Comment réussir l'onboarding d’un nouveau collaborateur ?

Vous recrutez dans votre entreprise et vous vous demandez comment accueillir au mieux les candidats que vous venez de sélectionner ? Vous avez bien raison de vous questionner sur ce sujet. L’onboarding revêt des enjeux cruciaux pour la pérennité de votre organisation. Mieux vaut alors se pencher sérieusement sur la question pour ne pas laisser filer vos talents chez vos concurrents.

Comment réussir l'onboarding d’un nouveau collaborateur ? Découvrez nos meilleurs conseils ainsi que des idées concrètes à mettre facilement en place.

Un bon onboarding ne s’arrête pas à réserver un bon accueil à votre nouveau collaborateur les premières minutes du jour de son arrivée. Il se prolonge quelques semaines après.

En réalité, l’onboarding est une vraie étape dans le parcours d’embauche. Bien qu’il se situe à la fin, après les entretiens et la formulation d’une offre d’embauche au candidat, il n’en demeure pas moins très important.

L’intégration de vos salariés ne peut pas être improvisée. Le parcours d’intégration que vous allez offrir aux talents qui vous rejoignent doit être le fruit d’une véritable réflexion en interne. On parle de stratégie d’onboarding, c’est dire son importance.

Pour élaborer cette stratégie, vous devez notamment réfléchir : 

• À une date de début d’onboarding et à une date de fin.
• Aux grandes étapes que vous souhaitez mettre en place.
• Aux documents d’information que vous allez remettre aux salariés.
• Aux différents intervenants de l’onboarding.
• À la manière dont vous allez communiquer sur les étapes de l’onboarding aux collaborateurs déjà en place.
• À la manière dont vous allez pouvoir récupérer un feedback de l’onboarding proposé. 
• Le cas échéant, apporter des correctifs pour améliorer l’expérience salariée.

Dans les grandes entreprises dotées d’un service des ressources humaines (RH), la réflexion autour du processus d’onboarding peut lui être confiée. Dans les plus modestes, elle peut mobiliser divers acteurs : le directeur, la personne chargée du recrutement, les managers, voire même les salariés déjà présents.

Bien que l’onboarding arrive en fin de processus d’embauche, il ne doit pas pour autant démarrer au jour de l’arrivée physique dans les locaux. Il s’inscrit dans la continuité du recrutement.

Il est bien plus judicieux de démarrer l’onboarding un peu en amont, dès lors que le candidat et l’employeur se sont mis d’accord sur les grandes lignes du contrat de travail rédigé et qu’ils formalisent leur accord (par une promesse d’embauche par exemple).

Pour vous, l’avantage est double : 

• Vous créez tôt du lien avec le nouveau collaborateur. Généralement, la personne travaille encore chez un autre employeur. Son préavis de départ est long, souvent 3 mois (par exemple, le préavis de CDD). Dans ce laps de temps, il y a un risque de désengagement ou de perte de motivation. Pour certains, d’appréhension. En gardant contact, vous ne rompez pas la dynamique établie lors des entretiens.
• Vous lui témoignez votre considération et votre hâte qu’il vous rejoigne. 

Vous l’aurez compris, en onboardant tôt les collaborateurs, vous conservez intacte leur motivation et l’envie de vous rejoindre jusqu’au jour J !

Pour un onboarding réussi, la clé du succès réside dans l’état d’esprit unanime de l’entreprise quant à l’accueil à réserver aux nouveaux collaborateurs.

Bien que le salarié soit intégré à une équipe, il peut avoir à interagir avec d’autres. Les premiers jours dans l’entreprise sont les moments parfaits pour rencontrer le maximum de personnes. Le processus d’onboarding concerne l’ensemble des salariés qui se doivent de bien accueillir tous les nouveaux collaborateurs.

Bien plus encore, l’onboarding est un élément révélateur de la culture d’entreprise. S’il est accueillant et chaleureux, il est fort à parier que la relation de travail se déroulera dans un climat propice à l’épanouissement du collaborateur.

Voici des idées très concrètes à mettre en place lors des différentes étapes d’un onboarding réussi dans votre entreprise. Celui-ci peut être découpé en plusieurs temps forts. À vous ensuite de choisir les actions qui vous semblent les plus pertinentes dans votre stratégie d’onboarding.

Entre la fin des entretiens et le jour J d’arrivée dans l’entreprise, plusieurs mois peuvent s’écouler. De quoi faire retomber la motivation comme un soufflé, y compris pour les candidats les plus motivés.

Pour garder l’envie intacte de vous rejoindre pendant cette période d’entre-deux, vous pouvez : 

• Inviter votre nouvelle recrue à des évènements organisés par l’entreprise : conférence, petit-déjeuner, séminaire, fête, team building, after work, déjeuner…
• Lui envoyer des documents spécifiques : règlement intérieur, charte informatique, livret d’accueil…
• Lui détailler le programme du jour de son arrivée.
• Répondre à toutes ses questions.

