Comment accélérer la dématérialisation des documents et factures en entreprise ?

Vous le savez désormais, la dématérialisation des factures va devenir une obligation légale à l’orée 2024 pour les entreprises. 

Cette obligation légale s’inscrit dans un contexte de digitalisation plus global. 

Quoiqu’il en soit, la dématérialisation propose des avantages non négligeables, mais il peut être parfois difficile d’en voir les avantages. Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ? Comment l'accélérer en entreprise ?  Réponse dans notre article.

La dématérialisation des documents désigne tout simplement le fait de “traduire” au format numérique un document physique.  Par exemple, une facture en PDF est la dématérialisation d’une facture physique. 
Il est possible de dématérialiser tous les documents physiques que vous connaissez (contrats, factures, bons de commandes, fiches de paie, contrats de travail, …). 

Vous devez gérer une grande quantité de contrats ? Consultez notre article sur la contrathèque digitale.

La dématérialisation des documents et factures en entreprise est un processus qui consiste à remplacer les documents papier par des versions numériques. Les avantages pour les entreprises d’une mise en place d’un tel processus sont nombreux: elle peut les aider à améliorer leur efficacité, à réduire les coûts et à accroître la sécurité de leurs données. Mais, comme vous le savez déjà certainement, la mise en place d’une telle stratégie peut prendre du temps. Voici nos conseils pour améliorer la dématérialisation des documents et de factures en entreprise.

Vous souhaitez tout savoir sur les factures électroniques ? Consultez notre article dédié.

La première étape pour accélérer la dématérialisation des documents et factures en entreprise consiste à adopter une solution technologique dédiée. Il existe de nombreuses solutions sur le marché qui permettent de numériser les documents, de les stocker et de les gérer électroniquement. Il est important de choisir une solution qui répond à vos besoins en termes de fonctionnalités et de sécurité. Assurez-vous également que la solution soit facile à utiliser et à déployer pour minimiser les temps de formation et de mise en place.

Découvrez notre guide sur la dématérialisation des RH.

Il y a fort à parier pour que tous vos employés ne soient pas tous digital-native. Pour que la dématérialisation soit efficace, il est important d'encourager l'adoption des nouvelles technologies par vos employés. Comment encourager les employés ?
En leur montrant les avantages de la dématérialisation par exemple, en leur fournissant une formation idoine sur les nouveaux outils et en veillant à ce qu'ils comprennent comment utiliser efficacement pour vraiment libérer le pouvoir des nouvelles technologies.

Échafaudez des processus clairs et simples pour la dématérialisation des documents et factures. Il convient donc de définir les rôles et les responsabilités de chaque employé, de déterminer la manière avec laquelle les  documents seront numérisés, stockés et gérés.  Définissez des méthodes pour vérifier la qualité et l'exactitude des données. Ces processus doivent être facilement compréhensibles pour tous les employés afin d'assurer un adoption rapide et efficace de la dématérialisation.

Mettez en place une stratégie de sécurité pour protéger les données numériques. Mots de passe robuste, stratégies de sauvegarde et de récupération, définition de politiques de gestion des droits d'accès aux données… N’oubliez pas que cette stratégie doit être mise en œuvre en concordance avec les autres BU pour assurer la sécurité globale de l’entreprise.

Scalez et rationalisez votre dématérialisation en l’appliquant à d’autres départements dans l’entreprise, comme les systèmes de comptabilité et de gestion des ressources humaines par exemple. Vous maximiserez ainsi l'efficacité du processus de dématérialisation et éliminerez les erreurs liées à la duplication des données.

Faites le point régulièrement sur les progrès en termes d’efficacité et d’efficience.  Vous déterminerez ainsi les défis rencontrés et trouverez des solutions pour les surmonter. Prenez la mesure également des avantages obtenus par la dématérialisation.

Si votre entreprise utilise encore du papier en grande quantité, le passage au tout dématérialisé pourra être compliqué. N’hésitez pas à développer une stratégie de transition claire qui prendra en compte les coûts, les ressources et les défis liés à la transition.

La pire erreur que vous puissiez faire est celle d’entreprendre une dématérialisation isolée. Une bonne mise à l’échelle de transition digitale se fait main dans la main avec vos fournisseurs, vos partenaires et vos clients. Travaillez en étroite collaboration avec eux pour vous assurer que tous les processus sont alignés et que les données sont échangées de manière sécurisée.

Enfin, surveillez les tendances technologiques pour vous assurer que les solutions que vous utilisez sont performantes et surtout pertinentes.
La sécurité des données doit être une préoccupation majeure pour les entreprises qui s’engagent dans une transition digitale de leurs documents et de leurs factures. Elles devront ainsi mettre en place des mesures de sécurité comme la cryptographie, l'authentification multi-facteur et les sauvegardes régulières pour protéger les données sensibles. Les employés devront également être formés sur les bonnes pratiques de sécurité pour la gestion des documents numériques, afin de minimiser les risques de fuites de données.

Vous l’avez vu, digitaliser ses factures et ses documents ne sera pas de tout repos !
En revanche, si vous suivez notre checklist, on peut vous assurer que votre transition digitale sera un succès.
Pour sûr, le jeu en vaut la chandelle. La dématérialisation des factures et des documents offre d’énormes avantages en termes de temps et vous permet d’économiser sur tous les frais relatifs au papier.

Au-delà de ces considérations plutôt matérialistes, la dématérialisation va vous permettre de libérer vos employés de toutes les contraintes du papier: finis les processus chronophages, terminés les bureaux remplis de classeurs accessibles à n’importe qui.
Engager sa transition digitale, c’est faire un geste pour l’environnement et ses équipes.