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Digitaliser ma PME

8 min

Mis à jour le 23 Nov, 2022

Publié le 2 Août, 2022

Factures électroniques : obligations et réglementation

Factures électroniques et facturation électronique
Thomas Choukroun

Thomas Choukroun

Content Manager @Yousign

Illustration : Léa Coiffey

Sommaire

Les prochaines années sont cruciales pour les entreprises assujetties à la TVA. Concernant la facturation électronique, il existe deux échéances très importantes que vous ne devez manquer sous aucun prétexte.

  • Dès juillet 2024, la réception de factures électroniques va devenir totalement obligatoire. 
  • Entre juillet 2024 et janvier 2026, l’utilisation de factures électroniques deviendra graduellement obligatoire pour toutes les entreprises et ce peu importe leur taille.
facture électronique: détails des obligations et calendrier officiel facture électronique: détails des obligations et calendrier officiel
Calendrier officiel de mise en place de la facture électronique

Que vous soyez donc une petite, moyenne ou grande entreprise, l’obligation légale d’émettre des factures électroniques vous incombera dès 2024 pour certaines entreprises, et entre 2024 et 2026 pour d’autres. Il est donc important de connaître dès maintenant les tenants et aboutissants de la facturation électronique ainsi que les règles à respecter. Toutes les réponses sont dans cet article !

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Je vous vois derrière votre écran, froncer vos sourcils en vous demandant à quoi je fais référence. 

Eh bien sachez que depuis quelque temps maintenant, le gouvernement français s’engage dans une politique de transformation numérique assez conséquente. Parmi les différentes étapes de cette politique, se trouve le cas des factures. 

  • pour les grandes entreprises: à partir du 1er Juillet 2024;
  • pour les entreprises de taille intermédiaire: a partir du 1er janvier 2025;
  • pour les PME et les entreprises individuelles: à partir du 1er janvier 2026.

La réglementation autour de la facturation électronique

La loi de finances 2020 introduit l’obligation de facturation électronique pour les entreprises assujetties à la TVA, et établies en France. C’est l’ordonnance du 15 septembre 2021 qui définit le cadre juridique idoine à la démocratisation de la facturation électronique pour ces transactions.  Cette réforme se compose de quelques points essentiels et s’article autour de ces objectifs: 

  • Simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité:
    - en allégeant la paperasse et l’administratif
    - en diminuant les délais de paiement 
    - en gagnant en productivité grâce à la digitalisation

En tout et pour tout, l'État planche sur un gain pour l’économie de 4,5 milliards d’euros au bas mot. 

  • Simplifier et donc accélérer les obligations administratives relatives à leurs déclarations en matière de TVA
    grâce à un pré-remplissage des déclarations.
  • Améliorer la détection de la fraude fiscale 
    compliqué d’obtenir un chiffre précis, mais à titre d’information l’Etat a notifié pour 13,4 milliards d’euros en 2021.
  • Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité de l’entreprise

Sur le point de la facturation électronique, la France prend exemple sur ses voisins européens, notamment l’Italie qui l’a mise en place près de 10 ans auparavant. Cette réforme qui s’est inscrite dans une volonté de dématérialisation du pouvoir italien plus globale porte aujourd’hui ses fruits et a été dans l’ensemble bénéfique aux entreprises italiennes.

Il est pertinent de noter également que l’obligation d’utiliser des factures électroniques n’est pas une nouveauté. En effet, depuis le 1/1/2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public, peu importe leur taille, sont dans l’obligation légale de transmettre leurs factures sous format électronique. Par ailleurs, toutes les entreprises publiques de l’UE sont tenues d’accepter les factures électroniques qui leur sont adressées.
Pour la France, ces factures électroniques sont faites via une plateforme unique appelée Chorus Pro (nous y reviendrons plus tard).

Pourquoi mettre en place un processus de facturation électronique ?

