedimento generale prescrittivo in tema di biometria - 12 novembre 2014, “alcuni dati particolari possono essere trattati specificatamente da ogni singolo stato membro, ed il Garante per la protezione dei dati personali italiano proprio in tema di biometria ha rilasciato un provvedimento generale di tipo prescrittivo”. (fonte: italiaue.it)

Questo provvedimento garantisce quindi l’esonero ai responsabili del trattamento dei dati raccolti con la firma grafometrica se:

  • I dati in questione sono crittografati,
  • I dati  hanno un certificato di firma emesso da un prestatore di servizi accreditato seocondo il regolamento eIDAS,
  • Il titolare dei dati, cioè chi li raccoglie e li conserva, non salva i dati biometrici all’interno dello stesso hardware usato per la firma (il tablet), ma in un server differente.

Infatti il provvedimento specifica che “i dati biometrici e grafometrici non sono conservati, neanche per periodi limitati, sui dispositivi hardware utilizzati per la raccolta, venendo memorizzati all´interno dei documenti informatici sottoscritti in forma cifrata tramite sistemi di crittografia a chiave pubblica con dimensione della chiave adeguata alla dimensione e al ciclo di vita dei dati e certificato digitale emesso da un certificatore accreditato ai sensi dell´art. 29 del Codice dell´amministrazione digitale.”

A chi serve la firma grafometica?

Tutti possono utilizzare la firma grafometrica per firmare i loro documenti in diversi ambiti, sia giuridici e professionali sia nella vita di tutti i giorni.


La vera domanda da porsi però’ è: mi è veramente necessaria?
Come vedremo più avanti infatti, la firma grafometrica richiede costi notevoli ed ingenti per le aziende che desiderano utilizzarla e deve rispettare degli standard legali e tecnologici specifici.
In principio, la firma grafometrica è stata utilizzata spesso per firmare digitalmente tutti quei documenti che richiedevano l’equivalente di una firma autografa, eliminando così’ l’uso della carta e penna.

Ad oggi quindi il “valore di scrittura privata riconosciuta è stato attribuito anche al documento informatico sottoscritto con firma elettronica nel rispetto delle regole tecniche che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento” e di conseguenza la firma elettronica può’ essere considerata una valida alternativa. La firma elettronica infatti porta con sé tanti benefici in termini di produttività e risparmio ed è legalmente vincolante perché si inserisce nel quadro del Regolamento europeo eIDAS ed è la soluzione migliore per firmare dei documenti velocemente, in tutta sicurezza.

La firma grafometrica: come funziona

I tablet per la firma grafometrica

La firma grafometrica può’ quindi essere chiamata anche “firma biometrica” perché, come visto nel precedente paragrafo, è il risultato dell’unione tra calligrafia e tecnologia

L’utilizzo di un supporto digitale specifico è quindi necessario per far si che questo tipo di firma possa essere messo in atto.
I supporti più comuni per la firma grafometrica sono tablet, tavolette con penna elettronica, smartphone, pennino grafometrico. Ci si può’ servire anche di dispositivi che possiedono uno strato hardware nello schermo di tablet o PC in grado di leggere lo spostamento della penna. Ma perché è così importante che vengano utilizzati dei dispositivi appositi per l'utilizzo della firma grafometrica? 

Questo perché, per rendere una firma di questo tipo autentica e legalmente riconosciuta, è necessario identificare il firmatario, assicurarsi della connessione univoca tra firma apposta e firmatario e garantire che il documento non sia stato modificato dopo l’apposizione della firma grafometrica.

Vantaggi della firma grafometrica e rischi

Abbiamo visto in questo articolo il funzionamento della firma grafometrica e come utilizzarla sia un'esperienza immediata e semplice.

