Comment intégrer un workflow de signature pour ses employés ?

Entre les contrats de travail, les avenants, les conventions ou encore les chartes internes, les équipes RH ont énormément de documents à transmettre aux signataires et de tâches à accomplir au quotidien. Pour gagner du temps et fluidifier les flux, les workflows de signature électronique pour les employés représentent une solution parfaite. Avantages, légalité, mise en place : voici ce que vous devez savoir.

Le workflow, ou “flux de travail” désigne une suite d’étapes structurées et automatisées qui permettent de mener à bien un processus précis en entreprise. Il permet de standardiser des procédures pour gagner du temps, d’établir un ordre précis dans les actions à mener, de coordonner un groupe de collaborateurs, d’éviter les oublis, les doublons ou les erreurs, ainsi que d’assurer un suivi clair à chaque étape.

Le workflow de signature électronique désigne donc le parcours automatisé de validation d’un document en ligne. Il s’agit de l’organisation du processus, afin qu’un ou plusieurs signataires puissent apposer leur signature sur un fichier numérique, de manière traçable et sécurisée.

Ce type de workflow permet plusieurs actions : 

• L’envoi automatique d’un document à la bonne personne
• La création d’un ordre de signature si les workflows impliquent plus d’une personne
• La notification de chaque signataire et les relances si nécessaire
• L’authentification du document
• Le contrôle de l’identité du signataire
• L’authentification des signatures
• La traçabilité des signatures
• L’archivage sécurisé des documents signés

En entreprise, le temps est une ressource précieuse, notamment pour les services RH qui sont sollicités pour de nombreuses tâches. Recrutement, gestion des flux, suivi des obligations légales, accompagnement des collaborateurs : les processus peuvent vite s’étirer dans le temps.

La signature manuscrite classique rallonge les délais de chaque démarche administrative, car il faut : 

• Attendre les retours signés
• Corriger les erreurs de contenu (ajout, suppression ou modification d’informations)
• Envoyer les relances manuellement si besoin
• Imprimer et numériser des documents

Intégrer un workflow de signature électronique permet d’automatiser toutes ces étapes chronophages et de réduire ainsi les délais de traitement des tâches, de plusieurs jours à quelques heures, voire quelques minutes. Voici les étapes clés où l’automatisation fait une vraie différence : 

• Création du document : modèle pré-rempli avec formulaire et ajout de champs dynamiques personnalisables.
• Envoi pour signature : ajout rapide des destinataires, transmission par mail. Pas besoin de scanner, d’imprimer ou de poster pour transmettre un document à la personne concernée.
• Relances automatiques : plus besoin de suivi manuel pour les relances, elles peuvent être programmées par l’administrateur et envoyées selon des paramètres précis (3 jours après l’envoi d’un fichier par exemple).
• Réception et vérification : signatures horodatées, certifiées et téléchargeables immédiatement.
• Archivage : stockage des fichiers dans un espace réglementé. Pas de risque de doublons ou de perte de document.

L’onboarding, ou l’intégration de nouveaux salariés, est une phase déterminante pour une entreprise. C’est la première image qu’elle donne à un nouveau collaborateur. Ce moment crucial peut renforcer l’enthousiasme et faciliter l’intégration s’il se passe de manière fluide.

Le workflow de signature électronique permet de gérer de nombreuses démarches administratives de manière rapide et efficace, ce qui est rassurant, autant pour les RH que pour les nouveaux venus. L’automatisation est utile pour : 

• Générer le contrat de travail automatiquement via un modèle de formulaire pré-rempli avec chaque champ adapté au poste.
• L’envoyer rapidement au manager pour la validation puis au salarié pour signer.
• La signature du destinataire s’effectue en quelques clics, à tout moment et depuis n’importe quel appareil.
• Ajout de destinataires au même flux pour enchaîner les validations (service informatique, service comptable…).
• Envoyer d’autres documents importants en un clic (charte informatique, livret d’accueil…) avec des champs à remplir sur chaque page, selon le type de données attendues.
• Archiver les documents signés selon les paramètres de sécurité imposés par la règlementation eIDAS, et les consulter à n’importe quel moment.

Dans le cadre d’un recrutement, la signature électronique peut permettre de valider tous les fichiers importants en moins de 24h, même à distance.

L’automatisation permet également d’assurer la fiabilité des procédés administratifs, en réduisant drastiquement le nombre d’erreurs. Lorsqu’une entreprise travaille avec des fichiers au format papier, les erreurs humaines peuvent être fréquentes : 

• Envoi d’un contrat à la mauvaise personne.
• Oubli d’une signature sur une page.
• Mauvaise version d’un document.
• Date erronée, information manquante, champ manquant.
• Délai de signature dépassé.
• Document perdu, mal classé ou stocké dans un dossier non sécurisé.

Ces erreurs ont parfois de lourdes conséquences, comme des retards d’embauche, des incohérences dans un contrat ou encore des litiges juridiques.