La première réponse, et probablement la plus évidente, est que vous n’aurez de toute façon pas le choix. Selon la taille de votre entreprise, vous y serez contraint.  Mais essayons de prendre le problème (qui n’en est pas un :)) dans l’autre sens.
La facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises qui s’y plient: 

  • la rapidité: les délais de réception sont plus courts, donc vous recevez vos paiements plus rapidement.  
  • la rentabilité: Finies les impressions de papier, les dépenses en toner ou en cartouche d’imprimante ! 
    La facture électronique coûte également beaucoup moins cher que son homologue papier.
  • l’écologie: qui dit moins de papier dit… plus écologique, puisque produire du papier émet des gaz à effet de serre. La réforme va donc permettre aux entreprises de réduire leur empreinte carbone.
  • la sécurité: la facture électronique permet de limiter les erreurs de saisie tout en clarifiant le suivi de transmission. 
    Cette réforme va également permettre de sécuriser fiscalement les déclarations puisque celles-ci seront préremplies.
  • En résumé: un retour sur investissement beaucoup plus positif, et beaucoup plus rapide.

Comment mettre en place un processus de facturation électronique ?

L’état offre deux options distinctes pour émettre et déclarer des factures électroniques. Ainsi, les entreprises peuvent avoir recours à :

  • une plateforme de dématérialisation partenaire, 
  • Chorus pro, qui est déjà la plateforme privilégiée pour l’échange dématérialisé des factures du secteur public.

En gros, toutes les entreprises devront choisir un prestataire pour prendre en charge les factures électroniques qu’elles émettront, ou qu’elles recevront. Pour tout ce qui est du reporting des données destinées aux administrations fiscales, il faudra passer par ces mêmes prestataires.

Ces partenaires privilégiés de l’Etat devront donc prendre en charge deux missions clés: 

  • le e-reporting (la transmission aux établissements fiscaux) des:  
    - transactions BtoB à l'exportation,
    - ventes BtoC, ou vers des structures non-assujetties à la TVA,
    - les informations à propos des paiements des factures électroniques reçues.
  • le e-invoicing
    l’obligation d’émettre et de réceptionner des factures électroniques.

L’Etat propose l’utilisation de Chorus Pro qui est la plateforme publique de gestion des factures électroniques opérée et gérée par l’Etat.  C’est elle qui est aujourd’hui utilisée par les entreprises qui travaillent avec le secteur public. Rien ne vous empêche en revanche de choisir un autre prestataire pour autant qu’il se plie aux différents désidérata de l’Etat.

Quelles sont les règles à respecter pour une facture électronique ?

Tout comme la signature électronique, la facture électronique est un document qui doit cocher plusieurs cases afin d’être acceptable aux yeux de tout un chacun.
Ainsi, une facture délivrée au format électronique doit :

  • être authentique;
  • être lisible;
  • être intègre. 

    Elles doivent également obéir à plusieurs critères relatifs à leur format.
    On peut en compter 3:
  • les factures au format dit “structuré”: ces factures sont composées uniquement de données structurées entendues entre les deux parties. En gros, on se met d’accord sur un procédé de données structurées. il en existe plusieurs, comme: EDIFACT, XML CII, etc.)
  • Les factures au format dit “non structuré”: En gros, ce sont les factures traditionnelles qui reprennent la présentation des factures au format papier. Il s’agit des factures au format PDF par exemple,  voire JPEG ou même HTML. Elles sont en général transmises par email, ou imprimées et données en main propre.
  • Les factures au format hybride: ce sont des factures qui consomment très peu en ville prennent du meilleur des deux monde. Par exemple, elles sont à la fois au format PDF, mais composées d’informations au format structuré afin qu’elles soient interprétées par des machines.  C’est ce qu’on appelle “ La Factur-X”, qui est un nouveau format franco-allemand lancé en 2017.

Comment faire une facture électronique ?

Dans la forme, les factures électroniques ne sont pas différentes des factures que vous émettez au format papier, du moment qu’elles se plient aux obligations structurelles vues précédemment. 

En revanche, la question de l’archivage et du classement de ces factures peut émerger.

Comment classer ou archiver des factures électroniques ?

