Digitaliser l’onboarding RH avec la signature électronique

L'arrivée d’un nouveau collaborateur est une étape clé pour toute entreprise. Un onboarding réussi ne se limite pas à l’accueil, c’est un processus structuré qui vise à intégrer le salarié dans les meilleures conditions. Les démarches administratives occupent une place importante dans ce processus, c’est pourquoi la question de la digitalisation est essentielle. Gain de temps et d’efficacité, réduction des erreurs, fluidité des échanges : voici tous les avantages de l’utilisation de la signature électronique dans l’onboarding RH, et les étapes à suivre. 

L’onboarding, ou “intégration”, désigne l’ensemble des démarches mises en place pour accueillir un nouveau salarié dans une entreprise. Ce processus débute avant le premier jour de travail, puisqu’il englobe toutes les étapes d’une embauche, et peut s’étendre sur plusieurs semaines ou mois après l’arrivée du salarié. 

Un onboarding bien structuré assure donc une communication fluide. Il englobe la préparation administrative (signature du contrat, pièces justificatives, ouvertures des accès), l’accueil, l’accompagnement et la formation, ainsi que le suivi de l’intégration.

Ce procédé essentiel à l’entreprise répond à plusieurs objectifs : 

• Créer un lien de confiance entre nouvelles recrues et la société dès les premiers échanges
• Faciliter la compréhension de la culture et l’intégration des valeurs de l’entreprise
• Rendre les nouveaux salariés opérationnels plus rapidement
• Réduire le taux de turn over au sein des équipes, surtout pendant les périodes d’essai

La signature électronique (ou e-signature) est l’équivalent numérique d’une signature manuscrite. Lorsqu’elle est délivrée par un organisme certifié comme Yousign et qu’elle respecte des critères stricts de sécurité, elle a la même valeur juridique. Elle permet de signer des documents en ligne, en vérifiant l’identité des signataires et en assurant l’authenticité des fichiers.

Le règlement eIDAS définit trois types de e-signature : 

• La signature électronique simple : utilisée pour les documents à faible enjeu juridique, elle repose sur la validation de la signature par SMS ou mail, sans code OTP obligatoire.
• La signature électronique avancée : utilisée pour la plupart des documents RH, elle permet de vérifier l’identité du signataire grâce à un contrôle de sa carte d’identité ainsi qu’un code OTP. Elle garantit l’intégrité du fichier et permet de télécharger un dossier de preuves.
• La signature électronique qualifiée : utilisée pour les contenus à très fort enjeu juridique, elle offre le plus haut niveau de sécurité, avec notamment un système de reconnaissance faciale. Elle a la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

En Europe, c’est le règlement eIDAS qui fixe les critères à respecter, afin de standardiser les services numériques dans toute l’UE. En France, les entreprises comme Yousign respectent également l’article 1367 du Code civil ainsi que le RGPD.

La gestion administrative est l’un des éléments les plus chronophages dans le processus de recrutement. Elle comprend l’envoi des contrats, les relances pour signature, la gestion des retours papier ou l’impression de documents envoyés par mail, ainsi que l’archivage.

L’utilisation de la signature électronique dans l’onboarding permet donc de gagner un temps précieux : 

• Les documents sont envoyés automatiquement dès que l’embauche est validée.
• Le destinataire reçoit une notification par mail ou par SMS et peut signer grâce à un swip.
• Les relances sont automatisées, ce qui évite au service RH de perdre du temps en cas d’oubli de la part du signataire.

Le recrutement de nouveaux collaborateurs ou de nouvelles collaboratrices implique souvent l’intervention de plusieurs membres de l’entreprise. Le manager pour créer une fiche de poste complète, et le responsable des ressources humaines pour gérer l’embauche, par exemple.

Grâce à la e-signature, les échanges sont plus rapides et fluides au sein de l’entreprise. C’est également le cas pour le candidat recruté. En effet, il bénéficie d’une première image positive de la société, grâce à un procédé digital rapide, qui est une preuve de modernité et de professionnalisme. Avec la e-signature, le nouveau salarié peut signer en un swip, depuis n’importe quel appareil, et accède facilement à tous ses fichiers dans son espace sécurisé.

Les procédures effectuées manuellement avec des contrats papier impliquent un risque d’erreur plus élevé : oubli d’informations, signature manquante sur une page, mauvaise version envoyée… Grâce à la e-signature, les erreurs humaines sont considérablement réduites, car : 

• Les fichiers sont intégrés dans un flux standardisé (pages pré-remplies et destinataires programmés).
• Le signataire est guidé à travers chaque champ à compléter ou signer.
• L’envoi est traçable et les pièces signées sont automatiquement archivées.

Contrairement à une signature manuscrite scannée, la e-signature est liée au signataire par un mécanisme d’authentification sécurisé et s’accompagne d’un horodatage légalement opposable. Cela signifie qu’après chaque signature, le signataire peut télécharger un dossier de preuves qui répertorie chaque action, avec les dates correspondantes.

En cas de litige, il est alors possible de : 

• Prouver qui a signé, quand, et dans quelles conditions
• Garantir l’intégrité du document (aucune modification après la signature)

Digitaliser l’onboarding apporte donc une tranquillité juridique aux dirigeants d’entreprises, aux ressources humaines, et aux nouvelles recrues.

Tous les avantages que nous venons de citer permettent aux entreprises d’améliorer considérablement leur efficacité. En effet, elles gagnent du temps, accélèrent leur processus de recrutement tout en évitant les erreurs, et dans le même temps, réduisent les coûts liés à la gestion des documents papier.  Un gain de temps et d’argent qui peut donc être réinjecté dans des activités à plus forte valeur ajoutée.

