Il valore legale della firma elettronica nei contratti di lavoro

La normativa vigente che regolamenta la questione della firma elettronica nel nostro paese si basa su due capisaldi:

• Il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), ovvero il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Norma l'utilizzo dell'informatica nelle relazioni tra Pubblica Amministrazione, cittadini e imprese, riunendo diverse leggi che vengono periodicamente aggiornate man mano che sopravvengono dei cambiamenti tecnologici. Per quanto riguarda la firma elettronica, il Codice dell'Amministrazione Digitale ne decreta la validità giuridica in ogni circostanza in cui sia inequivocabile e manifesta l'identità dell'autore.
• Il regolamento europeo eIDAS (acronimo che sta per electronic IDentification, Authentication and trust Services) è invece l'insieme di norme che fornisce un quadro comune europeo per la questione della firma elettronica, ma anche dell'identità digitale, ed è in vigore dal 2016. Stabilisce alcune questioni importantissime come la validità della firma elettronica in tutta l'UE, le diverse tipologie di firma elettronica esistenti e l'importanza della figura del prestatore di servizi fiduciari qualificati. Tutte questioni su cui torneremo a breve.

Detto questo, andiamo ora a scoprire che cosa rende legale una firma elettronica secondo la legge.

Per prima cosa, per rispondere a questa domanda occorre dare una definizione di firma elettronica. Questa, come afferma il regolamento eIDAS, è un insieme di "dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare".

La firma elettronica è dunque composta da dati, dati che, per rendere una firma legale, devono dimostrare:

• l'autenticazione dei firmatari
• il loro consenso alla firma
• l'integrità dei documenti firmati, garantita da un sigillo elettronico

Secondo l'eIDAS, le uniche figure autorizzate a fornire tali garanzie sui dati delle firme elettroniche sono i prestatori di servizi fiduciari qualificati. Questi ultimi sono soggetti, che possono essere privati o pubblici, che hanno dimostrato la loro conformità alla legge e che per questo hanno ottenuto l'autorizzazione ad operare da parte dell'agenzia nazionale preposta a questo scopo, che in Italia è l'AgID (l'Agenzia per l'Italia Digitale). È solo, dunque, se apposta attraverso un prestatore di servizi fiduciari qualificati che una firma elettronica ha effettivamente validità legale.

Come dicevamo, le firme elettroniche possono essere di diverso tipo:

• Firma elettronica semplice (FES) – si tratta di una tipologia che non ha particolari dispositivi di sicurezza stabiliti per legge, e si tratta dunque di una categoria molto ampia che raggruppa formati variegati. Sono firme elettroniche semplici, ad esempio, quelle che apponiamo comunemente sui terminali dei corrieri quando riceviamo una consegna. Proprio per l'assenza di specifiche tecniche di legge, la FES è adatta per documenti che non richiedono un grado di sicurezza elevato, come le già citate bolle di consegna.
• Firma elettronica con OTP – caratterizzata da un gradino in più nella scala della sicurezza, prevede l'utilizzo di una one-time password, ovvero una password valida una volta sola, che viene inviata al dispositivo del firmatario, in genere lo smartphone.
• Firma elettronica avanzata (FEA) – arriviamo alle firme che prevedono precise disposizioni di sicurezza. La firma elettronica avanzata deve assicurare infatti l'identificazione del firmatario, la connessione univoca della firma al firmatario stesso e della firma al documento, l'integrità del documento dopo l'apposizione, e altre importanti informazioni. Prevede, insomma, che l'identità del firmatario sia verificata al momento della firma, e che il documento non possa essere modificato in seguito. Proprio per la sicurezza maggiore che offre, la FEA è la tipologia di firma elettronica più utilizzata per documenti di una certa importanza legale, come ad esempio i contratti di lavoro, i contratti di compravendita, i contratti di locazione, i servizi bancari o assicurativi.
• Firma elettronica qualificata (FEQ) o firma digitale – la tipologia più sicura in assoluto, prevede un metodo di identificazione chiamato token, che può essere utilizzato tramite una smart card, una chiavetta USB o ancora un token digitale, che contiene una chiave crittografata. Essendo che il token è di utilizzo esclusivo del firmatario, ne consente un'identificazione indubitabile, che nei fatti rende la FEQ (anche chiamata firma digitale in ambito italiano) del tutto equivalente alla firma autografa. Tuttavia, proprio per la complessità dell'utilizzo del token, viene in genere utilizzata solo laddove il suo utilizzo è prescritto dalla legge, ad esempio nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione, nei bilanci societari e così via.

Le agenzie di somministrazione lavoro e le agenzie per il lavoro interinale rappresentano uno dei settori in cui l'utilizzo della firma elettronica offre i vantaggi più evidenti. Queste realtà devono gestire quotidianamente decine o centinaia di contratti interinali, spesso di breve durata, che richiedono processi di onboarding rapidi ed efficienti.

Grazie alla firma elettronica avanzata, le agenzie possono inviare i contratti ai lavoratori via e-mail e ottenere la firma in pochi minuti, anche se il lavoratore si trova in un'altra città. Questo è particolarmente utile per i contratti di somministrazione a tempo determinato, dove ogni giorno di ritardo nella firma può tradursi in una perdita economica per l'azienda cliente e per il lavoratore stesso.

