Pourquoi et comment lutter contre la fraude documentaire ?

Fausse fiche de paie, contrat falsifié, usurpation d’identité : la fraude documentaire est un risque quotidien pour les entreprises, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité. Dans cet article, nous vous donnons les raisons et les bonnes pratiques pour lutter contre ce phénomène.

La fraude documentaire désigne tous les usages frauduleux d’un document dans le but de tromper une personne, une entreprise ou une organisation. Elle concerne aussi bien le format papier que numérique. L’objectif des fraudeurs est souvent d’obtenir des avantages financiers en détournant de l’argent, ou encore des avantages physiques et matériels.

Ce type de fraude peut prendre plusieurs formes : 

• La falsification : créer de faux documents (fiche de paie, carte d’identité…)
• La modification : modifier une date, un montant ou encore une signature sur un contrat.
• L’usurpation d’identité : présenter un document authentique appartenant à quelqu’un d’autre, ou voler le nom ou le logo d’une organisation pour agir en son nom.

Falsifier un document authentique consiste à le modifier après sa création. Il s’agit de la fraude la plus courante, dans de nombreux secteurs : comptabilité, ressource humaine, marketing, commerce, service client… La raison principale est qu’elle est plutôt simple à mettre en place. En effet, le document de base contient toujours des éléments crédibles, comme le logo, la mise en page, ou encore les coordonnées. Plus la fraude est subtile, plus elle sera difficile à détecter. C’est pour cela que les changements sont souvent anodins. Il peut par exemple s’agir de falsifier une signature, un chiffre, une date, ou encore une section entière sur un fichier.

Exemples concrets : 

• Un salarié prolonge la durée d’un arrêt maladie en modifiant la date sur le certificat médical.
• Un étudiant modifie la note obtenue à un examen sur son relevé de notes.
• Une entreprise change la date d’émission d’un devis pour faire croire qu’il a été envoyé dans les temps lors d’un appel d'offres.

La contrefaçon vise à reproduire un document officiel à l’identique, en copiant sa structure et ses visuels. L’objectif est de faire passer un faux fichier pour un original, émis par une autorité compétente. Cette fraude est d’autant plus dangereuse lorsqu’elle imite des contenus administratifs ou gouvernementaux, comme des diplômes, des extraits Kbis, ou encore des papiers d’identité.

Exemples concrets : 

• Un individu crée un faux passeport avec un numéro valide et une fausse photo pour ouvrir un compte bancaire et souscrire un crédit.
• Un entrepreneur présente un faux extrait Kbis pour obtenir un contrat avec une entreprise qui n’existe pas.
• Un individu reproduit un badge d’accès pour entrer illégalement dans des locaux sécurisés.

L’usurpation d’identité est le fait d’utiliser les informations personnelles d’un individu afin de se faire passer pour lui et de réaliser des actions en son nom. Les fraudeurs peuvent utiliser des documents réels qui ne leur appartiennent pas, ou encore falsifier des documents existants. Pour lutter contre ce type de fraude documentaire, il faut impérativement vérifier que la personne qui présente le document en est le titulaire.

Exemples concrets : 

• Une carte d’identité volée et utilisée pour ouvrir un compte bancaire.
• Des diplômes et certificats utilisés par un tiers pour décrocher des contrats ou obtenir un emploi.
• Un individu utilise les informations d’une entreprise existante et fournit ses propres coordonnées bancaires pour détourner les paiements des factures.

La fraude par omission est le fait de présenter un document réel tout en ignorant volontairement certains problèmes. Il peut s’agir d’un document périmé, flou, ou contenant des informations insuffisantes. L’objectif est de jouer sur le manque de vigilance de l’interlocuteur pour utiliser un fichier qui n’est plus valable.

Exemples concrets : 

• Une entreprise présente un Kbis périmé (plus de 6 mois) dans le cadre d’un appel d’offres public.
• Un individu présente un justificatif de domicile qui contient en réalité l’adresse de sa résidence secondaire pour contourner une règle de domiciliation.
• Un salarié présente un certificat médical dont la mention ‘inapte au poste” a été tronquée, afin d’influencer le jugement de l’employeur.

Les fraudeurs créent des documents de toutes pièces, souvent à l’aide de logiciels accessibles au public, comme Word, Photoshop, ou encore Canva. La démocratisation des outils numériques et le développement de l’intelligence artificielle rendent ce type de fraude encore plus courant de nos jours. Les fichiers sont de plus en plus crédibles, et peuvent induire en erreur même les professionnels les plus vigilants.

Exemples concrets :

• Une personne crée de fausses fiches de paie pour un dossier de demande de location.
• Une personne produit un faux certificat de scolarité pour obtenir des tarifs étudiants.
• Un client crée un faux relevé bancaire pour prouver sa solvabilité.

La lutte contre la fraude documentaire commence par une analyse manuelle des documents. Elle repose sur un examen visuel et logique. On vérifie les éléments suivants : 

• La cohérence des informations : noms, adresse, date, signature…
• La mise en page : alignements, polices d’écriture…
• Les logos : signes nets ou flous, bien centrés ou tordus…
• Les fautes d’orthographe et la tournure des phrases.

Les documents numériques sont de plus en plus utilisés, par les entreprises comme par les particuliers. De ce fait, analyser leur authenticité de manière automatisée est en enjeu crucial. Pour vérifier des fichiers à grande échelle de manière efficace, l’analyse manuelle est loin d’être suffisante. Des technologies sont heureusement disponibles pour vous aider dans la lutte contre la fraude documentaire. Voici quelques exemples : 

Les processus KYC et KYB

Le KYC (Know Your Customer) est un processus de vérification de l’identité d’un client avant de conclure un contrat. Il s’appuie sur des pièces d’identité, des justificatifs de domicile, et parfois des vérifications photos ou vidéos. Ce mécanisme permet de lutter contre les fraudes, et respecte les réglementations en vigueur (eIDAS, RGPD…).

