Tendances

Qu’est-ce que les factures électroniques ?

Thomas Choukroun

Thomas Choukroun

Content Manager @Yousign

Illustration: Léa Coiffey

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui ont à faire avec le secteur public ont l’obligation stricte et formelle  de transmettre leurs factures sous format électronique.  

Similairement, tous les secteurs publics des pays faisant partie de l’UE sont contraints d’accepter les factures qui leur sont adressées au format électronique. 

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Je vous vois derrière votre écran, froncer vos sourcils en vous demandant à quoi je fais référence.

  • Simba fronce les sourcils

Eh bien sachez que depuis quelque temps maintenant, le gouvernement français s’engage dans une politique de transformation numérique assez conséquente. Parmi les différentes étapes de cette politique, se trouve le cas des factures.

Pour être concret, le gouvernement français instaure donc la facturation électronique obligatoire pour les sociétés du secteur privé, avec un échelonnement des dates cependant: 

  • pour les grandes entreprises: à partir du 1er Juillet 2024;
  • pour les entreprises de taille intermédiaire: a partir du 1er janvier 2025;
  • pour les PME et les entreprises individuelles: à partir du 1er janvier 2026.

Très bien, maintenant penchons sur la sémantique. Qu’est-ce que la facturation électronique ? 

Derrière ces mots se cache en fait un concept aussi retors qu’essentiel.
La facturation électronique désigne tout simplement le fait de transmettre et d'émettre vos factures de manière dématérialisée. 

C’est tout ! 

A bientôt sur Yousign.

  • byyyyyyyyye


Bon, on a peut-être été un peu vite.

Les factures que vous émettez ou que vous recevez doivent comporter un nombre important de données non négligeables. Il ne s’agit donc pas d’un simple document non éditable ou d’un document Word écrit en Comic sans ms.

Tout comme la signature électronique, la facture électronique est un document qui doit cocher plusieurs cases afin d’être acceptable aux yeux de tout un chacun.
Ainsi, une facture délivrée au format électronique doit :

  • être authentique;
  • être lisible;
  • être intègre. 

En gros, prendre votre plus belle facture papier, la scanner, et l’envoyer via email ne fait pas de votre facture une facture électronique.  

Il y a beaucoup de moyens par lesquels une entreprise peut garantir ces trois critères (l’un d’entre eux étant d’ailleurs la signature électronique…subtile, n’est-ce pas ? 😏). On peut également penser aux échanges de données informatisés (ou EDI) par exemple. 

Ca, c’est pour la théorie.

Maintenant la pratique: quels sont les différents formats ou types de factures électroniques. On peut en compter trois:

  • les factures au format dit “structuré”: ces factures sont composées uniquement de données structurées entendues entre les deux parties. En gros, on se met d’accord sur un procédé de données structurées. il en existe plusieurs, comme: EDIFACT, XML CII, etc.)

  • Les factures au format dit “non structuré”: En gros, ce sont les factures traditionnelles qui reprennent la présentation des factures au format papier. Il s’agit des factures au format PDF par exemple,  voire JPEG ou même HTML. Elles sont en général transmises par email, ou imprimées et données en main propre.

  • Les factures au format hybride: ce sont des factures qui consomment très peu en ville qui prennent du meilleur des deux monde. Par exemple, elles sont à la fois au format PDF, mais composées d’informations au format structuré afin qu’elles soient interprétées par des machines.  C’est ce qu’on appelle“La Factur-X”

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

La première raison est assez pragmatique: parce que vous n’avez pas le choix. Que vous soyez une PME, une TPE, un grand groupe, un individu… La facture électronique va devoir être une obligation. 

Évidemment, la contrainte n’est jamais le chemin le moins sinueux vers l’acceptation. Mais dites vous bien une chose, la facturation électronique comporte de nombreux avantages dont vous ne pourrez vous passer : 

  • la rapidité: les délais de réception sont plus courts, donc vous recevez vos paiements plus rapidement.  

  • la rentabilité: Finies les impressions de papier, les dépenses en toner ou en cartouche d’imprimante !

  • l’écologie: qui dit moins de papier dit… plus écologique !

  • la sécurité: la facture électronique permet de limiter les erreurs de saisie tout en clarifiant le suivi de transmission.

Alors, convaincu(e) ?

Si c’est le cas, il ne vous reste plus qu’à utiliser Chorus pro, le logiciel d’envoi de facture conseillé par l’Etat et déjà déployé dans le secteur public !

Et cette fois-ci, on en a vraiment fini 😉

De nos jours, même la signature est électronique ! Testez-là pendant 14 jours !

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