Comment détecter et prévenir la fraude documentaire ?

La fraude documentaire désigne tous les usages frauduleux d’un document dans le but de tromper une personne, une entreprise ou une organisation. Elle concerne aussi bien le format papier que numérique. L’objectif des fraudeurs est souvent d’obtenir des avantages financiers en détournant de l’argent, ou encore des avantages physiques et matériels.

Ce type de fraude peut prendre plusieurs formes : 

• La falsification : créer de faux documents (fiche de paie, carte d’identité…)
• La modification : modifier une date, un montant ou encore une signature sur un contrat.
• L’usurpation d’identité : présenter un document authentique appartenant à quelqu’un d’autre, ou voler le nom ou le logo d’une organisation pour agir en son nom.

Falsifier un document authentique consiste à le modifier après sa création. Il s’agit de la fraude la plus courante, dans de nombreux secteurs : comptabilité, ressource humaine, marketing, commerce, service client… La raison principale est qu’elle est plutôt simple à mettre en place. En effet, le document de base contient toujours des éléments crédibles, comme le logo, la mise en page, ou encore les coordonnées. Plus la fraude est subtile, plus elle sera difficile à détecter. C’est pour cela que les changements sont souvent anodins. Il peut par exemple s’agir de falsifier une signature, un chiffre, une date, ou encore une section entière sur un fichier.

Exemples concrets : 

• Un salarié prolonge la durée d’un arrêt maladie en modifiant la date sur le certificat médical.
• Un étudiant modifie la note obtenue à un examen sur son relevé de notes.
• Une entreprise change la date d’émission d’un devis pour faire croire qu’il a été envoyé dans les temps lors d’un appel d'offres.

La contrefaçon vise à reproduire un document officiel à l’identique, en copiant sa structure et ses visuels. L’objectif est de faire passer un faux fichier pour un original, émis par une autorité compétente. Cette fraude est d’autant plus dangereuse lorsqu’elle imite des contenus administratifs ou gouvernementaux, comme des diplômes, des extraits Kbis, ou encore des papiers d’identité.

Exemples concrets : 

• Un individu crée un faux passeport avec un numéro valide et une fausse photo pour ouvrir un compte bancaire et souscrire un crédit.
• Un entrepreneur présente un faux extrait Kbis pour obtenir un contrat avec une entreprise qui n’existe pas.
• Un individu reproduit un badge d’accès pour entrer illégalement dans des locaux sécurisés.

L’usurpation d’identité est le fait d’utiliser les informations personnelles d’un individu afin de se faire passer pour lui et de réaliser des actions en son nom. Les fraudeurs peuvent utiliser des documents réels qui ne leur appartiennent pas, ou encore falsifier des documents existants. Pour lutter contre ce type de fraude documentaire, il faut impérativement vérifier que la personne qui présente le document en est le titulaire.

Exemples concrets : 

• Une carte d’identité volée et utilisée pour ouvrir un compte bancaire.
• Des diplômes et certificats utilisés par un tiers pour décrocher des contrats ou obtenir un emploi.
• Un individu utilise les informations d’une entreprise existante et fournit ses propres coordonnées bancaires pour détourner les paiements des factures.

La fraude par omission est le fait de présenter un document réel tout en ignorant volontairement certains problèmes. Il peut s’agir d’un document périmé, flou, ou contenant des informations insuffisantes. L’objectif est de jouer sur le manque de vigilance de l’interlocuteur pour utiliser un fichier qui n’est plus valable.

Exemples concrets : 

• Une entreprise présente un Kbis périmé (plus de 6 mois) dans le cadre d’un appel d’offres public.
• Un individu présente un justificatif de domicile qui contient en réalité l’adresse de sa résidence secondaire pour contourner une règle de domiciliation.
• Un salarié présente un certificat médical dont la mention ‘inapte au poste” a été tronquée, afin d’influencer le jugement de l’employeur.

