Der Rechtswert des digitalen Firmenstempels

Die Digitalisierung hat unsere Gesellschaft in den letzten Jahren maßgeblich beeinflusst. Die Art und Weise, wie wir Geschäfte tätigen oder Verträge unterschreiben, ist nicht mehr dieselbe wie noch vor zehn Jahren. Hierzu gehört auch die Einführung des elektronischen Siegels. Also auf ins neue Zeitalter und Schluss mit Tinte, Holzstempel und Stempelkissen. Der Digitalstempel hält Einzug in unsere Unternehmen.

Ein digitaler Firmenstempel ist ein Produkt, das das Konzept eines traditionellen handbasierten Stempels auf Papier in die digitale Umgebung überträgt. Der Abdruck, der dazu dient, Dokumente zu kennzeichnen, spielt eine entscheidende Rolle bei der Identifizierung und Integrität. Ein Digitalstempel lässt sich fast mit einer elektronischen Signatur vergleichen - fast, denn es gibt einige Unterschiede, die wir im folgenden Abschnitt betrachten werden.

In Bezug auf die grundsätzliche Technik, so unterscheidet sich der digitale Stempel kaum von einer elektronischen Unterschrift. Die grundlegenden Unterschiede zwischen den beiden Werkzeugen lassen sich hinsichtlich ihrer Nutzung und ihrer Rechtsgültigkeit feststellen.

Die elektronische Signatur ist eine Willenserklärung, die von einer natürlichen Person geleistet wird. Wenn eine Person eine elektronische Signatur verwendet, bedeutet dies, dass sie mit dem Inhalt eines digitalen Dokuments einverstanden ist. 

Der Prozess des Unterschreibens mit der e-Signatur läuft wie folgt ab:

1. Dem Unterzeichner wird das zu unterzeichnende Dokument vorgelegt.
2. Daraufhin liest und genehmigt er das Dokument und versieht es gleichzeitig mit seinen persönlichen Angaben. Anschließend verwendet die unterzeichnende Person ein digitales Zertifikat, um ihre Unterschrift zu erstellen.
3. Das unterschriebene Dokument wird dann versiegelt, das heißt, dass keine Änderungen an ihm vorgenommen werden können, ohne dass dies erkannt wird. Möchte man Dokumente nachträglich bearbeiten, so ist dies natürlich möglich. Jedoch wird die Änderung sofort sichtbar und erfordert eine erneute Unterschrift aller Beteiligten.
4. Das unterzeichnete Dokument kann dann einfach weitergeschickt, gespeichert oder archiviert werden, mit der Gewissheit, dass die Identifizierung der Person eindeutig festgelegt und rechtlich anerkannt ist. 

Probieren Sie es im nächsten Schritt einfach selbst aus!

Beim digitalen Stempel handelt es sich um einen elektronischen Apparat, der online den Ursprung und die Integrität und damit die Echtheit eines Dokuments belegt. Laut der EU-Verordnung Nr. 910/2014 „dient das elektronische Siegel einer Institution als Herkunftsnachweis: Es kann überall dort eingesetzt werden, wo eine persönliche Unterschrift nicht notwendig, aber der Nachweis der Authentizität gewünscht ist (z. B. bei amtlichen Bescheiden, Urkunden, Kontoauszügen etc.).“

So funktioniert der elektronische Stempelprozess:

1. Das digitale Dokument wird online durch eine rechtliche Entität erstellt.
2. Der Versand des digitalen Firmenstempels erfolgt über einen Vertrauensdiensteanbieter.
3. Das Dokument wird mit einem digitalen Textstempel versehen, der seine Herkunft und Integrität garantiert.
4. Dieser Prozess sorgt für eine sichere Überprüfung der Angaben, und stellt sicher, dass die Authentizität des Dokuments bzw. der Datei erhalten bleibt und leicht überprüft werden kann.

Während die technologische Entwicklung rasant vorangeschritten ist, mussten sich gleichzeitig die rechtlichen Rahmenbedingungen anpassen. Die von der Europäischen Union verabschiedete eIDAS-Verordnung beinhaltet präzise Vorgaben für elektronische Stempel. Es ist gleichzeitig die Verordnung, die die Ebenen für elektronische Stempel festgelegt hat, um Authentizität und Integrität eines Dokuments zu bestimmen. 