L’archivage des factures électroniques se fait au moment ou une facture est déposée dans Chorus Pro. Le portail va la stocker directement dans ATLAS, qui est le silo d’archivage de la DGFiP.
La facture électronique est également adressée à l’établissement étatique public qui l’intègre dans son système  d’information. Les factures seront stockées 10 ans dans ATLAS, et seront accessibles aux fournisseurs via Chorus Pro.

Comment signer électroniquement une facture électronique ?

Vous le savez déjà, les images de signatures n’ont aucune valeur juridique et ne doivent pas figurer dans une facture électronique. 

La signature électronique est un moyen de signer vos factures électroniques qui peut ajouter encore plus de rapidité et augmenter la productivité de vos équipes en les délestant de la paperasse. 

Avec Yousign, typiquement, pour signer électroniquement vos factures électroniques, il vous suffit d’ajouter votre facture électronique en PDF, de mettre les coordonnées du signataire et d’envoyer la demande de signature. C’est aussi simple que ça ! 

En moyenne, il faut 15 minutes pour signer une facture électronique..

FAQ sur la facturation électronique

La facture électronique est-elle obligatoire au-delà des frontières françaises ?

L’obligation de factures électroniques ne s’applique pas pour les clients hors des frontières françaises. Par conséquent, si votre client est dans un pays hors France, vous n’aurez pas l’obligation d’émettre une facture électronique. 

Je suis une TPE. La loi s’applique-t-elle à mon cas de figure ?

L'obligation d’émettre des factures électroniques n’est applicable au TPE qu’à partir du 1 janvier 2026. Il vous reste donc un peu de temps.
En revanche, dès le 1er janvier 2024, toutes les entreprises français doivent accepter les factures électroniques, et ce peu importe leur taille. 

Ma base clientèle est composée exclusivement de particuliers. La facturation électronique m’est-elle obligatoire ?

Non. La loi est claire: l’obligation de facturation électronique n’est pas applicable aux transactions entre particuliers.
En revanche, il vous impute naturellement de déclarer vos factures, électroniques ou non, aux entités fiscales idoines.

Dois-je abandonner les factures PDF ?

Non. Pour le moment, le format PDF est toujours accepté juridiquement dans la réforme.  Ainsi, jusqu’au 1/1/2026, il vous sera possible d’émettre des factures au format PDF pour les TPE, PME et microentreprises.

Mon client peut-il me refuser une facture au motif qu’elle est électronique ?

Non. Si votre client est une entreprise basée en France, elle n’a aucun droit juridique de refuser la réception d’une facture au seul motif qu’elle est électronique.
En revanche, il peut refuser une facture au motif qu’elle ne comporte pas les mentions légales et obligatoires, par exemple.

Dois-je me munir d’un prestataire de signature électronique pour signer mes factures électroniques ?

Non, vous n’en avez pas l’obligation.
En revanche, serait-ce une bonne idée ? Absolument !

La signature électronique des factures électroniques vous permettrait de signer et de faire signer toutes vos factures électroniques en quelques clics et en moins de 15 minutes.

Qu'est-ce qui délimite la taille d'une entreprise ?

La taille de l'entreprise est définie selon des critères très stricts érigés dans l’article 51 de la loi n°2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie. Selon cet article:

  • une micro entreprise est une entreprise dont le chiffre d'affaire annuel ne dépasse pas 2 millions d'euros, et dont l'effectif est inférieur à 10 personnes,
  • Une PME est une entreprise dont le CA annuel ne dépasse pas 50 millions d'euros et dont l'effectif est inférieur a 250 personnes,
  • Une ETI, est une entreprise qui n'appartient pas à la catégorie des PME, dont le CA annuel n'excède pas 1500 millions d'euros et l'effectif est inférieur à 5000 personnes,
  • Une grande entreprise, est une entreprise qui ne rentre dans aucune des précédentes catégories.

Quelles opérations sont concernées par la facturation électronique ?

La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA. Dès que ces opérations concernent le territoire national, elles requièrent de facto un recours à la facturation électronique. Aies livraisons de biens ou de services effectuées en France.

Ma base clientèle est composée de particuliers et d'entreprises. La loi s'applique-t-elle à mon cas ?