Les fraudeurs créent des documents de toutes pièces, souvent à l’aide de logiciels accessibles au public, comme Word, Photoshop, ou encore Canva. La démocratisation des outils numériques et le développement de l’intelligence artificielle rendent ce type de fraude encore plus courant de nos jours. Les fichiers sont de plus en plus crédibles, et peuvent induire en erreur même les professionnels les plus vigilants.

Exemples :

• Une personne crée de fausses fiches de paie pour un dossier de demande de location.
• Une personne produit un faux certificat de scolarité pour obtenir des tarifs étudiants.
• Un client crée un faux relevé bancaire pour prouver sa solvabilité.

La lutte contre la fraude documentaire commence par une analyse manuelle des documents. Elle repose sur un examen visuel et logique. On vérifie les éléments suivants : 

• La cohérence des informations : noms, adresse, date, signature…
• La mise en page : alignements, polices d’écriture…
• Les logos : signes nets ou flous, bien centrés ou tordus…
• Les fautes d’orthographe et la tournure des phrases.

Les documents numériques sont de plus en plus utilisés, par les entreprises comme par les particuliers. De ce fait, analyser leur authenticité de manière automatisée est en enjeu crucial. Pour vérifier des fichiers à grande échelle de manière efficace, l’analyse manuelle est loin d’être suffisante. Des technologies sont heureusement disponibles pour vous aider dans la lutte contre la fraude documentaire. Voici quelques exemples : 

• Le KYC (Know Your Customer) est un processus de vérification de l’identité d’un client avant de conclure un contrat. Il s’appuie sur des pièces d’identité, des justificatifs de domicile, et parfois des vérifications photos ou vidéos. Ce mécanisme permet de lutter contre les fraudes, et respecte les réglementations en vigueur (eIDAS, RGPD…).
• Le KYB (Know Your Business) est un procédé de vérification assez similaire, qui s’applique au secteur BtoB. Il s’agit de vérifier l’existence et la légitimité d’une entreprise, ainsi que de ses représentants. Cela passe par une identification de la structure juridique, du Kbis, ou encore de la situation fiscale et financière. 

Ces processus sont au cœur de la relation client sécurisée. Ils permettent non seulement de vérifier l'identité du client ou du tiers, mais aussi de collecter et analyser des informations fiables sur leur situation (adresse, activité professionnelle, origine des fonds). Un système KYC/KYB efficace repose sur trois piliers : la collecte de documents authentiques, la vérification automatisée via des outils certifiés, et la mise à jour régulière des données pour détecter tout changement suspect.

L'OCR extrait automatiquement le texte des documents scannés ou photographiés (RIB, Kbis, pièces d'identité) pour vérifier leur cohérence : numéros IBAN valides, SIREN existants, dates logiques.

Cette technologie détecte également les incohérences typographiques révélatrices de falsification.

L'analyse des métadonnées examine les informations cachées dans un document numérique : date de création, date de dernière modification, auteur, logiciel utilisé, historique des versions.

Cette technique permet de détecter les falsifications : un contrat daté de janvier mais modifié en mars, un document officiel créé avec un logiciel non certifié, ou des traces de retouche Photoshop révèlent une tentative de fraude.

La fraude documentaire représente un risque financier important pour une entreprise. En effet, un contrat falsifié ou usurpé peut accorder une prestation ou un paiement à la mauvaise personne. L’entreprise s’expose donc à des : 

• Impayés
• Détournements de fonds
• Versements de salaires à de faux employés
• Prêts non recouvrés
• Commandes frauduleuses
• …

Les conséquences financières s’étendent également aux frais juridiques nécessaires lorsque la fraude est découverte et qu’un litige est ouvert.

Conclure un contrat sur la base d’un document modifié, falsifié ou mensonger peut déclencher des procédures juridiques longues et coûteuses. L’entreprise risque : 

• L’invalidité du contrat
• Des frais d’avocat et d’huissier
• Une mise en cause de sa responsabilité en cas de préjudice causé à un tiers

La fraude documentaire représente un risque important pour la sécurité de l’entreprise. En effet, des individus malveillants peuvent créer de faux profils, de faux fichiers ou de faux badges d’accès pour entrer dans des locaux privés. En outre, il existe un risque de cyberattaque, d’espionnage industriel ou encore de vol d’informations. Des données sensibles détournées peuvent mettre en danger l’intégrité de l’entreprise, de ses clients et de ses partenaires.

