Dans un monde de plus en plus digitalisé, la gestion des documents électroniques est devenue une tâche quotidienne pour de nombreuses entreprises. Cependant, la dématérialisation des documents peut entraîner des problèmes de sécurité et de fiabilité. C'est là que l'horodatage électronique entre en jeu.
Qu'est-ce que l'horodatage électronique ?
L'horodatage électronique est une technique qui consiste à ajouter une date et une heure à un document électronique afin de le rendre infalsifiable. Cette fonctionnalité est essentielle pour garantir l'intégrité et l'authenticité des documents électroniques. L’horodatage repose principalement sur un système de certificat électronique émis par une autorité de certification tiers de confiance.
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Quels sont les avantages de l'horodatage électronique ?
L'horodatage électronique offre plusieurs avantages pour les entreprises :
- La garantie de l'intégrité et de l'authenticité des documents électroniques.
- Il garantit la date de création des documents électroniques. Pour les entreprises dont le respect des délais ou des échéances est important, comme les dates limites pour les soumissions de candidatures, les appels d'offres, les paiements de factures, etc. l’horodatage est un énorme avantage.
- Pour ce qui est de la sécurité et de la légalité, elle peut prouver l'antériorité d'un document et éviter des conflits en cas de litige. Cela peut être particulièrement utile dans des domaines tels que la propriété intellectuelle ou la protection des données.
Quelles sont les normes en vigueur pour l'horodatage électronique ?
L'horodatage électronique est encadré par plusieurs normes et réglementations, notamment le règlement eIDAS. Cette réglementation définit ces conditions d'utilisation en Europe, ainsi que les normes de sécurité et de fiabilité à respecter.
Pour être valable juridiquement, l'horodatage électronique doit être réalisé par un prestataire de services d'horodatage qualifié, autrement dit, un tiers de confiance. Ce prestataire doit respecter les normes de sécurité et de fiabilité définies par les réglementations en vigueur.
Comment choisir un prestataire de services d'horodatage ?
Pour bien choisir son prestataire d’horodatage, nous vous avons listé quelques critères à prendre en compte lors de votre choix :
1. La conformité aux normes : le prestataire d'horodatage doit respecter les normes et les règles en vigueur pour garantir l'intégrité et l'authenticité des données horodatées. Il doit notamment être certifié ETSI et remplir les conditions du règlement européen eIDAS.
2. La sécurité : le prestataire met en place des mesures de sécurité efficaces pour protéger les données horodatées contre les attaques malveillantes, les intrusions et les fraudes. Il doit notamment utiliser des techniques de cryptage robustes et des mécanismes de protection de l'infrastructure de stockage.
3. La disponibilité : une disponibilité maximale des services est primordial pour permettre aux clients de bénéficier d'un horodatage fiable et rapide.
4. La traçabilité : le prestataire doit fournir des preuves de l'horodatage effectué, comme un certificat attestant de l'intégrité et de l'authenticité des données horodatées.
5. La transparence : les informations doivent être claires et précises sur les services, les tarifs, les modalités de fonctionnement et les procédures de contrôle qualité du prestataire.
Il est important de noter qu’un prestataire d'horodatage électronique qualifié est en mesure de fournir des garanties supplémentaires en termes de sécurité et de fiabilité des documents horodatés. Ces prestataires sont soumis à des exigences strictes en matière de sécurité et doivent respecter des normes précises pour garantir la validité juridique des documents horodatés.
Petite note pour vous : Pensez à privilégier un prestataire offrant d'autres services supplémentaires à l’horodatage comme par exemple la signature électronique. Non seulement vous réduirez le nombre de fournisseurs avec lequel vous travaillez entraînant ainsi une baisse des coûts de votre côté mais vous simplifiez également vos processus de gestion de documents électroniques.
La signature électronique et l’horodatage avec Yousign
La signature électronique est devenue un outil incontournable pour les entreprises qui cherchent à simplifier et accélérer leurs processus de gestion de contrats et de documents en ligne. Toutefois, pour que ces signatures soient valables juridiquement, elles doivent répondre à certaines exigences, notamment l'identification du signataire et la garantie de l'intégrité du document signé.
Pour ce faire, la réglementation eIDAS a défini 3 niveaux de signatures ayant chacune un degré de sécurité différent : simple, avancée et qualifiée.
Pour la signature électronique, l'horodatage qualifié est un élément indispensable. Celui-ci garantit que le document a été signé électroniquement à un moment précis et que les données ne peuvent pas être modifiées après sa signature.
Chez Yousign, toutes les preuves électroniques générées lors du processus de signature sont recueillies dans un dossier de preuve. Cela comprend des informations telles que :
- L'adresse IP du signataire,
- L'historique d'authentification,
- La chaîne de traçabilité : c'est l’historique complet et automatisé de chaque consultation, impression, envoi, signature ou refus d'activité,
- Le niveau de signature utilisé,
- Le statut complet du processus de signature.
Ce dossier de preuve est ensuite chiffré et horodaté pour garantir l'intégrité des preuves électroniques. Ainsi, les données contenues et la signature elle-même, ne peuvent plus être modifiées par la suite. L'horodatage électronique est donc un complément indispensable à la signature électronique pour garantir l'authenticité et la validité des documents signés électroniquement.
En conclusion, l'horodatage est un outil précieux pour garantir la validité juridique des documents électroniques et assurer leur intégrité. En optant pour un prestataire de services d'horodatage fiable et en respectant les bonnes pratiques, les entreprises peuvent réduire les risques liés à la manipulation frauduleuse des documents électroniques. De plus, l’entreprise peut combiner l’horodatage à la signature électronique. Non seulement elle bénéficiera d’une sécurité plus accrue mais elle gagnera énormément de temps dans sa gestion de document.