En automatisant, l’entreprise assure : 

• Un parcours balisé de A à Z, sans oubli ni saut d’étape.
• Aucune erreur d’envoi (ajout d’un mauvais destinataire ou oubli, page manquante…).
• Un contrôle sur l’intégrité des documents (pas de modification après signature).
• Une organisation précise des rôles et des droits d’accès (administrateur, signataire…).
• Un dossier de preuves automatique (chaque action est horodatée et traçable).

De plus, quand elle est utilisée via un prestataire certifié comme Yousign, la signature électronique permet à l’entreprise de respecter toutes les normes et lois en vigueur. En effet, Yousign propose des services conformes au règlement européen eIDAS, qui donne à la e-signature une valeur légale. Le RGPD est également respecté, pour toutes les données traitées et hébergées en Europe.

Digitaliser la gestion administrative est aussi un levier économique intéressant. En effet, le workflow de signature permet de réduire les coûts liés à la gestion papier : 

• Impression, encre, maintenance
• Enveloppes, agrafes, affranchissement
• Archivage physique

En intégrant des workflows 100% numériques, il est facile de réduire les dépenses, grâce à : 

• La création de modèles standardisés (formulaire, champ dynamique personnalisable)
• L’élimination des erreurs humaines
• L’ajout rapide de destinataires
• La gestion automatique des flux

Le workflow de signature électronique présente des avantages pour la relation entre la société et les employés, mais aussi pour la relation entre les employés. En effet, la fluidité des échanges dépasse le cadre opérationnel. En clarifiant les rôles et les responsabilités de chacun, le workflow renforce la collaboration entre les utilisateurs, la transparence et la confiance.

Concrètement, chaque groupe de travail peut accéder aux documents selon les paramètres de confidentialité définis. L’administrateur attribue des rôles spécifiques aux utilisateurs, ce qui facilite la coordination. Leurs tâches sont donc remplies de manière plus efficace, et les quiproquos à l’origine de certaines tensions sont évités.

Mettre en place un workflow de signature pour les employés ne permet pas uniquement de gagner du temps sur l’onboarding. Il s’agit aussi de transformer en profondeur la manière dont fonctionnent les ressources humaines au quotidien. Grâce à l’automatisation, chaque étape s’inscrit dans un mécanisme bien huilé : les utilisateurs sont identifiés, et chaque champ est validé sans risque d’erreurs. La gestion des tâches est plus fluide, ce qui bénéficie à chaque acteur de l’entreprise.

Mettre en place des workflows de signature pour les employés peut sembler complexe au premier abord, surtout pour les entreprises peu digitalisées qui utilisent surtout des méthodes traditionnelles. Cependant, avec les bons outils, il est possible d’intégrer une solution efficace en quelques jours. 

Avant toute chose, il est important de dresser la liste des documents RH qui nécessitent une ou plusieurs signatures. On pense notamment aux : 

• Contrats de travail
• Avenants
• Accusés de réception
• Conventions de stage ou de formation
• Ruptures conventionnelles
• Soldes tout compte, attestation employeur

Avec Yousign, vous pouvez générer des modèles réutilisables pour chaque fichier, afin de gagner du temps sur les procédures les plus récurrentes.

La signature électronique n’a de valeur juridique que si elle est délivrée par un prestataire certifié. C’est le cas de Yousign, qui respecte les exigences de conformité juridique (Code civil, eIDAS, RGPD). En plus de cette conformité légale, Yousign garantit une expérience fluide, adaptée à tous les besoins des entreprises grâce à plusieurs niveaux de sécurité.

Signature simple :

Elle est idéale pour les documents à faible enjeu, comme des formulaires internes. Le destinataire signe avec un swip, avant ou sans code ATP reçu par SMS ou mail. 

Signature avancée (AES) :

Elle est recommandée pour la plupart des actions en entreprise, comme la signature des contrats de travail, avenants, ou autre fichier administratif. L’identité du signataire est vérifiée grâce à des pièces justificatives (carte d’identité, passeport…) et une preuve juridique solide est générée pour chaque e-signature.

Signature qualifiée (QES) : 

Il s’agit du plus haut niveau de sécurité, qui convient aux documents à fort enjeux juridique et/ou financier. Cette e-signature inclut un système de reconnaissance faciale pour contrôler l’identité du signataire.

Yousign propose également des fonctionnalités puissantes pour renforcer la fiabilité et la traçabilité des fichiers en entreprise. 

Le cachet électronique : 

Semblable à un tampon officiel pour une société, il garantit l’origine et l’intégrité des documents sans nécessiter de signature. Il est idéal pour les documents diffusés à grande échelle comme les notes de service, les attestations ou les bulletins de paie par exemple. Là encore, il existe trois niveaux de sécurité : simple, avancé et qualifié, afin de s’adapter à tous les besoins des organisations.