Tous les risques que nous venons de citer peuvent ternir l’image de l’entreprise, et ce, pendant longtemps. En fonction du litige et des dommages causés, les conséquences peuvent être grandes:  

• Perte de confiance des clients ou de partenaires
• Bad buzz médiatique
• Dégradation de la marque employeur
• Chute des ventes

• Pertes financières directes : Virements détournés, crédits contractés en leur nom, comptes bancaires vidés. Le montant moyen des pertes s'élève à 460€ par incident en 2024, mais certaines victimes perdent plusieurs milliers d'euros.
• Atteinte à la réputation : Une usurpation d'identité peut entraîner des inscriptions au fichier des incidents bancaires (FICP), des dettes fictives, ou des poursuites judiciaires pour des actes qu'elles n'ont pas commis.
• Stress psychologique et démarches administratives : Rétablir son identité après une usurpation nécessite en moyenne 6 à 12 mois de démarches : dépôts de plainte, contestations auprès des banques, rectifications administratives, preuves répétées de sa bonne foi.
• Difficultés d'accès aux services : Impossibilité d'ouvrir un compte bancaire, de souscrire un crédit, de louer un logement ou de voyager tant que l'identité n'est pas rétablie.

• Pertes financières massives : Selon Trustpair, 64% des entreprises françaises victimes de fraude en 2023 ont subi des pertes moyennes de plusieurs dizaines de milliers d'euros (virements frauduleux, fausses factures, détournements de fonds).
• Sanctions réglementaires : Non-respect des obligations KYC/KYB : amendes RGPD pouvant atteindre 4% du chiffre d'affaires annuel mondial, sanctions ACPR (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) pour les acteurs financiers.
• Atteinte à la réputation et perte de confiance : Une entreprise victime de fraude documentaire voit sa crédibilité entamée auprès de ses clients, partenaires et investisseurs. La publication d'un incident de sécurité peut entraîner une chute du cours de bourse pour les sociétés cotées.
• Coûts de remédiation : Audits de sécurité, mise en conformité, renforcement des processus, formations, communication de crise, contentieux juridiques.

La signature électronique permet de signer des documents numériques de manière sécurisée. Elle préserve l’intégrité et l’authenticité du fichier, vérifie l’identité du signataire, et fournit un dossier de preuves traçable. Yousign propose trois niveaux de sécurité : simple, avancé et qualifié, afin de s’adapter à tous les besoins des entreprises et des particuliers.

Chaque signature est sécurisée par un certificat de signature électronique qui atteste de son origine et de son intégrité

Le cachet électronique est un outil équivalent à un tampon numérique. Il authentifie automatiquement les documents émis par une entreprise, afin de prouver que : 

• Le fichier a été émis par une société identifiée
• Le fichier n’a pas été modifié
• L’archivage est sécurisé

Là encore, il existe trois niveaux de sécurité, afin de correspondre à tous les besoins des organisations, des documents les plus basiques aux plus sensibles. 

Yousign Verify est une solution de vérification d’identité intégrée au processus de signature. Elle respecte les exigences du KYC et permet aux entreprises de s’assurer de la personne qui signe les contrats. Elle s’appuie sur un contrôle automatique de la pièce d’identité, une vérification par selfie, un contrôle de l’authenticité des documents, ainsi que de la validité et la légalité des entreprises.

Une lutte efficace contre la fraude documentaire repose sur une approche globale combinant technologie, processus et formation humaine.

