Gestione degli ordini ai fornitori: sfide, consigli, innovazioni

Un processo di gestione degli ordini che sia efficiente ed efficace è un tassello indispensabile del corretto funzionamento di un'impresa, dal momento che garantisce:

• Di rispettare le consegne richieste dai clienti
• Di evitare sprechi - con materie prime che rimangono a languire inutilizzate in magazzino, magari arrivando a scadenza - o, al contrario, penurie
• Di pianificare la produzione
• Di assorbire i picchi di richiesta in modo ottimale
• Di ottimizzare l'impiego delle risorse
• Di conquistare una reputazione di affidabilità sia tra i clienti che tra i fornitori stessi

Come sa bene qualunque imprenditore, una catena di fornitura che funziona è la linfa di ogni azienda e il suo motore per assicurare una produzione in linea con le richieste del mercato. Ma non mancano le sfide.

Andiamo ora a scoprire quali sono le maggiori difficoltà che le aziende possono incontrare nella gestione della catena di fornitura:

Gli errori nella compilazione degli ordini (quantità sbagliate, date di consegna errate, tipologia di prodotto non corretta) possono causare interruzioni produttive e costi elevati. Un sistema di gestione automatizzato riduce questi rischi fino al 70%.

Da errori che riguardano la quantità dei prodotti da ordinare, a quelli nelle date di consegna, o nella tipologia di prodotto, possono costare molto caro all'azienda in termini di ritardi e interruzioni della produzione.

La gestione documentale rappresenta una sfida significativa: i documenti che riguardano i fornitori (ordini, bolle di consegna, fatture e via dicendo) rappresentano una grossa fetta della documentazione gestita da un'azienda. L'elaborazione degli ordini richiede la gestione di molteplici documenti che devono essere tracciati, approvati e archiviati in modo sicuro.

Il processo di elaborazione e validazione di un ordine a un fornitore, se non ottimizzato, può essere lungo e farraginoso, andando a impattare sull'efficienza della produzione. L'evasione degli ordini lenta si traduce direttamente in ritardi nella produzione e insoddisfazione del cliente.

Con i regolamenti di conformità che sono spesso aggiornati con nuove normative europee e nazionali, assicurarsi che i beni ricevuti in fornitura, così come il loro trasporto e stoccaggio, siano in linea con la legge, può essere molto complesso.

Quando la gestione degli ordini ai fornitori avviene in modo poco efficiente, può essere complesso estrarre dati utili per il progresso dell'azienda, o anche solo per monitorare l'inventario del magazzino e gestire correttamente scorte e rifornimenti.

Oggi il mercato chiede grande agilità, con picchi di produzione/vendita spesso fortemente stagionalizzati e tempi consegna che devono essere rapidi.

L'approccio just-in-time richiede una sincronizzazione perfetta con i fornitori. Senza visibilità in tempo reale sul processo gestione e sulle scorte, il rischio di rotture di stock aumenta drasticamente.

Per una migliore allocazione delle risorse ed evitare sprechi, sempre più aziende optano per un approccio just-in-time. Vale a dire che la disponibilità in azienda dei prodotti è strettamente legata alla domanda. Spesso, un bene viene prodotto solo al momento dell'ordine da parte del cliente finale, e non prima (come avviene ormai da tempo nell'automotive), quando si tenevano i prodotti in negozio o comunque in magazzino, pronti per la spedizione. In questo modo si ottimizzano il budget e i tempi, producendo solo ciò che serve nel momento in cui serve.

Secondo quanto riportato nel GEODIS Supply Chain Worldwide Survey 2017, solo il 6% delle aziende ha ottenuto la piena visibilità sulla sua catena di fornitura, nonostante questa rappresenti una priorità per tutte. La scarsa visibilità produce punti ciechi che rendono impossibile una corretta previsione, aumentando le incognite.

