Smart working e firma elettronica: la soluzione per il lavoro a distanza

Esploso durante la pandemia e solo parzialmente ridottosi di dimensioni in seguito, lo smart working è ormai una realtà per milioni di lavoratori italiani sia nella pubblica amministrazione che nel settore privato. 

Il lavoro in modalità agile – altro termine con cui è noto il lavoro a distanza o smart working – è sempre più apprezzato dai lavoratori, che evidenziano minore stress, maggiore produttività e aumento del tempo libero. Ma presenta molti benefici anche per le aziende, come la riduzione dei costi energetici e di gestione degli spazi, e, fatto da non trascurare, anche per l'ambiente. 

Il lavoro a distanza non è però privo di sfide specifiche. Una di queste è: come far firmare dei documenti in tempi rapidi, quando la forza lavoro è impiegata da remoto e quindi, spesso, sparpagliata anche molto lontano dalla sede dell'azienda? La firma remota naturalmente è la risposta più ovvia, ma come garantire la conformità e la validità legale dei documenti? E come assicurarsi che vengano firmati in tempi brevi e che non vengano manomessi?

Per fortuna, la tecnologia offre diverse soluzioni, di cui parleremo a breve. Ma prima, facciamo una panoramica degli usi e delle tipologie di firma elettronica nell'ambito del lavoro da remoto.

Tra gli ambiti in cui la firma elettronica viene maggiormente impiegata nello smart working ci sono: 

• HR: per le risorse umane la possibilità di far firmare un contratto, un NDA o un qualsiasi altro documento in modalità digitale è una risorsa importante che semplifica e modernizza la gestione delle relazioni con la forza lavoro.
• Vendite: anche qui, la firma di un contratto a distanza offre grandi vantaggi in termini di miglioramento del rapporto con i clienti, di agilità ed efficienza. Il venditore che lavora da remoto non ha più bisogno di recarsi in sede per ricevere i contratti, e quindi dal cliente per farli firmare, ma tutto può essere svolto attraverso mezzi digitali.
• Management: sono moltissime le tipologie di documenti che richiedono la firma del management aziendale. Con una soluzione di firma elettronica ci si può assicurare che questa sia apposta rapidamente, ovunque e garantendo la validità legale del documento.

Come sarà ormai chiaro, i vantaggi delle firme elettroniche sono molteplici, ma riassumiamoli qui:

• Validità legale: grazie a soluzioni per l'accertamento dell'identità digitale del firmatario.
• Praticità: per firmare un documento ovunque ci si trovi bastano pochi semplici gesti.
• Rapidità: la firma digitale garantisce tempi di firma rapidi.
• Certezza dell'integrità dei documenti: il documento informatico firmato non può essere modificato.

Vediamo ora le tre tipologie esistenti di firma elettronica:

• FES (firma elettronica semplice): la tipologia più semplice, adatta alle attività quotidiane come le bolle di consegna e simili. Può prevedere o meno l'autenticazione avanzata OTP SMS.
• FEA (firma elettronica avanzata): adatta ai documenti sensibili grazie alla verifica dell'identità del firmatario tramite software.
• FEQ (firma elettronica qualificata): prevede un passaggio in più, vale a dire la verifica biometrica dell'identità del firmatario.

Per firmare da remoto documenti e contratti, è possibile scegliere soluzioni che prevedono l'utilizzo di un qualche tipo di hardware, come smart card o token USB, o 100% digitali, tramite software. 

È questa seconda tipologia di soluzione che sta guadagnando sempre più terreno, grazie alla sua innegabile praticità e al suo costo in genere più contenuto. Altri punti a favore da prendere in considerazione sono l'accessibilità e il fatto di non essere legati a dispositivi che possono rompersi e che comunque vanno periodicamente sostituiti. 

Una soluzione software può essere di due tipi:

• SaaS, ovvero un'applicazione web o mobile pronta all'uso
• API, da integrare nel sistema esistente

La tipologia SaaS offre la praticità di richiedere pochissimo (o nessun) lavoro di setup, senza quindi il coinvolgimento di particolari competenze tecniche. Può essere facilmente utilizzata da tutti i dipendenti e su qualunque dispositivo moderno. 

Con un'API, si ha la possibilità di integrare la soluzione nei propri software già in uso, ad esempio quelli per la generazione di contratti di vendita, per una massima praticità. 

Siamo leader europei nella fornitura di soluzioni per la firma elettronica in conformità con i requisiti legali europei (regolamento eIDAS, che detta le linee guida europee in materia). 

Offriamo una modalità SaaS e una tramite API, entrambe dotate delle seguenti caratteristiche:

• Intuitività. La facilità d'uso è uno dei principi chiave che abbiamo adottato durante lo sviluppo del nostro software, particolarmente evidente nella sua interfaccia user-friendly.
• Integrazione. La tua soluzione per la firma elettronica deve integrarsi alla perfezione nei tuoi flussi di lavoro, e non diventare un'ulteriore difficoltà che i tuoi dipendenti devono affrontare.
• Certificazione. In quanto Autorità di Certificazione (AC), Yousign ha l'autorizzazione per l'invio di firme elettroniche, che saranno quindi riconosciute legalmente sia a livello italiano che europeo. 
• Velocità. È possibile inviare documenti da firmare in soli 3 minuti e riceverli firmati in 15 minuti.
• Sicurezza. Grazie a misure quali la cifratura dei dati, l'accesso protetto all'infrastruttura, l'hosting all'interno dell'UE (in Francia), la duplicazione dei dati per evitarne la perdita, e la gestione sia del rischio umano che delle vulnerabilità tecniche, la nostra soluzione garantisce il massimo impegno per la sicurezza e la riservatezza dei documenti e dei dati.