Pour lutter contre la fraude, toute entreprise se doit de mettre en place une politique précise pour la gestion des documents. Établissez une procédure standardisée, avec :

• Les fichiers requis pour chaque procédure
• Les critères de validité
• Une checklist de vérification

Les collaborateurs en contact avec des documents (services RH, comptabilité, relation client, conformité) doivent être formés à détecter :

• Les incohérences visuelles : polices différentes, alignements incorrects, qualité d'image dégradée
• Les anomalies de contenu : fautes d'orthographe sur un document officiel, numéros de série invalides, dates illogiques
• Les comportements suspects : client pressé refusant une vérification complémentaire, documents fournis uniquement en copie, refus de selfie avec pièce d'identité

Les solutions technologiques permettent de détecter des fraudes invisibles à l'œil nu :

• OCR intelligent : Extraction et validation automatique des données (IBAN, SIREN, numéro de pièce d'identité)
• Analyse forensique : Détection des modifications de métadonnées, des traces de retouche Photoshop, des incohérences de compression
• Vérification biométrique : Comparaison du visage sur la pièce d'identité avec un selfie en temps réel (liveness detection)
• Contrôle des bases de données : Vérification de la validité d'un IBAN, d'un SIREN, d'un numéro de passeport dans les registres officiels

Exemple d'outil certifié : Yousign Verify permet de vérifier automatiquement l'authenticité des documents (RIB, Kbis, pièces d'identité) et de l'identité des signataires avant toute signature électronique, avec une traçabilité complète conforme au règlement eIDAS.

Chaque document vérifié doit être :

• Horodaté avec un certificat de temps (conforme RFC 3161)
• Signé électroniquement pour garantir son intégrité
• Archivé de manière sécurisée avec traçabilité des accès

La signature électronique qualifiée (QES), au sens du règlement eIDAS, offre la même valeur juridique qu'une signature manuscrite et garantit qu'un document n'a pas été modifié après signature.

Pour les opérations à risque (virements supérieurs à un certain montant, modification de RIB fournisseur, ouverture de compte), instaurer une règle de validation croisée :

• Vérification initiale par le service opérationnel
• Validation finale par un responsable habilité
• Confirmation par un canal différent (appel téléphonique sur un numéro connu, email à une adresse vérifiée)

Si vous êtes victime d'une fraude documentaire, il est essentiel d'agir rapidement pour limiter les dégâts et faire valoir vos droits.

Étapes immédiates à suivre :

1. Déposer plainte : Rendez-vous au commissariat ou à la gendarmerie la plus proche, ou déposez une pré-plainte en ligne sur www.pre-plainte-en-ligne.gouv.fr. Conservez le récépissé de dépôt de plainte.
2. Alerter votre banque : Si un RIB frauduleux a été utilisé ou si des virements suspects ont eu lieu, contactez immédiatement votre conseiller bancaire pour faire opposition et demander l'annulation des opérations frauduleuses.
3. Signaler l'usurpation d'identité : Déclarez l'usurpation sur la plateforme www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R17598 pour obtenir un récépissé officiel qui facilitera vos démarches.
4. Contacter les organismes concernés : Prévenez tous les organismes susceptibles d'être impactés (CAF, Pôle emploi, assurance maladie, fournisseurs d'énergie, opérateurs téléphoniques).
5. Faire opposition sur vos documents : Si votre pièce d'identité, passeport ou permis de conduire a été volé ou copié, faites une déclaration de perte ou vol pour invalider le document.

Ressources et contacts utiles :

• Info Escroqueries (plateforme du ministère de l'Intérieur) : 0 805 805 817 (appel gratuit)
• Cybermalveillance.gouv.fr : Assistance et conseils en cas de fraude numérique
• CNIL (pour les violations de données personnelles) :
• Médiateur de l'AMF (Autorité des Marchés Financiers) pour les fraudes financières :
• France Victimes (association d'aide aux victimes) : 116 006 (appel gratuit)

La fraude documentaire est un phénomène en pleine expansion, facilité par la numérisation des échanges et le développement de l’intelligence artificielle. Pour les entreprises, les pertes peuvent être lourdes, tant au niveau financier que juridique. Face à cette menace croissante, il est crucial d’utiliser des outils fiables, de mettre en place des procédures internes rigoureuses, et de former ses équipes.