Dazi, tensioni geopolitiche, cambiamenti nelle rotte di navigazione commerciali, incremento della richiesta delle materie prime da parte di paesi emergenti sono solo alcuni dei fattori che possono influire pesantemente sulle catene di fornitura e che negli ultimi anni hanno spesso causato ritardi, penurie o repentine impennate dei prezzi.

Sono diverse le innovazioni tecnologiche che stanno trasformando la gestione degli ordini di fornitura in un'ottica di maggiore efficienza e di migliore gestione dei rischi. Tra le più importanti ci sono:

L'EDI - nato ormai nei lontani anni '70 - è lo scambio elettronico di dati (electronic data interchange) impiegato dalla maggioranza delle aziende che lavorano in supply chain, ma è ancora una relativa novità per le PMI, le aziende artigiane e le microimprese. Consente lo scambio elettronico di documenti tra aziende, eliminando i lenti e poco sicuri documenti cartacei. Diventa così possibile far passare istantaneamente da un'impresa all'altra preventivi, ordini, contratti, fatture, bolle di consegna e così via, rendendo le relazioni più rapide, sicure ed efficienti. Le piattaforme EDI permettono di ridurre i tempi di elaborazione dei documenti in media dell'80%.

L'IA consente di effettuare previsioni accurate della domanda, consentendo una migliore pianificazione degli ordini. Inoltre, può aiutare nella gestione della documentazione, consentendo di automatizzare i processi e di individuare gli errori. Secondo ricerche McKinsey, l'intelligenza artificiale può ridurre gli errori di previsione fino al 50% e diminuire le esigenze di inventario fino al 30%.

Grandi aziende come Walmart e IBM utilizzano già la blockchain per garantire tracciabilità totale nella supply chain, riducendo drasticamente frodi, contraffazioni e tempi di verifica.

Sempre più grandi aziende hanno iniziato a sfruttare questa tecnologia per garantire la trasparenza e la tracciabilità della catena di fornitura.

L'IoT rappresenta un'importante strumento per il tracciamento in tempo reale dei beni, consentendo una migliore gestione dell'inventario e una maggiore visibilità.

La possibilità di firmare documenti da remoto in tutta sicurezza e con piena validità legale rappresenta un'innovazione di grande impatto per rendere più fluide e rapide le relazioni con i fornitori. La firma elettronica permette di attivare contratti, siglare ordini, preventivi e bolle di consegna in modo facile, conforme e protetto, accelerando significativamente l'evasione e l'elaborazione degli ordini.

Per fortuna, esiste una moltitudine di strumenti digitali che, basandosi sulle tecnologie che abbiamo elencato poco sopra, possono aiutare le imprese a gestire al meglio gli ordini verso i loro fornitori. La maggior parte rientrano nella grande famiglia dei software per la gestione della supply chain (supply chain management software o SCMS), ma altri sono incentrati sulla gestione documentale e su altri aspetti dei processi di fornitura. Ecco i principali:

Un sistema ERP (enterprise resource planning) è un software gestionale centralizzato che integra funzioni di supply chain con processi di altro tipo, ad esempio dell'ambito delle risorse umane o delle vendite. Offre una panoramica di tutti i diversi ambiti aziendali, consentendo di avere sotto gli occhi informazioni utili per l'elaborazione di strategie, ma anche per la gestione quotidiana dell'attività.

Gli order management system (OMS) centralizzano la gestione degli ordini e stabiliscono dei processi standard che riducono gli errori e massimizzano l'efficienza. Questi sistemi sono specificamente progettati per ottimizzare l'intero ciclo di vita dell'ordine ai fornitori.

Anche noti come WMS (warehouse management systems), consentono di ottimizzare i processi del magazzino, gestendo al meglio sia gli spazi che la forza lavoro, migliorando significativamente l'efficienza operativa.

Anche questi sono spesso chiamati con un acronimo inglese, SRM (che sta per supplier relationship management) e sono incentrati proprio sulla gestione di ordini, conformità, contratti e tutto ciò che riguarda le forniture.