Come la firma elettronica infatti, la firma grafometrica su dei documenti in formato .pdf ha il vantaggio di essere paperless e nettamente più pratica rispetto alla firma autografa della quale abbiamo parlato in dettaglio nel nostro articolo dedicato (link articolo firma autografa). Il suo utilizzo infatti, non solo favorisce la digitalizzazione aziendale e la dematerializzazione dei documenti, consentendo alle aziende di avere un impatto ambientale positivo e di risparmiare carta, ma evita alle stesse di incorrere in inutili sprechi.

La firma grafometrica può quindi essere utilizzata da diversi tipi di aziende come ad esempio banche, compagnie assicurative, istituti finanziari e agenzie immobiliari perchè la sua validità è sancita dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

L’utilizzo della firma grafometrica però può’ presentare degli inconvenienti da un punto di vista pratico: l’obsolescenza programmata di alcuni tipi di tablet e dispositivi può’ quindi minare alla precisione con cui vengono raccolti i dati biometrici che garantiscono la validità della firma.

Ti ricordiamo infatti che “i sistemi di apposizione e generazione di firma grafometrica sono integrati con tool di lettura grafologica per la decifrazione dei dati biometrici e la loro visualizzazione in chiaro” (fonte agendadigitale.ue) e che quindi  il loro continuo aggiornamento e miglioramento è essenziale per garantire una corrispondenza sempre più accurata in caso di litigio

I tablet e i supporti tecnologici hanno molto spesso dei costi ingenti per le aziende che investono in prodotti di questo tipo.

Il prezzo per un singolo tablet che supporta la firma grafometrica infatti, si aggira intorno ai 200 EURO e al tempo stesso il rischio che diventi obsoleto molto velocemente è concreto.

L'utilizzo di questo tipo di tablet inoltre, preclude il fatto che il firmatario sia presente fisicamente per una firma faccia a faccia, cosa non sempre possibile in maniera immediata e che comporta spesso ulteriori costi logistici (costo del biglietto del treno/aereo, etc.).

E’ quindi veramente un buon investimento per le aziende o esiste qualcosa di più pratico e meno costoso?

La firma elettronica, una valida alternativa

La firma elettronica Yousign è quindi un’alternativa molto valida alla firma grafometrica perchè non solo permette di contenere i costi ma al tempo stesso è anche ugualmente legalmente riconosciuta e certificata.

La firma elettronica è infatti sicura, certificata e legalmente vincolante, come specificato nel regolamento eiDAS - e dall’AgID - e ti permette di firmare dei documenti in maniera facile, veloce e senza disporre di hardware specifico.

Utilizzando la nostra webapp intuitiva e semplice infatti, potrai inviare dei documenti da firmare in pochi click senza dover utilizzare delle tavolette grafometriche specifiche o pennini appositi e senza doverti spostare per raggiungere i tuoi clienti in ufficio!

Yousign infatti ha creato una soluzione SaaS moderna e a costi contenuti che ti farà risparmiare tempo e denaro, veramente adatta a tutti.

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Ricapitolando

In questo articolo abbiamo visto che la firma grafometrica sia semplicemente una firma autografa che invece di essere fatta su carta è fatta su un dispositivo elettronico apposito. 

La firma grafometrica ci permette di identificare i dati biometrici di un firmatario per assicurarci che sia stato proprio lui a firmare un documento ma in alcuni casi, con la firma di documenti standard, può’ rivelarsi costosa, eccessiva ed obsoleta.

Visto che esistono soluzioni semplici che permettono di far firmare dei documenti senza l'uso di tablet o pennini specifici pensiamo che sia bene valutare la necessità o meno di adottare tale soluzione. 

L’alternative che ti offriamo è la nostra soluzione di firma elettronica che è:

  • Una firma elettronica sicura, certificata e legalmente vincolante,
  • Una webapp intuitiva e semplice, che ti permetterà di inviare dei documenti in modo facile e veloce,
  • La possibilità di firmare comodamente dei documenti da uno smartphone e di avere un maggiore sicurezza attraverso l’identificazione con codice OTP,
  • Un processo di firma di documenti fluido e personalizzabile che permette di far firmare più velocemente i tuoi documenti (oltre il 70% dei documenti è firmato in un’ora!)

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