Am Ende des Jahres wird reflektiert. Nicht nur im Privaten, sondern auch im Unternehmenskontext. Eine solche Reflexion stellt der Jahresabschluss dar. Er schließt die Buchführung eines Geschäftsjahres ab.
Jahresabschlüsse und Rechnungslegung sind eine recht komplexe Angelegenheit. Wir bringen Licht ins Dunkel und erklären die wichtigsten Begriffe, zeigen den Ablauf und verraten, wann Sie Ihren Jahresabschluss offenlegen müssen.
Was versteht man unter Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss ist Bestandteil des Rechnungswesens und ein zentrales Instrument der Unternehmensberichterstattung. Im Jahresabschluss werden der finanzielle Zustand des Unternehmens und die Ergebnisse eines Geschäftsjahres festgehalten. Außerdem zeigt der Jahresabschluss die Zusammensetzung des Betriebsvermögens.
Die Regelungen zum Jahresabschluss sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgehalten. Er muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung folgen.
Wer muss Jahresabschluss machen?
Das HGB regelt ebenfalls, wer Jahresabschlüsse machen muss. Einen Jahresabschluss muss demnach jeder Kaufmann machen, der an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen Umsatzerlöse über 600.000 Euro und über 60.000 Euro Jahresüberschuss generiert hat.
Somit müssen in der Regel folgende Unternehmen einen Jahresabschluss machen:
- Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG
- Kapitalgesellschaft & Co.
- Kaufleute
- Personengesellschaften wie GbR, OHG oder KG
Diese Unternehmen sind dementsprechend im Handelsregister vermerkt und zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kleingewerbetreibende und Freiberufler müssen ihr Betriebsergebnis in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung festhalten.
Gut zu wissen!
Das System der doppelten Buchführung sorgt für eine präzise Erfassung aller finanziellen Transaktionen des Unternehmens. Hauptbestandteile sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Warum macht man Jahresabschlüsse?
Jahresabschlüsse dienen nicht nur dazu, intern einen Überblick über die finanzielle Lage zu bekommen. Sie weisen auch Angaben wie die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens nach, was auch für weitere Stakeholder interessant ist.
Investoren, Kreditgeber, Kunden und Lieferanten bekommen so einen Überblick über die finanzielle Lage und können auf dieser Basis Entscheidungen treffen. Der Jahresabschluss dient auch als Basis für Kreditvergaben von Banken.
Der Jahresabschluss hilft dem Unternehmen bei der Identifizierung von Stärken und Schwächen. Das wiederum ermöglicht eine Vergleichbarkeit mit Mitbewerbern und Branchenstandards.
Wichtige Transaktionen in der Buchhaltung während des Geschäftsjahres benötigen häufig die Unterschrift von Vorgesetzten. Für die schnelle und unkomplizierte Unterschrift empfehlen wir die
Bestandteile eines Jahresabschlusses
Jetzt wo Sie wissen, wer zum Jahresabschluss verpflichtet ist, können wir in die Details einsteigen. Für die Erstellung eines korrekten Jahresabschlusses ist es essentiell, die Bestandteile grundsätzlich zu kennen.
Die wichtigsten Elemente des Jahresabschlusses sind die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Zudem ist in der Regel ein Anhang mit den wichtigsten Erläuterungen und Methoden enthalten.
Die Bilanz besteht aus Aktiva und Passiva und gibt einen Überblick über die Vermögens- und Finanzlage.
Die GuV stellt Erträge und Aufwendungen dar und weist den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag aus.
Bei größeren Unternehmen wie beispielsweise Kapitalgesellschaften können folgende Elemente Bestandteil des Jahresabschlusses sein:
- Lagebericht: Analyse der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens mit Risiken, Chancen und Prognosen
- Kapitalflussrechnung: Zahlungsströme innerhalb des Geschäftsjahres
- Eigenkapitalveränderungsrechnung oder Eigenkapitalspiegel: Veränderungen im Eigenkapital bspw. durch Entnahmen oder Gewinnverwendung
Bei international tätigen Unternehmen kann außerdem eine Segmentberichterstattung erforderlich sein.
Die Unterschrift im Jahresabschluss
Grundlegender Bestandteil des Jahresabschlusses ist die Unterschrift. Der Jahresabschluss muss laut § 245 HGB immer vom Kaufmann bzw. den Gesellschaftern unterschrieben werden.
Insbesondere wenn diese viel unterwegs sind und Ihr Unternehmen bereits digital gut aufgestellt ist, macht eine digitale Unterschrift Sinn. Achten Sie darauf, nicht einfach die Unterschrift einzuscannen oder abzufotografieren: Diese Unterschriften sind nicht rechtsgültig.