Da ein digitaler Stempel nicht das Schriftformerfordernis erfüllt, kann er nur bei den Dokumenten zum Einsatz kommen, die keine persönliche Signatur verlangen. Wird die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben und kann diese auf digitalem Weg erfolgen, so handelt es sich um ein Formular, welches die Qualifizierte Elektronische Signatur verlangt. Ein digitales Siegel erhöht die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit eines Dokuments und kann in Situationen eingesetzt werden, in denen keine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist.

Der elektronische Stempel ist, wie die elektronische Signatur, nicht einheitlich. Gemäß der eIDAS-Verordnung gibt es verschiedene Stufen von digitalen Stempeln, die unterschiedlichen Sicherheits- und Authentizitätsniveaus entsprechen. Diese Stufen sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie den Grad des Vertrauens bestimmen, das einem versiegelten Dokument entgegengebracht wird. 

Dies ist die grundlegende Stufe. Dieser Stempel garantiert die Integrität und Authentizität des Dokuments. Mit anderen Worten: Dieses wurde seit seiner Versiegelung nicht verändert. Diese Stempelstufe wird normalerweise für weniger sensible Dokumente verwendet, die einen grundlegenden Schutz benötigen.

Diese Stufe bietet eine höhere Sicherheit. Der fortgeschrittene elektronische Stempel ist auf einzigartige Weise mit dem Ersteller des Stempels verbunden und kann spätere Änderungen am Dokument bzw. an der Datei erkennen. Er wird hauptsächlich für Dokumente verwendet, die eine höhere Zuverlässigkeit und eine deutlichere Authentifizierung erfordern.

Dies ist die höchste und sicherste Stufe. Damit ein digitaler Stempel qualifiziert ist, muss er von einem qualifizierten Stempelerstellungsgerät erstellt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Stempel basieren. Es wird für die sensibelsten Dokumente und Transaktionen verwendet, die eine solide rechtliche Validierung erfordern.

Für Unternehmen ist es entscheidend, diese Stufen zu verstehen und diejenige auszuwählen, die am besten zu den firmenspezifischen Bedürfnissen passt. Je höher das Niveau, desto größer die Sicherheit. 

Woher weiß ich, dass der Stempel auf einer PDF-Datei, einer Rechnung oder einem Vertrag echt ist? Qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter sind hier von großer Bedeutung. Sie stellen die elektronischen Zertifikate aus und gewährleisten die Sicherheit, Integrität und Authentizität jedes Stempels. 

Die eIDAS legt die Normen und Vorschriften fest, die diese Anbieter erfüllen müssen, um den Status eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters zu erhalten. Die nationalen Behörden jedes Mitgliedslandes sind für die Beaufsichtigung und Zertifizierung dieser Anbieter gemäß den in der Verordnung genannten Anforderungen verantwortlich. Sobald sie diesen Status erhalten haben, sind diese qualifizierten Dienste in der gesamten EU gültig. Wenn Sie sich also für einen Anbieter entscheiden, der nach diesen Kriterien qualifiziert ist, können Unternehmen und Privatpersonen voll und ganz auf die Authentizität und Rechtsgültigkeit digitaler Stempel vertrauen.

Im Zeitalter digitaler und automatisierter Prozesse bietet der elektronische Stempel den Unternehmen eine herausragende Flexibilität. Es ist nicht mehr nötig, auf die handschriftliche Unterschrift des Geschäftsführers oder den Stempel der Geschäftsleitung zu warten. Geschäfte werden schneller, effizienter und vor allem sicherer abgewickelt. Mit einem elektronischen Stempel können Sie nicht nur Ihre Dokumente vor Fälschungsversuchen schützen, sondern auch die strengen Anforderungen der europäischen eIDAS-Regelung und einiger nationaler Vorschriften erfüllen.

Yousign bietet Lösungen, sowohl für elektronische Signaturen, als auch digitale Stempel, die den eIDAS-Normen und europäischen Anforderungen entsprechen, DSGVO-konform sind und Sie im Alltag begleiten, um den rechtlichen Wert Ihrer digitalen Dokumente zu stärken. Für jede angebrachte Signatur oder jeden angebrachten Stempel wird ein Beweisordner erstellt. Diese Akte wird anschließend mit einem Zeitstempel versehen, um ihre Authentizität zu gewährleisten. Der Prozess ist einfach und die Sicherheit hoch. Also worauf warten Sie noch? Profitieren Sie von der Einfachheit und Sicherheit des digitalen Firmenstempels oder unserer e-Signatur.