Oui. Pour votre base client composée de particuliers, vous êtes sujet a l'e-reporting, c'est à dire à la transmission des données de transactions. Pour votre base client composée d'entreprise, vous êtes sujet au e-invoicing, c'est à dire à la facturation électronique.

En revanche, bonne nouvelle pour vous ! Vous n'aurez qu'à déposer toutes vos factures dans la plateforme de dématérialisation des factures. C'est celle-ci qui se chargera d'extraire les données relatives à l'un ou à l'autres des cas de figures.

Les COM (Collectivités d'Outre-Mer) sont-elles concernées par la facturation électronique ?

Non. La Guyane, Wallis-et-Futuna, Nouvelle Calédonie, Mayotte, Saint Pierre et Miquelon, Saint-Barthélémy, Saint-Martin et la Polynésie Française ainsi que les Terres australes et antarctiques françaises, ne sont pas concernées par la mise en place de la facturation électronique, car la TVA n'y est pas appliquée. En revanche, vous pouvez être soumis à la transmission des données si vous dans le cas ou l'entreprise que vous facturez serait située en France ou dans un territoire français ou la TVA est applicable.

Les TPE/PME pourront-elles se mettre en conformité avant l'entrée en vigueur de la réforme sur les factures électroniques ?

Oui. Si elles le souhaitent, les TPE/PME peuvent tout à fait se mettre en conformité avant l'échéance 2026.

Pourrai-je adresser des factures par mail, une fois la réforme sur les factures électroniques entrée en vigueur ?

Non, les factures B2B adressées à vos clients devront impérativement être adressées par le biais d'une plateforme partenaire ou d'eChorus. Cette plateforme se chargera d'envoyer votre facture à la plateforme de dématérialisation de votre client.

Puis-je refuser une facture ?

Bien sûr, vous devez refuser une facture si celle-ci vous a été adressée par erreur, ou si la facture comporte des erreurs de saisie ou des manquements dans son architecture. En revanche, vous ne pouvez pas refuser une facture au seul motif qu'elle est électronique.
Chaque plateforme de dématérialisation des factures offrira l'option de refuser la facture si celle-ci est erronée ou carencée.

Comment les factures électroniques me parviendront-elles ?

Les factures électroniques qui vous seront adressées vous arriveront par le biais de la plateforme de dématérialisation des factures que vous avez choisie (chorus pro, ou autres).

Quelle(s) donnée(s) l'administration fiscale va-t-elle récupérer ?

Les administrations fiscales ne récupéreront que les données essentielles au pré-remplissage de la déclaration de TVA. Par ailleurs, seules les données rendues obligatoires dans les factures seront susceptibles d'être récupérées par les administrations fiscales (nom de l'établissement, du client, numéro de facture, date d'émission, montant de la taxe, etc.)

Dans l'éventualité d'un contrôle, quelle facture devrai-je présenter ?

La loi impose certaines exigences quant aux factures électroniques:

  • l'origine de la facture doit être authentique,
  • le contenu doit être intègre,
  • la facture doit être lisible.

En plus de cela, la loi impose que l'émetteur de la facture électronique, tout comme le destinataire gardent un exemplaire de la facture pendant 6 ans.
L'administration fiscale doit être en mesure de comparer la facture émise et la facture reçue, afin de s'assurer que les deux concordent.

Qui impose le format des factures ?

Personne. Les plateformes de dématérialisation proposeront une multitude de formats compatibles et vous aurez le choix d'utiliser celui que vous souhaitez. Aucun fournisseur ni client ne peut imposer un format particulier.

Un PDF envoyé par mail constitue-t-il une facture électronique ?

Non, aucun scan de facture papier, ni document converti ne saurait être considéré comme une facture électronique. En revanche, une période de grâce au début de la réforme sera autorisée pour les entreprises qui fonctionnaient avec factures papier ou facture au format PDF. Il leur sera possible pendant un temps restreint de télécharger ces factures au format PDF dans l'outil de dématérialisation des factures. En revanche, le changement vers les factures électroniques aux données plus structurées devra tout de même se faire.

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