Plusieurs actions peuvent être mises en place le jour de l’arrivée dans l’entreprise, pour accueillir le collaborateur dans les meilleures conditions. L’objectif pour l’entreprise : faire sentir à la nouvelle recrue qu’elle est attendue !

Par exemple : 

• Diffuser par mail une note d’arrivée des nouveaux collaborateurs. Celle-ci peut contenir différentes informations plus ou moins sérieuses comme : Sa ville de naissance, son appli préférée, l’intitulé précise de son poste, son manager, ses passions.
• Organiser un petit-déjeuner et/ou un déjeuner d’accueil avec l’équipe.
• Prévoir un point avec le manager pour évoquer le périmètre d’action et les objectifs.
• Organiser une remise de tout le matériel nécessaire.
• Présenter l’organigramme de l’entreprise.
• Expliquer le parcours d’intégration prévu.
• Prévoir la signature du contrat de travail.
• Remettre un welcome pack contenant différents cadeaux de bienvenue : crayons, carnet, souris, gourde en inox, tote-bag à l’effigie de l’entreprise…
• Proposer un mentor ou un parrain pour l’accompagner lors de l’intégration.

Le premier jour, on ne travaille pas à proprement parler. On plante un décor sympa, on règle ensemble toutes les démarches administratives et on donne envie à la personne de revenir le lendemain !

Après le premier jour, le processus d’onboarding continue. 

Le parcours d’intégration doit prévoir plusieurs courts entretiens de présentation métiers avec différents acteurs de l’entreprise. Mais aussi une prise en main des logiciels et outils utilisés en interne.

Les membres de l’équipe doivent se relayer pour ne pas laisser déjeuner seul le nouveau membre.

Le manager doit prévoir des points réguliers pour recueillir le feedback et l’état d’esprit du salarié.

Ces premières semaines de prise de poste sont décisives car elles coïncident souvent avec la période d’essai du salarié, dans laquelle il peut rompre son contrat de travail du jour au lendemain. 

Tout savoir sur la rupture de la période d'essai avec notre article dédié.

La durée de l’onboarding est à votre libre appréciation. Elle peut dépendre du périmètre du poste, des enjeux du métier, du contexte de la prise de poste…

En règle générale, elle dure plus ou moins 15 jours. 

À son issu, le salarié doit être bien intégré dans son équipe, à l’aise dans son travail, avec la culture d’entreprise et ses process spécifiques.

L’onboarding peut se clore par un rapport d’étonnement. C’est un outil précieux pour les employeurs qui offrent la possibilité aux nouveaux de développer un regard critique, ou favorable, sur le fonctionnement de l’entreprise. Y compris sur l’efficacité de la stratégie d’onboarding. Puis de le restituer par oral ou par écrit. 

L’entreprise doit alors être prête à recevoir la critique. Le cas échéant, à faire évoluer les étapes de son onboarding pour s’améliorer.

Dans un contexte de guerre des talents et de difficultés d’embauche pour certains métiers en tension, mais aussi dans un souci de réduction des coûts liés au recrutement, réussir son onboarding est crucial.

L’onboarding est un formidable moyen pour les entreprises de : 

• Fidéliser les collaborateurs.
• Les retenir dans l’entreprise. On parle de rétention des talents.
• Faire rayonner leur marque employeur.
• Donner envie à d’autres candidats de rejoindre les équipes.

La bonne intégration est un défi de taille auquel toutes les organisations doivent s’attaquer pour ne pas risquer de voir les bons éléments les quitter pour la concurrence.

Pour une bonne prise en main d’un poste et la meilleure intégration possible avec l’ensemble des salariés de l’entreprise, l’onboarding physique est le meilleur choix possible.

Si l’onboarding à distance n’est pas impossible, le processus doit alors être encore plus travaillé et la communication renforcée pour réussir à créer du lien sans voir les nouvelles recrues.

Un onboarding réussi est la clé pour pérenniser les équipes de l’entreprise et réduire le turnover. Des collaborateurs heureux dès les premiers jours dans la société sont plus enclins à se projeter sur du long terme dans leur organisation.

Cette ultime étape du recrutement ne s’improvise pas. Elle doit faire l’objet d’une stratégie et elle doit être soigneusement préparée pour accueillir les nouveaux dans les meilleures conditions. 

Un processus d’onboarding complet s’étend de l’annonce de l’embauche jusqu'à plusieurs semaines après l’arrivée dans l’entreprise.

Une bonne intégration doit comprendre : 

• Des moments conviviaux.
• Une bonne communication entre le collaborateur et l’intégralité de l’entreprise.
• Une prise en main des outils et des ressources de l’entreprise.
• Des informations suffisamment précises et accessibles.
• Des détails sur le poste, les attentes, les enjeux et les objectifs.
• Des périodes de rencontre avec différents intervenants qui occupent des emplois stratégiques.
• Des feedbacks réguliers avec les managers.
• Un rapport d’étonnement.
• Une formation spécifique sur les logiciels de l’entreprise.

Quoi qu’il arrive, vous ne regretterez jamais de soigner l’arrivée des talents recrutés, c’est votre image de marque qui est en jeu !