Le recrutement de nouveaux collaborateurs implique plusieurs étapes clés, souvent répétitives. Voici concrètement comment la signature électronique simplifie l’onboarding RH étape par étape.

Il s’agit de la première étape, et aussi de la plus stratégique. En effet, le contrat de travail officialise l’entrée du salarié au sein de l’entreprise. Il engage les deux parties autour de droits et d’obligations inscrits dans les clauses. Grâce à la e-signature : 

• Le contrat est généré, envoyé et signé en quelques minutes.
• Le salarié peut relire le document à son rythme, poser des questions et signer en ligne, ce qui rend la procédure accessible à distance.
• La société conserve une preuve légale infalsifiable, sans impression ni scan.

Le nouveau salarié doit également prendre en compte des documents annexes et ressources, tels que :

• Le règlement intérieur
• La charte informatique
• La politique de confidentialité
• Les consignes de sécurité ou d'hygiène
• Les engagements liés au RGPD

La e-signature permet alors de regrouper tous ces fichiers dans un parcours de signature unique, de les signer et de les archiver facilement.

Une fois le collaborateur officiellement intégré, les RH doivent souvent valider certains accès : 

• Le badge d’accès ou les clés
• La livraison d’un ordinateur, d’un téléphone professionnel ou d’autres équipements
• Les accès aux outils internet (logiciel comptable, intranet…)

La signature électronique peut donc s’accompagner d’accusés de réception qui permettent de suivre les flux logistiques et de prévenir les litiges liés au matériel.

La première étape est de rédiger un cahier des charges clair, afin d’identifier précisément vos besoins . Questionnez-vous sur la taille du projet de digitalisation, les documents à signer, le niveau de sécurité attendu et les acteurs qui joueront un rôle dans le processus. Les questions principales à se poser sont les suivantes : 

• Qui sont les personnes responsables de l’intégration de la e-signature ?
• Quels sont les documents à faire signer électroniquement et quel est leur volume ?
• À quelles étapes de l’onboarding ces documents seront-ils envoyés ?
• Par qui seront-ils validés ?
• Quelles sont les contraintes légales à respecter en fonction du secteur d’activité de l’entreprise ?

Le type de signature électronique dépend de votre secteur d’activité et du niveau de sécurité dont vous avez besoin pour gérer vos flux administratifs. En effet, si vous traitez des fichiers à très haut enjeu financier, juridique ou légal, la signature électronique qualifiée est la plus adaptée. Pour les documents plus courants en entreprise, la signature avancée est souvent suffisante. 

Pour faire votre choix, posez-vous les questions suivantes : 

• Quel est le niveau de confidentialité des fichiers à signer ?
• Comment vérifiez-vous l’identité des signataires actuellement ?
• Comment souhaitez-vous vérifier l'identité des signataires à l’avenir ?

Le choix d’un prestataire de confiance est une étape déterminante dans la digitalisation de votre processus de recrutement. Pour assurer votre conformité légale, vous devez sélectionner une plateforme certifiée, qui respecte le règlement eIDAS. C’est le cas de Yousign, qui apporte un niveau de sécurité optimale grâce à : 

• La conformité aux réglementations françaises et européennes.
• Une solution spécialisée pour les PME et les services RH avec une interface intuitive.
• Un hébergement en France, en accord avec les exigences RGPD.
• Une intégration facile aux logiciels internes avec une API personnalisable.

En plus des trois niveaux de signature électronique, Yousign propose d’autres solutions afin de s'adapter à tous les besoins des entreprises : 

Le cachet électronique

Similaire à un tampon officiel numérique, il permet à votre entreprise de sceller des documents en garantissant leur origine, leur intégrité et leur date d’émission. Ce cachet vous engage en tant que personne morale et permet d’authentifier de larges volumes de documents en un clic. Il est particulièrement pratique pour automatiser certaines tâches RH de grande ampleur.

Yousign Verify

Cette solution d’identification à distance permet d’identifier les signataires et les entreprises, ainsi que d’authentifier les documents. Elle est idéale pour lutter contre les fraudes documentaires, grâce à son système de vérification renforcé.

Yousign vous permet d’accéder à la signature électronique directement depuis la plateforme, grâce à une interface intuitive. Les RH peuvent alors créer des parcours de signatures électroniques en quelques clics. Il est également possible d’intégrer directement la solution aux outils internes, grâce à l’API Yousign. Cette option permet d’automatiser complètement les envois de documents et réduit les saisies manuelles.

Même si l’interface de Yousign est facile à prendre en main, une formation pour les équipes est toujours un plus. Pensez à : 

• Former les équipes RH sur les bonnes pratiques à avoir sur la plateforme
• Clarifier les usages pour chaque type de fichier
• Fournir des modèles standardisés pour gagner du temps
• Informer les collaborateurs sur la valeur légale des signatures électroniques

Une fois le projet lancé, il est essentiel de mesurer son efficacité pour optimiser votre stratégie au fil du temps. Réalisez des audits pour analyser le temps moyen des signatures, la réduction des tâches administratives manuelles, le taux de satisfaction des nouveaux collaborateurs, ou encore la réduction des erreurs pendant les traitements des données. En fonction des résultats, vous allez pouvoir ajuster ce qui mérite d’être amélioré et renforcer ce qui fonctionne déjà.

La signature électronique est un outil particulièrement performant pour digitaliser l’onboarding RH. Elle permet de gagner du temps, d’assurer la conformité juridique, de réduire les tâches manuelles et d’améliorer la fluidité des recrutements. En choisissant Yousign, vous bénéficiez d’une plateforme de confiance, intuitive et facile à intégrer dans votre écosystème RH.