Viel sinnvoller ist es, die Gesellschafter und Mitarbeitenden mit der Qualifizierten elektronischen Unterschrift signieren zu lassen. So sparen alle Beteiligten Zeit und Nerven.
Offenlegungspflicht
Einige Unternehmen müssen Ihren Jahresabschluss mit Jahresbilanz und GuV offenlegen. Offenlegen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Sie die Angaben an den elektronischen Bundesanzeiger senden müssen. Hierbei gilt: Je größer das Unternehmen, desto mehr Angaben müssen erfolgen.
Diese Regelung basiert auf europarechtlichen Vorgaben. Nach dem Abschlussstichtag haben Unternehmen höchstens ein Jahr Zeit für die Einreichung. Wenn sie der Offenlegungspflicht nicht nachkommen, werden Ordnungsgelder fällig.
Die genauen Anforderungen, Fristen zur Offenlegung und Bußgelder hängen von der Größe und Branche des Unternehmens ab.
Gut zu wissen!
Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich ihren Jahresabschluss nach § 316 HGB durch Wirtschaftsprüfer prüfen lassen. Dieser Prüfungsbericht ist auch Teil des Jahresabschlusses.
Wer muss den Jahresabschluss veröffentlichen?
Es ist gesetzlich geregelt, welche Unternehmen ihren Jahresabschluss veröffentlichen müssen. Dazu gehören:
- Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)
- Eingetragene Genossenschaften
- Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z. B. GmbH & Co. KG)
- Große Personenhandelsgesellschaften, Einzelkaufleute, wirtschaftliche Vereine, öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute
- Banken
- Versicherungsunternehmen
- Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften
Wo kann man die Jahresabschlüsse einsehen?
Jahresabschlüsse von Unternehmen können Sie beim Bundesanzeiger einsehen. Dieser ist das amtliche Verkündungs- und Bekanntmachungsorgan Deutschlands.
Unsere Tipps für den Jahresabschluss
Auch wenn der Jahresabschluss jedes Jahr anfällt, geraten viele Unternehmen zum Ende des Geschäftsjahres häufig in Stress. Fehlende Rechnungen, vorzeitige Entsorgung wichtiger Unterlagen oder Missachtung der Fristen können den Prozess erschweren.
Mit unseren Tipps sind Sie bestens vorbereitet:
Ordentliche Buchführung übers ganze Jahr
Wenn Sie wissen, dass Sie einen Jahresabschluss erstellen müssen – und auch sonst – macht sich Ordnung bezahlt. Legen Sie Rechnungen entsprechend ab, halten Sie Bilanzen auf dem neuesten Stand und dokumentieren Sie eventuelle Entnahmen sehr genau.
Fähige Mitarbeitende in der Buchhaltung können häufig auf Knopfdruck einen Jahresabschluss erstellen: Weil Sie wissen, wo welche Informationen zu finden sind. So ist auch der Steuerberater entlastet und kann sich auf andere Details konzentrieren. Im besten Fall sparen Sie sogar Geld.
Steuerliche Optimierung des Jahresergebnisses
Je höher Ihr Gewinn, desto höher die Steuern. Deshalb lohnt es sich manchmal, ein paar Kniffe anzuwenden, um Steuern für das laufende Geschäftsjahr zu sparen. Ein paar Beispiele:
- Wenn Sie ohnehin Investitionen planen, lohnt es sich manchmal, diese noch in das laufende Geschäftsjahr zu ziehen.
- Wenn Kunden noch Rechnungen zahlen müssen, können Sie sie bitten, später zu zahlen.
- Wenn Sie selbst noch offene Rechnungen begleichen müssen, zahlen Sie lieber früher als später.
Prüfung der Bedingungen für den Jahresabschluss
Geschäftsführer sollten regelmäßig die Größe des Unternehmens prüfen (lassen). Außerdem gibt es Schwellen für bestimmte Bilanzsummen und Gewinne, die für den Umfang des Jahresabschlusses ausschlaggebend sind.
Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Auflagen für verschiedene Organisationsformen. Innerhalb dieser gibt es weitere Abstufungen, welche Dokumente notwendig sind.
Stammkapital im Blick haben
Kapitalerhöhungen oder auch Entnahmen haben Einfluss auf den Jahresabschluss. Behalten Sie also das Stammkapital im Blick und dokumentieren Sie die Vorgänge mit Blick auf die Vorjahresbilanz genau.
Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung
Digitaler Wandel heißt das Stichwort auch in der Buchhaltung. Denn die Jahresbilanz auf Papier gehört wirklich der Vergangenheit an. Empfehlenswert ist eine gute online Buchhaltungssoftware, die Ihnen die Schritte erleichtert, Sie intuitiv anleitet und einen guten Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens gibt.
FAQ: Finanzberichte verstehen und gesetzliche Anforderungen erfüllen
Warum sind Finanzberichte wichtig?
Finanzberichte bieten eine Übersicht über die finanzielle Lage und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Sie helfen:
- Eigentümern und Investoren, fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Kreditgebern und Geschäftspartnern, die Zuverlässigkeit eines Unternehmens zu bewerten.
- Behörden, steuerliche und rechtliche Anforderungen zu prüfen.
Wie kann ich Finanzberichte besser verstehen?
- Bilanz: Liefert Informationen über Vermögenswerte (Aktiva) und Schulden sowie Eigenkapital (Passiva).
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Zeigt Erträge, Aufwendungen und den Gewinn oder Verlust eines Geschäftsjahres.
- Kapitalflussrechnung: Veranschaulicht die Zahlungsströme.
- Nutzen Sie Leitfäden, Schulungen oder die Unterstützung eines Steuerberaters, um die Berichte besser zu interpretieren.
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die Offenlegung von Finanzberichten?
Unternehmen müssen ihre Finanzberichte nach bestimmten Standards offenlegen, darunter:
- Handelsgesetzbuch (HGB): Für nationale Unternehmen.
- International Financial Reporting Standards (IFRS): Für kapitalmarktorientierte Unternehmen.
- Offenlegungspflichten im Bundesanzeiger für bestimmte Unternehmensgrößen und Rechtsformen.
Welche Fristen gelten für die Offenlegung von Finanzberichten?
Finanzberichte müssen in der Regel spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag veröffentlicht werden. Für kapitalmarktorientierte Unternehmen gelten kürzere Fristen. Versäumnisse können zu Ordnungsgeldern führen.
Wie navigiere ich die Anforderungen für Finanzberichte?
- Kenntnis der gesetzlichen Grundlagen: Prüfen Sie, welche Vorschriften (z. B. HGB, IFRS) für Ihr Unternehmen gelten.
- Erstellen eines Zeitplans: Berücksichtigen Sie alle Fristen für Einreichung und Offenlegung.
- Nutzung digitaler Tools: Verwenden Sie Software für Buchhaltung und Finanzberichterstattung.
Welche Rolle spielen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer?
- Steuerberater:
- Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten.Optimierung steuerlicher Verpflichtungen.Beratung zu Fristen und gesetzlichen Anforderungen.
- Wirtschaftsprüfer:
- Prüfung der Finanzberichte gemäß § 316 HGB für mittelgroße und große Unternehmen.Sicherstellung der Einhaltung von Standards und Offenlegungsanforderungen.
Wer ist verantwortlich für die Prüfung und Freigabe von Finanzberichten?
- Geschäftsführer oder Vorstand: Zeichnen die Berichte ab und sind für deren Korrektheit verantwortlich.
- Gesellschafter: Prüfen und genehmigen die Berichte in Hauptversammlungen.
- Wirtschaftsprüfer: Prüfen die Berichte auf Gesetzeskonformität und geben Prüfungsberichte ab.
Wie können Unternehmen ihre Offenlegungspflichten effizient erfüllen?
- Interne Prozesse: Frühzeitige Organisation und klare Zuständigkeiten.
- Digitale Lösungen: Einsatz von Software zur Automatisierung von Berichterstattung und Einreichung.
- Externe Unterstützung: Steuerberater und Wirtschaftsprüfer frühzeitig einbinden.
Wo finde ich Tools und Dienstleistungen zur Erstellung und Offenlegung von Finanzberichten?
- Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder FastBill unterstützt die Erstellung.
- Dienstleister wie Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften helfen bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
- Elektronische Plattformen wie der Bundesanzeiger ermöglichen die Einreichung und Offenlegung.
Wie erleichtert die Digitalisierung den Umgang mit Finanzberichten?
- Automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung.
- Schnellere Erstellung und Prüfung durch Software.
- Nutzung von Qualifizierten Elektronischen Signaturen für rechtskonforme Freigaben.
An vielen Stellen in der Buchhaltung ist die Unterschrift von Geschäftsführern, Gesellschaftern oder anderen Kollegen erforderlich. Damit Sie nicht auf deren Anwesenheit und Aufmerksamkeit dem Papierkram gegenüber warten müssen, empfehlen wir die Digitalisierung der Unterschriften.
