Die Übernahme eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens (KMU) ist ein komplexer Ablauf. Für Käufer:innen wie auch Verkäufer:innen ist eine gründliche Due Diligence Prüfung entscheidend, um Risiken zu erkennen, Chancen zu bewerten und eine fundierte Entscheidung über den Kauf zu treffen. Eine systematische Checkliste hilft dabei, alle relevanten Infos und Unterlagen rechtzeitig zu sammeln und zu analysieren.
In diesem Leitfaden erhalten Sie eine praxisnahe, ausführliche Due-Diligence-Checkliste für KMU, die Sie im Rahmen von Unternehmensverkäufen, Nachfolgeregelungen oder Fusionen nutzen können. Wir gehen auf rechtliche, finanzielle und organisatorische Aspekte ein, zeigen häufige Fehler und erklären, wie digitale Tools – etwa elektronische Signaturen von Yousign – den Ablauf beschleunigen können.
Was ist Due Diligence und warum ist sie wichtig?
Due Diligence bedeutet übersetzt „gebotene Sorgfalt“ und beschreibt die umfassende Prüfung eines Unternehmens durch potenzielle Käufer:innen. Ziel ist es, Gefahren zu identifizieren, Verträge zu prüfen und den Wert der Firma realistisch einzuschätzen. Ohne gründliche Due Diligence kann ein:e Käufer:in auf versteckte Risiken stoßen – von ungeklärten Verbindlichkeiten bis zu problematischen Kundenverträgen.
Wichtige Gründe für eine Due-Diligence-Prüfung:
- Erkennen von finanziellen Herausforderungen und Chancen
- Überprüfung von Verträgen, Verbindlichkeiten und Kundenbeziehungen
- Bewertung der Unternehmensstruktur (z. B. GmbH, AG, Personengesellschaft)
- Vermeidung rechtlicher Probleme beim Kaufvertrag
- Grundlage für die Preisbewertung des Unternehmens
Arten der Due Diligence für Unternehmen
Für Unternehmen kommen unterschiedliche Arten der Prüfung infrage. Jede liefert wertvolle Infos für Käufer:innen und Verkäufer:innen.
- Finanzielle Due Diligence: Überprüfung von Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Liquidität, Kapitalstruktur.
- Rechtliche Due Diligence: Prüfung von Verträgen, Gesellschaftsunterlagen, Rechtsstreitigkeiten, Compliance-Fragen.
- Steuerliche Due Diligence: Veranschaulichung von Steuererklärungen, laufenden Prüfungen, Risiken durch fehlerhafte Angaben.
- Kommerzielle Due Diligence: Beurteilung der Marktstellung, Kunden, Lieferanten und Wettbewerbssituation.
- HR Due Diligence: Prüfung von Arbeitsverträgen, Managementstruktur, Gehaltslisten und Sozialleistungen.
- IT Due Diligence: Analyse von IT-Systemen, Softwarelizenzen, Datenschutz und DSGVO-Konformität.
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Schritt für Schritt durch die Due Diligence
Damit Sie als Käufer:in oder Verkäufer:in keine wichtigen Punkte übersehen, bietet die folgende Liste eine Übersicht der relevanten Prüfungsfelder.
A. Unternehmensunterlagen und Gesellschaftsrecht
- Handelsregisterauszug der GmbH oder AG
- Satzung, Gesellschafterverträge
- Infos über Beteiligungen und Tochtergesellschaften
- Nachweise über Genehmigungen und Lizenzen
B. Finanzen und Steuern
- Jahresabschlüsse (mindestens drei Jahre, als PDF)
- BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung)
- Steuerbescheide, Steuererklärungen
- Infos über laufende Kredite, Darlehen und Leasingverträge
- Liste der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten
C. Verträge und Dokumente
- Wichtige Lieferanten- und Kundenverträge
- Miet- und Pachtverträge
- Arbeitsverträge (inkl. Management)
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
- Eventuelle laufende Rechtsstreitigkeiten
D. Betrieb und Organisation
- Informationen über die Aufbau- und Ablauforganisation
- Liste der Mitarbeitenden inkl. Aufgaben und Gehälter
- Übersicht über Management und Führungsstruktur
- Unterlagen zum Qualitätsmanagement
E. Markt und Kunden
- Kundenliste mit Umsatzanteilen
- Analyse der wichtigsten Märkte und Wettbewerber
- Vereinbarungen mit strategischen Partnern
- Prognosen für künftige Entwicklungen
F. IT und Datenschutz
- Dokumentation der IT-Systeme
- Informationen über Softwarelizenzen
- Nachweise über DSGVO-Konformität
- IT-Sicherheitsrichtlinien
Häufige Fehler bei der Due Diligence
- Unvollständige Dokumente: Käufer:innen erhalten nicht alle relevanten Informationen.