Le modalità di firma elettronica più utilizzate dalle agenzie includono la firma con OTP (one-time password) e la firma elettronica avanzata con verifica dell'identità tramite documento. Queste soluzioni permettono di digitalizzare i processi di firma dall'inizio alla fine, riducendo drasticamente l'uso di carta, gli spostamenti fisici e i tempi di attesa.

L'utilizzo della firma elettronica nelle risorse umane, e in particolare nei contratti di lavoro temporaneo, è ormai diventato uno standard di mercato che consente alle agenzie di rimanere competitive e di offrire un servizio moderno e veloce.

Ora che abbiamo chiarito i presupposti della validità legale della firma elettronica, andiamo a scoprire quali sono i suoi molti, innegabili vantaggi per quanto riguarda la firma dei contratti di lavoro:

• Maggiore efficienza – grazie alla firma elettronica, un contratto di lavoro può essere firmato da remoto e in pochi istanti, senza bisogno che il lavoratore si rechi fisicamente negli uffici dell'azienda. Questo vantaggio è particolarmente importante nel caso del lavoro interinale, i cui contratti spesso durano pochi giorni, per ridurre al minimo le perdite di tempo e far sì che i lavoratori siano pronti a svolgere la loro mansione fin dal primo giorno, dal momento che le procedure di firma sono state compiute in anticipo.
• Meno costi – digitalizzare i processi di firma comporta una riduzione dell'uso di carta, meno lavoro manuale e meno spazio richiesto per ingombranti archivi, con conseguente risparmio sui costi. Un beneficio di cui soprattutto le piccole e medie imprese e le startup possono fare tesoro, dal momento che tendono ad avere risorse più limitate.
• Conformità e sicurezza dei dati – affidandosi a un prestatore di servizi fiduciari qualificato è possibile assicurare che le proprie firme e i relativi documenti vengano trattati e conservati a norma di legge, garantendone inoltre la sicurezza rispetto ai data breach e agli attacchi hacker.
• Lavoratori più contenti – i lavoratori oggi apprezzano sempre di più il ricorso agli strumenti digitali da parte delle aziende, che consente loro di risparmiare tempo ed evitare lunghi spostamenti.
• Più sostenibilità – il passaggio all'uso di documenti digitali fa anche un favore all'ambiente, dal momento che riduce l'utilizzo di carta.

Bisogna poi considerare che la firma elettronica può essere estesa a molti documenti dell'ambito delle risorse umane – dalle autorizzazioni al trattamento dei dati ai documenti assicurativi, passando per i non-disclosure agreement – e a una miriade di altre aree aziendali. La sua adozione rappresenta dunque un vantaggio a 360° per le aziende, che possono così avanzare sulla strada della digitalizzazione e coglierne appieno i molti vantaggi.

Andiamo ora a scoprire quali buone pratiche dovresti adottare prima di digitalizzare le procedure di firma dei contratti di lavoro della tua azienda.

La prima e più importante è la scelta del prestatore di servizi fiduciari qualificati giusto per te. Trovane uno che supporti le tue esigenze in termini di tipologie di firma offerte, funzionalità e, naturalmente, anche prezzo. Chiediti se desideri che la tua soluzione di firma sia integrata nel software aziendale che utilizzi abitualmente, o se una soluzione di tipo SaaS, vale a dire un'app da utilizzare ad esempio attraverso un browser di navigazione, sarebbe adatta a te. Scopri se ti occorrono funzionalità come i reminder automatici, i modelli di documenti, e così via.

Stabilisci la tipologia di firma che ti occorre. Come ti abbiamo spiegato poco sopra, la firma elettronica avanzata (FEA) è la più utilizzata nei contratti di lavoro grazie al grado di sicurezza che offre, ma potrebbero occorrerti altre tipologie in altre circostanze.

Poi, viene il fattore umano. Assicurati che i tuoi dipendenti, soprattutto quelli delle risorse umane, siano adeguatamente formati sulla firma elettronica e sappiano implementarla al meglio. Potrai così evitare che sopraggiungano delle resistenze o degli utilizzi impropri dei tuoi strumenti, che andrebbero a inficiarne i vantaggi.

In quanto fornitore di servizi fiduciari qualificato, Yousign opera sul mercato europeo servendo oltre 25.000 clienti soddisfatti.

Facile da usare, intuitiva e sicura, la soluzione di firma elettronica di Yousign offre:

• Diverse tipologie di firma, incluse FEA, FEQ e firma elettronica semplice con OTP
• La possibilità di scegliere tra un'app pronta all'uso e un'API da integrare nei tuoi sistemi
• Un team dedicato per aiutarti a migliorare le tue procedure
• Hosting in Francia
• Conformità alla normativa, incluse eIDAS e GDPR
• Workflow personalizzabili
• Modelli per i documenti più frequenti
• Monitoraggio delle firme e reminder automatici
• Un sistema di verifica dell'identità di privati e aziende per prevenire le frodi

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La firma elettronica rappresenta oggi una soluzione indispensabile per le aziende che desiderano modernizzare i propri processi di gestione dei contratti di lavoro. Grazie alla normativa italiana ed europea, la validità legale è garantita, a condizione di affidarsi a prestatori di servizi fiduciari qualificati. Che tu gestisca un'agenzia di somministrazione, una piccola media impresa o una grande organizzazione, digitalizzare i processi di firma ti permetterà di risparmiare tempo, ridurre i costi e offrire un'esperienza migliore ai tuoi collaboratori.