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Publié le 17 Juin, 2024

A - Z : Découvrez notre glossaire de la facture électronique

Glossaire de la facture électronique
Yousign

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@Yousign

Illustration : Gawon Lee

Sommaire

Vous souhaitez tout savoir sur la facturation électronique ? Déjà obligatoire pour les factures à destination des entités publiques, sa mise en place va se généraliser à l’horizon 2026 pour les entreprises établies en France assujetties à la TVA (réforme portée par la loi de finances 2024 qui fixe le nouveau calendrier de déploiement du dispositif). La maîtrise d’un sujet passe nécessairement par la compréhension de tous les termes qui gravitent autour. Pour vous faciliter la tâche, nous vous les avons tous regroupés dans notre glossaire de la facture électronique. Bonne lecture !

Archivage électronique

L’archivage électronique est un processus de stockage des factures électroniques sous format numérique.

Sécurisé et durable, il garantit leur intégrité et leur disponibilité pour une période donnée.

Authentification

L’authentification est une procédure qui permet de vérifier l'identité de l'utilisateur qui envoie ou reçoit une facture électronique.

Il existe différentes méthodes d’authentification.

Certificat numérique

Le certificat numérique est un document électronique qui permet d’authentifier une personne physique ou une personne morale avant sa signature.

Il est délivré par des autorités de certification (AC), que l’on appelle prestataires de service de confiance. 
Une signature électronique certifiée doit être réalisée à l'aide de certificats électroniques mis à disposition par une AC.

Chiffrement

Le chiffrement est une technique de cryptographie. Il est utilisé pour sécuriser les données contenues dans une facture électronique en les rendant illisibles pour toute personne non autorisée.

Chorus pro

C’est un portail créé par l'Agence pour l'Informatique financière de l’État (AIFE). Il permet aux fournisseurs de la sphère publique d’envoyer des factures électroniques aux administrations publiques.

Chorus pro évoluera prochainement vers le Portail Public de Facturation (PPF).

CII (Cross Industry Invoice)

C’est un format de données structurées basé sur le XML. 

CII fait partie des 3 formats réglementaires pouvant être utilisés pour générer une facture électronique (avec Factur-X et Universal Business Language (UBL)).

Coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique est un outil dématérialisé qui permet de stocker de manière sécurisée de nombreux documents. Les factures électroniques en font partie.

Dématérialisation

La dématérialisation, c’est la transformation d’un document physique en un document numérique.

Par exemple, d’une facture papier en une facture électronique.

La dématérialisation de documents présente de nombreux avantages et touche toutes les entreprises.

Données structurées

Les données structurées, ce sont des champs de données destinés à être remplis afin de permettre à un système informatique de mieux traiter l’information.

Concernant une facture, il s’agit d’informations liées : 

  • à sa date ; 
  • au montant de la TVA ;
  • au client ; 
  • à l’objet de la facturation…

EDI (Échange de Données Informatisé)

L’EDI est un système dématérialisé qui permet l'échange structuré de données, selon un format normé prédéfini, entre des systèmes de gestion. 

Il concerne notamment les factures.

E-facture

C’est un autre terme pour désigner une facture électronique. 

E-invoicing

C’est un autre terme pour désigner une facture électronique.

E-reporting

C’est un dispositif qui garantit la transmission à l’Administration fiscale d’informations spécifiques sur la facturation d’une entreprise. 

Par exemple, le montant de la TVA facturée.

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Facture

C’est un document de nature commerciale et comptable. 

Il en existe de nature différente : facture d’avoir, facture proforma, facture avec remise, rabais, ristourne…

La facture donne le détail des prestations ou des marchandises vendues : 

  • Les conditions d'achat.
  • Les conditions de vente.

Elle est établie par le vendeur.

Elle peut être préparée sous 2 formes : 

  • Électronique.
  • Papier. 

Les factures sont des documents incontournables en entreprise.

Facture électronique

Une facture électronique est un document numérique qui remplace la facture papier traditionnelle. 

Elle est générée, signée, envoyée, reçue et archivée suivant un format électronique normalisé qui intègre des données structurées.

Facture au format structuré

C’est un format de facture, composé de données structurées suivant une norme convenue entre les parties pour satisfaire aux exigences de l’ED.

Facture au format non structuré

Ce sont les factures réalisées aux formats PDF, image (JPEG) ou HTML.

Facture au format hybride

Elle est composée d’un document PDF auquel est associé un fichier contenant les données essentielles sous forme structurée.

Factur-X

La Factur-X est un standard commun de facture hybride.

Elle est une facture PDF classique enrichie d’une pièce jointe, sous la forme d’un fichier de données structurées conformes aux normes établies par l’EDI.

Factur-X est disponible sur Chorus Pro. Mais aussi auprès de solutions privées.

Horodatage

L’horodatage, c’est l'enregistrement de la date et de l'heure à laquelle une facture électronique a été créée, envoyée ou reçue, assurant ainsi la traçabilité et l'intégrité du document.
On parle d’horodatage électronique.

Interopérabilité

L’interopérabilité, c’est la capacité des différents systèmes de facturation électronique à communiquer entre eux.

Norme EN 16931 

Elle est un standard européen. 

La norme sémantique EN 16931 définit les exigences de base pour la facturation électronique, visant à assurer l'interopérabilité entre les systèmes de différents pays de l'Union européenne.

PDF (Portable Document Format)

C’est un format de fichier qui permet de créer des factures électroniques, tout en préservant leur mise en page et leur intégrité.

Le format PDF est très populaire.

Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Ce sont des prestataires privés immatriculés par l’Administration fiscale. 

Les PDP permettent aux entreprises d'émettre et de recevoir des factures électroniques, sans avoir à passer par le Portail Public de Facturation (PPF).

Le choix d’une plateforme est libre. Chaque entreprise peut opter pour une plateforme de dématérialisation partenaire ou pour le PPF dans le cadre de ses opérations de facturation.

Portail Public de Facturation (PPF)

C’est un portail enrichi qui sera prochainement mis à disposition par l’État pour permettre à toutes les entreprises le dépôt, la réception et la transmission de factures électroniques.

C’est une évolution de Chorus pro.

Signature électronique

C’est un système qui permet d’apposer une signature sur un document numérique en ligne, à l’aide d’un stylet, d’une souris ou d’un écran tactile. Par exemple, elle trouve parfaitement sa place sur une facture électronique.

La signature électronique se distingue de la signature manuscrite pour laquelle le crayon dans la main est nécessaire pour signer. 

La valeur juridique d’une signature électronique est la même qu’une signature manuscrite. 

Traçabilité

C’est le fait de mieux suivre l’historique d’une donnée.  

Les processus entourant la facturation électronique permettent à l’État une meilleure traçabilité des échanges entre les partenaires commerciaux.

Universal Business Language (UBL)

C’est l’un des 3 formats de facture électronique officiellement reconnu (avec Factur-X et CII).

Validation

C’est le processus de vérification qu'une facture électronique respecte toutes les normes et exigences légales avant d'être acceptée ou traitée par le destinataire.

Vérification de conformité

C’est le contrôle effectué pour s'assurer que la facture électronique respecte les réglementations en vigueur, tant au niveau national qu'international.

XML (eXtensible Markup Language)

XML est un langage de balisage qui définit la structure d’un contenu. 

Flexible et extensible, il structure, stocke et transporte des données lisibles qui seront facilement lues par différents systèmes.

Le XML est fréquemment utilisé pour créer des formats standardisés de factures. Par exemple, UBL et Factur-X.

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