O DFS (demand forecasting software), utilizzano strumenti di IA per analizzare le informazioni dell'azienda e offrire un prezioso sguardo sul futuro della domanda di acquisto.

Integrabili con altri software, come i sistemi ERP, facilitano lo scambio di informazioni B2B grazie all'impiego di un comune standard.

Permettono di emettere, acquisire, conservare documenti digitali in modo conforme alle normative e protetto dagli attacchi informatici, rendendoli pienamente fruibili grazie a funzionalità di ricerca e analisi.

Anche queste facilmente integrabili all'interno di altri software, sono offerte da fornitori di servizi fiduciari in linea con la regolamentazione e servono ad emettere firme elettroniche, sigilli elettronici e/o marche temporali che assicurano la validità legale e l'integrità dei documenti.

Ultime ma non ultime, andiamo a scoprire alcune best practice che vi aiuteranno a gestire meglio le vostre relazioni di fornitura, il magazzino e la vostra supply chain in generale:

Automatizzando alcuni processi, come la redazione degli ordini, potete ridurre gli errori umani e garantire rapidità e standardizzazione nel processo gestione.

Sistemi software come quelli che abbiamo citato poco sopra sono enormemente più efficaci dei vecchi file Excel aggiornati a mano. Un sistema gestione ordini professionale trasforma radicalmente l'efficienza operativa.

Le vostre transazioni di fornitura offrono un'enormità di informazioni utili sul vostro business. Estraendole e analizzandole, magari con l'aiuto dell'intelligenza artificiale, potete ottimizzare i costi, scoprire tendenze ed effettuare previsioni sul futuro aziendale.

Tenete aperti dei canali di comunicazione con i vostri fornitori, che prevedano però dei processi standardizzati e sicuri per ordini e pagamenti. In questo modo potrete comunicare efficacemente, limitando il rischio che i messaggi si perdano o che qualche cybercriminale si finga un vostro fornitore richiedendovi dei pagamenti a suo beneficio, come purtroppo spesso accade.

Implementando sistemi come i punti automatici di riordino e la previsione della domanda potete mantenere il vostro magazzino fornito limitando però i tempi in cui i beni rimangono fermi inutilmente.

Nel panorama della trasformazione digitale della gestione degli ordini ai fornitori, la firma elettronica emerge come uno strumento fondamentale per accelerare i processi, ridurre gli errori e garantire la conformità normativa. Che si tratti di approvare ordini di acquisto, firmare contratti quadro con i fornitori o confermare bolle di consegna, la firma elettronica consente di eliminare i ritardi causati dalla gestione cartacea.

Adottando la soluzione di firma elettronica di Yousign (Youtrust) potete assicurarvi un processo di fornitura migliorato grazie a:

• Firme più veloci - il 75% dei documenti inviati tramite Yousign viene restituito firmato entro un'ora, accelerando drasticamente l'evasione degli ordini
• Validità legale in tutta l'UE - siamo un prestatore di servizi fiduciari qualificato conforme alla normativa eIDAS, che riconosce le firme elettroniche come legalmente valide in tutta l'Unione Europea
• Sicurezza dei dati - i vostri dati sono protetti grazie a policy di sicurezza all'avanguardia
• Archiviazione digitale per 10 anni - archiviamo i vostri documenti e i dati delle firme tramite un servizio di conservazione digitale certificato
• Funzionalità di automatizzazione - come reminder automatici, modelli per i documenti più frequenti e workflow personalizzati che ottimizzano il processo gestione ordini
• Massima intuitività d'uso per i vostri utenti - abbiamo pensato la nostra soluzione per tutte le tipologie di utenti, senza bisogno di particolari competenze tecniche né formazione
• Un'API facile da integrare nei vostri sistemi - in alternativa, offriamo anche una pratica soluzione SaaS

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