Le KYB (Know Your Business) est un procédé de vérification assez similaire, qui s’applique au secteur BtoB. Il s’agit de vérifier l’existence et la légitimité d’une entreprise, ainsi que de ses représentants. Cela passe par une identification de la structure juridique, du Kbis, ou encore de la situation fiscale et financière. 

La signature électronique

La signature électronique permet de valider un document et de garantir son intégrité et son authenticité. Lorsqu’elle est délivrée par un prestataire certifié comme Yousign, elle répond aux normes légales comme la réglementation européenne eIDAS et le KYC, afin d’assurer une sécurité optimale pour les entreprises et les particuliers.

L’ORC (reconnaissance optique de caractères)

Ces outils permettent d’extraire automatiquement le texte pour le comparer à des modèles existants.

L’analyse des métadonnées

Ce procédé permet de détecter si un PDF a été modifié, quand et par qui.

La fraude documentaire représente un risque financier important pour une entreprise. En effet, un contrat falsifié ou usurpé peut accorder une prestation ou un paiement à la mauvaise personne. L’entreprise s’expose donc à des : 

• Impayés
• Détournements de fonds
• Versements de salaires à de faux employés
• Prêts non recouvrés
• Commandes frauduleuses
• …

Les conséquences financières s’étendent également aux frais juridiques nécessaires lorsque la fraude est découverte et qu’un litige est ouvert.

Conclure un contrat sur la base d’un document modifié, falsifié ou mensonger peut déclencher des procédures juridiques longues et coûteuses. L’entreprise risque : 

• L’invalidité du contrat
• Des frais d’avocat et d’huissier
• Une mise en cause de sa responsabilité en cas de préjudice causé à un tiers

La fraude documentaire représente un risque important pour la sécurité de l’entreprise. En effet, des individus malveillants peuvent créer de faux profils, de faux fichiers ou de faux badges d’accès pour entrer dans des locaux privés. En outre, il existe un risque de cyberattaque, d’espionnage industriel ou encore de vol d’informations. Des données sensibles détournées peuvent mettre en danger l’intégrité de l’entreprise, de ses clients et de ses partenaires.

Tous les risques que nous venons de citer peuvent ternir l’image de l’entreprise, et ce, pendant longtemps. En fonction du litige et des dommages causés, les conséquences peuvent être grandes:  

• Perte de confiance des clients ou de partenaires
• Bad buzz médiatique
• Dégradation de la marque employeur
• Chute des ventes

La signature électronique

La signature électronique permet de signer des documents numériques de manière sécurisée. Elle préserve l’intégrité et l’authenticité du fichier, vérifie l’identité du signataire, et fournit un dossier de preuves traçable. Yousign propose trois niveaux de sécurité : simple, avancé et qualifié, afin de s’adapter à tous les besoins des entreprises et des particuliers.

Le cachet électronique

Le cachet électronique est un outil équivalent à un tampon numérique. Il authentifie automatiquement les documents émis par une entreprise, afin de prouver que : 

• Le fichier a été émis par une société identifiée
• Le fichier n’a pas été modifié
• L’archivage est sécurisé

Là encore, il existe trois niveaux de sécurité, afin de correspondre à tous les besoins des organisations, des documents les plus basiques aux plus sensibles. 

Yousign Verify

Yousign Verify est une solution de vérification d’identité intégrée au processus de signature. Elle respecte les exigences du KYC et permet aux entreprises de s’assurer de la personne qui signe les contrats. Elle s’appuie sur un contrôle automatique de la pièce d’identité, une vérification par selfie, un contrôle de l’authenticité des documents, ainsi que de la validité et la légalité des entreprises.

Formaliser une politique de vérification documentaire

Pour lutter contre la fraude, toute entreprise se doit de mettre en place une politique précise pour la gestion des documents. Établissez une procédure standardisée, avec :

• Les fichiers requis pour chaque procédure
• Les critères de validité
• Une checklist de vérification

Sensibiliser les équipes

Former les équipes à la détection des anomalies est essentiel pour lutter contre les fraudes documentaires. Pour cela, il est bon de leur partager des exemples concrets, ainsi que des fiches récapitulatives des points à surveiller.

Utiliser des outils certifiés

Les outils numériques fiables et certifiés permettent de maximiser la sécurité au sein de l’entreprise, tout en respectant les réglementations en vigueur. Yousign fait partie des partenaires de confiance, car toutes nos solutions suivent les directives françaises et européennes.

Conserver une trace horodatée de toutes les actions

Pour sécuriser les échanges et se protéger en cas de contentieux, l’entreprise doit impérativement conserver une trace de tous les traitements documentaires dans un dossier. Yousign permet notamment de télécharger un dossier de preuves pour chaque signature.

Communiquer avec les interlocuteurs

En cas de doute, contactez directement l’interlocuteur par téléphone ou par visio. Cela vous permettra de vérifier son identité et d’éclaircir des zones d’ombres sur les documents transmis, avant de conclure une collaboration commerciale.

La fraude documentaire est un phénomène en pleine expansion, facilité par la numérisation des échanges et le développement de l’intelligence artificielle. Pour les entreprises, les pertes peuvent être lourdes, tant au niveau financier que juridique. Face à cette menace croissante, il est crucial d’utiliser des outils fiables, de mettre en place des procédures internes rigoureuses, et de former ses équipes.