Yousign Verify : 

Yousign Verify est un outil qui permet de vérifier automatiquement la validité des signataires, des documents et des entreprises. Disponible sous forme d’API, elle s’intègre facilement dans les logiciels internes des entreprises et permet de lutter contre la fraude documentaire.

Une fois que les documents et outils sont définis, vous devez penser à l’ordre dans lequel chaque personne concernée va intervenir. Grâce à Yousign, vous pouvez facilement créer un workflow avec un ordre précis, qui lie chaque formulaire à un groupe ou à un utilisateur, tout en gérant les paramètres de relances automatiques.

La réussite d’un nouveau workflow de signature commence par l’intégration des employés avant même le début du procédé. En effet, beaucoup de projets de digitalisation échouent à cause d’une mauvaise communication et d’un manque de pédagogie en amont. Il est donc essentiel d’informer les collaborateurs sur les changements pratiques qui vont être effectués dans la société. En répondant à leurs questions et en les accompagnant, l’entreprise peut : 

• Anticiper les réticences et rassurer 
• Valoriser le bénéfice de l’automatisation pour les utilisateurs
• Éviter les blocages lors du lancement
• Permettre à chaque utilisateur de comprendre son rôle

Une signature électronique est plus qu’une formalité, elle engage juridiquement chaque signataire. Pour éviter les erreurs et les litiges, il est donc crucial de définir une politique claire, qui agira comme une charte interne. L’idée est de préciser qui signe quoi, comment, et dans quelles conditions : 

• Type de signature en ligne.
• Destinataire ou groupe concerné.
• Ordre à respecter.
• Formulaire à intégrer des champs à remplir.
• Rôle de chacun (administrateur, utilisateur…).

Concrètement, cette charte doit contenir les éléments suivants : 

La liste des documents RH concernés par la e-signature, avec un modèle pré-défini contenant des champs dynamiques. Il peut s’agir d’un formulaire, d’accords, d’informations internes, ou encore d’un contrat de travail numérique par exemple.

Le type de signature requis pour chaque fichier (simple, avancé, qualifié)

Le rôle de chaque signataire 

• Le collaborateur : employé, stagiaire, alternant…il est le destinataire de certains documents.
• Le manager : il valide le contenu du contrat ou de l’avenant.
• Le service RH : il procède à l’authentification du contrat, à sa conformité, et formalise la signature.

Les délais à respecter

Des paramètres de temps peuvent être intégrés pour définir les délais à respecter pour chaque action, avec des relances par mail.

Le processus d’archivage

Les informations doivent être sécurisées et accessibles par les utilisateurs à tout moment.

En plus d’établir un cadre de référence global, cette politique de workflow permet de standardiser les procédés, afin que chaque collaborateur sache comment agir.

Un procédé automatique permet de gagner énormément de temps, mais ne supprime pas totalement le risque d’oubli. Il est donc important de définir des deadlines entre chaque action, et de prévoir des relances automatiques si certains destinataires oublient de signer dans les délais prévus. 

L’administrateur peut par exemple fixer un nombre de jours précis pour traiter une action, et planifier des relances automatiques par mail à intervalle régulier si un destinataire ne signe pas dans les temps.

Un workflow de signature pour les employés doit intégrer des mesures de sécurité strictes, pour trois raisons : 

• Protéger chaque fichier numérique
• Rassurer les destinataires et les collaborateurs
• Respecter les obligations légales

Sécuriser l’accès à la plateforme est crucial. Seuls les utilisateurs directement concernés par les flux doivent pouvoir s’y connecter (RH, managers…). Définir des rôles spécifiques est alors déterminant, afin de préciser qui peut envoyer, signer, consulter et archiver les fichiers : 

• Faire une liste des administrateurs.
• Identifier chaque destinataire.
• Préciser les accords nécessaires pour qu’un utilisateur puisse effectuer une action.

Un système automatisé n’est jamais figé. Une fois mis en place, il doit vivre et évoluer en fonction des besoins des entreprises. Ce qui fonctionne très bien au départ peut par exemple devenir obsolète, à mesure qu’une société grandit ou change certains objectifs. C’est pourquoi il est indispensable de mesurer l’efficacité du workflow grâce à des audits réguliers. Cela permet d’identifier les axes d’amélioration et d’ajuster régulièrement : 

• Ajout d’un nouveau champ dans un formulaire
• Ajout de certains destinataires dans un processus de recrutement
• Modification d’un modèle de formulaire
• Modification dans certains accords
• Ajout ou suppression de certains paramètres
• ...

Mettre en place un workflow de signature électronique pour vos employés est une décision stratégique qui offre de nombreux avantages : fluidité des processus, gain de temps, économie d’argent, sécurité des échanges, et amélioration de l’expérience entre collaborateurs. 

Pour que la digitalisation fonctionne de manière optimale, il est important d’utiliser des outils performants et certifiés, répondant aux exigences légales à l’échelle française et européenne. C’est précisément ce que propose Yousign, en vous accompagnant à travers votre transformation digitale RH. 

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