Factur-X : définition, réglementation, obligation

Dans un effort de digitalisation globale du tissu administratif orchestré par la France, la réception et l’émission de factures électroniques seront obligatoires pour la majorité des entreprises françaises. L'État a ratifié cette loi sous la forme de l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022.
La mise en place de factures électroniques pour les entreprises suit un calendrier très précis qui morcelle la mise en place des réglementations selon la taille des entreprises. Ce calendrier s’étend jusqu’à l’horizon 2026. 

Parmi les formats de factures acceptés figure la factur-X (ou facture hybride) qui est en fait un format spécifique de factures. Qu’est-ce que la factur-X ? Comment la mettre en place ? Quels en sont les avantages ? Réponse dans notre article.

Pour comprendre la factur-X, il convient de savoir déjà qu’il existe plusieurs types de factures électroniques : 

• Les factures au format non-structuré : typiquement, il s’agit des factures au format PDF et JPEG. Ce sont ces factures là qui ne seront plus acceptables d’ici à la mise en place de la législation concernant les factures électroniques. 
• Les factures au format structuré : ces types de factures suivent les normes EDI (échanges de données informatisées). Ces normes se basent sur le besoin d’établir un langage standardisé entre émetteur et récepteur. Elles peuvent être différentes selon la localisation ou le secteur d’activité. 
• Les factures hybrides qui sont des factures qui consomment moins en ville émises au format PDF tout en ayant des données structurées conformes aux normes établies par l’EDI. Ce type de factures est tout à fait compréhensible pour une machine. La factur-X fait partie de ces factures hybrides.

La facture fait partie d’un des formats de factures électroniques qui devront être mises en place. 

La réponse courte à cette question est donc : parce que vous y serez légalement contraint.  

Si on creuse un peu plus, la factur-X présente un nombre d’avantages important : 

• C’est un standard relativement simple à mettre en place. Beaucoup de logiciels disposent déjà de la technologie nécessaire pour lire et interpréter une factur-X. Ainsi, l’émetteur n’a plus à s’adapter au niveau d’équipement du destinataire. Tout est géré de façon dématérialisée, que les factures soient gérées et traitées par un logiciel tels que Chorus Pro, ou bien “à la main”. Un seul format, de multiples façons de les traiter, la gestion des factures est donc grandement simplifiée. 
• Peu coûteux à mettre en place : la conséquence directe est que la mise en place de ce genre de factures dématérialisée implique un coût nécessairement moins élevé, car la technologie s’occupe plus ou moins de tout.

Les émissions et réception de factures concernent en priorité les entreprises, sans aucun désidérata ou profil particulier.
Ainsi, les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser la factur-X. Ce type de facture a été pensé pour permettre une adoption facile et aisée par les entreprises, sans se soucier de leur taille. 

La factur-X possède des profils spécifiques qui varient du minimum (plutôt orienté TPE/PME) à extended, qui possède une plage de granularités très spécifique, toutes en accord avec les standards européens EN 16931.  Ce n’est pas anodin, puisque cela vous permettra d’émettre des factures valides dans tout l’espace européen.

Vos logiciels et systèmes de facturation habituels peuvent toujours être utilisés.
En revanche, ce qui va changer, c’est qu’à partir du pdf généré par votre logiciel de facturation, il faudra ensuite convertir le fichier PDF en format propre à la factur-X. Un format XLM conviendrait parfaitement. Cette conversion peut se faire par le biais de plateformes dématérialisées privées, sans que le traitement propre de la facture soit intrinsèquement changé.

Chorus Pro est la plateforme de facturation électronique mise en place par l’administration fiscale. D’ici à 2026, toutes les entreprises françaises auront l’obligation d’utiliser un service de dématérialisation des factures. L’Etat en fournira un, qui est donc appelé Chorus Pro.
Grâce à Chorus Pro, il sera possible de convertir ses factures en PDF en un format gérable par la plateforme, envoyer et recevoir des factures électroniques, tout en gagnant un temps conséquent. Les entreprises qui facturent les établissements du secteur public connaissent bien cette plateforme, puisqu’elles ont l’obligation depuis 2017 (échelonnées jusqu’à 2020) de déposer leurs factures électroniques via cette plateforme.

Le calendrier de mise en place de la factur-X suit exactement le calendrier traditionnel de mise en place de la facturation électronique, dont voici le déroulé :

La factur-X émane de la norme sémantique EN 16931. Cette norme a été imaginée comme une norme commune entre la France et l’Allemagne. La factur-X apparaît comme un compromis intéressant car elle reste lisible tout autant pour un humain que pour un ordinateur.

La factur-X est au visu un document PDF simple, auquel est rattaché un fichier XML qui contient toutes les métadonnées propres à cette facture (numéro de facture, date, identités du récepteur et de l'émetteur, montants, etc.). Tout ceci en totale conformité avec les normes européennes.

La factur-X permet d’automatiser l’enregistrement des différents exercices comptables tout autant que le reporting des données vers les administrations fiscales.

La factur-X , comme toutes les autres factures, doit comprendre un nombre de mentions obligatoires: 

• date de la facture
• numéro de factur
• date de vente du service ou de la prestation
• identité du vendeur ou du prestataire
• L’identité de l’acheteur ou du client
• Numéro de bon de commande
• Numéro d’identification TVA
• Designation et décompte des produits et services rendus
• Prix catalogue
• Taux de TVA légalement applicable
• La réduction de prix ( si applicable)
• La sommes à payer
• l’adresse de facturation
• les informations sur le paiement 
• L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans (pour certains biens)

En gros, il faudra utiliser des plateformes de dématérialisation des factures similaires à Chorus pro. Vous pouvez d’ailleurs opter pour ce logiciel, ou vous tourner vers un acteur privé, si et seulement si, cet acteur privé est partenaire de l’administration fiscale.

Pour résumer, la factur-X comporte un grand nombre d’avantages qui ont une gros impact sur les temps de traitement des processus de facturation :

• Rapidité : les délais de réception sont plus courts, ce qui raccourcit également les délais de paiement. 
• Rentabilité : Vous économisez du papier et de l’encre; ainsi que de l’espace !
• Sécurité : les coquilles ou autres fautes de frappe qui formaient le quotidien d’intermédiaires sont supprimées,
• Efficacité : Naturellement, puisque vous mettez moins de temps à gérer les factures, à les envoyer et à les recevoir, l’efficacité est largement accrue.