- Fehlende Kommunikation zwischen den Parteien.
- Übersehen von Risiken wie steuerliche Nachforderungen oder anhängige Gerichtsverfahren.
- Unklare Bewertung der Firma, weil Daten fehlen oder fehlerhaft sind.
Gut zu wissen!
Eine strukturierte Checkliste in Form eines PDF erleichtert die Organisation und reduziert Kosten im Prozess.
Rechtliche und finanzielle Aspekte
Für Käufer:innen besonders wichtig:
- Prüfung der Gesellschaftsform (z. B. GmbH, haftungsrechtliche Rahmenbedingungen)
- Analyse bestehender Vereinbarungen und Verbindlichkeiten
- Gutachten von offenen Krediten, Darlehen und Leasingverträgen
- Einschätzung steuerlicher Risiken
Für Verkäufer:innen wichtig:
- Bereitstellung vollständiger Unterlagen
- Frühzeitige Klärung rechtlicher Probleme
- Transparente Kommunikation über Probleme
Best Practices für Dokumentation und Datenmanagement
Eine erfolgreiche Due Diligence hängt maßgeblich von der Qualität der bereitgestellten Daten ab.
Best Practices:
- Nutzung eines Datenraums (physisch oder digital)
- Bereitstellung aller Dokumente als PDF
- Strukturierte Liste mit klarer Gliederung
- Nutzung von elektronischen Signaturen (z. B. Yousign) für einen Vertrag, Geheimhaltungsvereinbarungen und den finalen Kaufvertrag
Rolle digitaler Tools im Due-Diligence-Prozess
Digitale Lösungen ermöglicht den gesamten Due-Diligence-Prozess für Unternehmen vereinfachen:
- Elektronische Signaturen: Dokumente schnell und rechtssicher unterzeichnen
- Digitale Datenräume: Strukturierte Ablage für Dokumente
- PDF-Management: Schnelles Teilen von Information
- Transparenz für alle Parteien im Rahmen der Prüfung
Mit Yousign können Käufer:innen und Verkäufer:innen Dokumente wie NDAs oder Arbeitsverträge rechtssicher signieren. Das beschleunigt den Prozess, reduziert Kosten und sorgt für Nachvollziehbarkeit.
FAQ zur Due Diligence
Was bedeutet Due Diligence?
Die gründliche Prüfung eines Unternehmens vor einem Kauf oder einer Fusion. Ziel ist es, Risiken zu erkennen und Infos für die Bewertung zu sammeln.
Welche Dokumente sollten in einer Checkliste enthalten sein?
Gesellschaftsunterlagen, Jahresabschlüsse, Vereinbarungen, Kundenlisten, Steuerdokumente, IT-Daten.
Welche Kosten entstehen bei einer Due Diligence?
Die Kosten hängen von Umfang und Komplexität ab. Für KMU ist es möglich sie zwischen einigen Tausend und mehreren Zehntausend Euro liegen.
Wie können Unternehmen sich vorbereiten?
Durch frühzeitige Sammlung von Dokumenten, Erstellung einer vollständigen Checkliste und Nutzung digitaler Tools für Dokumentation und Signaturen.
Wichtig zu beachten
Eine gründliche Due-Diligence-Prüfung ist unverzichtbar für Käufer:innen, Verkäufer:innen und beteiligte Parteien im Rahmen von KMU-Akquisitionen. Sie reduziert Gefahren, schafft Transparenz und legt die Grundlage für eine realistische Bewertung und einen erfolgreichen Kaufvertrag. Mit einer klaren Checkliste, vollständigen Informationen und moderner Technologie – wie den elektronischen Signaturen von Yousign – können Unternehmen den Ziele effizient, rechtssicher und kostensparend gestalten.
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