Elektronisches Siegel, elektronische Signatur, elektronischer Zeitstempel – die Welt der elektronischen Vertrauensdienste ist voller Fachbegriffe, deren genaue Bedeutungen und Unterschiede auf den ersten Blick nicht immer leicht zu erkennen sind. Dennoch spielen diese Technologien eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Authentizität, Integrität und Rechtsgültigkeit digitaler Dokumente.
Damit Sie sich in dieser komplexen Materie zurechtfinden, erfahren Sie in diesem Artikel, was ein elektronisches Siegel ausmacht, wie es sich von einer elektronischen Signatur unterscheidet und in welchen Fällen es besonders sinnvoll eingesetzt wird. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Yousign Sie dabei unterstützt, diese Technologien effektiv und rechtssicher zu nutzen.
Was ist ein digitales Siegel?
Ein elektronisches Siegel ist die digitale Entsprechung eines traditionellen Unternehmens- oder Behördenstempels. Es wird von juristischen Personen wie Unternehmen oder Behörden verwendet, um die Authentizität und Unveränderbarkeit eines Dokuments sicherzustellen. Die eIDAS-Verordnung definiert elektronische Siegel als „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden, um deren Ursprung und Unversehrtheit sicherzustellen“.
Wofür werden elektronische Siegel genutzt?
- Sicherung der Authentizität: Das Siegel bestätigt, dass das Dokument von der angegebenen Organisation stammt.
- Integrität des Inhalts: Es garantiert, dass der Inhalt des Dokuments seit seiner Erstellung unverändert geblieben ist.
- Manipulationsschutz: Elektronische Siegel schützen Dokumente vor Fälschung und unbefugten Änderungen.
Anders als elektronische Signaturen, die von natürlichen Personen verwendet werden, werden elektronische Siegel ausschließlich von juristischen Personen erstellt. Mit Yousign können Unternehmen diese Technologie einfach und sicher nutzen.
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Unterschiede zwischen elektronischem Siegel und Signatur
Elektronische Siegel und Signaturen werden häufig verwechselt, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke. Während ein elektronisches Siegel die Herkunft und Unveränderbarkeit eines Dokuments garantiert, dokumentiert eine elektronische Signatur die Zustimmung einer natürlichen Person und macht ein Dokument rechtlich bindend.
Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
Sicherheitsstufen elektronischer Siegel
Nicht jedes elektronische Siegel bietet das gleiche Maß an Sicherheit. Die eIDAS-Verordnung definiert drei Stufen:
- Einfaches elektronisches Siegel: Grundlegender Schutz, ohne spezifische Anforderungen an den Siegelersteller.
- Fortgeschrittenes elektronisches Siegel: Höhere Sicherheit durch eindeutige Identifizierung des Siegelerstellers und Schutz vor Manipulationen.
- Qualifiziertes elektronisches Siegel: Höchste Sicherheitsstufe, ausgestellt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Es erfüllt die höchsten gesetzlichen Anforderungen und ist EU-weit rechtsgültig.
Das qualifizierte elektronische Siegel ist besonders für Dokumente geeignet, die höchsten Sicherheitsanforderungen genügen müssen, wie beispielsweise bei öffentlichen Ausschreibungen oder amtlichen Bescheiden.
Warum elektronische Siegel unverzichtbar sind
Elektronische Siegel sind ein essenzielles Werkzeug für Unternehmen, die Wert auf Sicherheit, Effizienz und Rechtskonformität legen. Hier einige der wichtigsten Vorteile:
- Rechtssicherheit: Qualifizierte Siegel erfüllen die höchsten gesetzlichen Anforderungen und sind in der gesamten EU rechtsgültig.
- Schutz vor Manipulationen: Dokumente bleiben unverändert und sind gegen Fälschung geschützt.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren manuelle Arbeitsschritte.
- Nachhaltigkeit: Elektronische Siegel tragen zu einer papierlosen Arbeitsweise bei und senken den Ressourcenverbrauch.
- Einfache Prüfung: Empfänger können die Gültigkeit und Echtheit eines Siegels unkompliziert überprüfen.
Durch den Einsatz von elektronischen Siegeln können Unternehmen nicht nur ihre Prozesse digitalisieren, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Anwendungen elektronischer Siegel
Ein elektronisches Siegel verleiht einem Dokument also mehr Sicherheit und Garantien und kann immer dann verwendet werden, wenn keine persönliche Unterschrift notwendig ist.
Daraus ergeben sich folgende Anwendungsbereiche:
Sichere Langzeitarchivierung: Im Rahmen der Integritätssicherungsmaßnahmen gemäß der Technischen Richtlinie (TR-03138) zum Ersetzenden Scannen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) eignen sich digitale Siegel besonders für eine technisch sichere Langzeitarchivierung.
Sichere Kommunikation und Kundenauthentifizierung: Laut der zweiten europäischen Zahlungsdiensterichtlinie PSD2 (Payment Services Directives 2) und der Delegierten Verordnung (EU) 2018/389 sind alle Zahlungsdienstleister:innen und Banken im Austausch mit Drittanbietern (z.B. FinTechs) dazu verpflichtet, qualifizierte e-Siegel zu verwenden, um das Risiko für Betrug zu reduzieren.
e-Vergabeverfahren: Öffentliche Auftraggeber:innen können im Kontext von Vergabeverfahren gemäß § 53 Abs. 3 Vergabeverordnung (VgV) vorschreiben, dass Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote mit einem fortgeschrittenen oder einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen werden müssen.
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Dokumente, auf die Sie ein elektronisches Siegel setzen können:
- Behördenbescheide,
- Beglaubigungen,
- Urkunden,
- Zeugnisse,
- Kontoauszüge,
- Rechnungen,
- Angebote und e-Vergabe-Unterlagen,
- Geschäftskorrespondenz und
- Ausgangs- und Eingangspost.
Gut zu wissen!
Ein elektronisches Zertifikat ist die Grundlage für jedes elektronische Siegel. Es wird von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt und bestätigt die Identität des Siegelerstellers. Ohne ein gültiges Zertifikat kann ein Siegel nicht rechtssicher verwendet werden. Sie können das Zertifikat als eine Art „digitalen Ausweis“ verstehen, der sicherstellt, dass das Siegel tatsächlich von der angegebenen Organisation stammt.
Wie kann man ein elektronisches Siegel erstellen?
Hier gibt es leider keine allgemeingültige Antwort. Sie müssen sich an einen Anbieter elektronischer Stempel und Signaturen wenden und sich bei ihm erkundigen, wie Sie vorgehen müssen, um einen elektronischen Stempel zu erstellen.
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DElektronische Siegel sind aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente sicher, effizient und rechtskonform zu verwalten. Mit Yousign haben Sie einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen nicht nur die Technologie, sondern auch die Expertise bietet, um elektronische Siegel, Signaturen und Zertifikate optimal in Ihre Prozesse zu integrieren.
Ob für öffentliche Ausschreibungen, Rechnungen oder die Langzeitarchivierung – mit Yousign können Sie darauf verlassen, dass Ihre Dokumente stets den höchsten Sicherheitsstandards Testen Sie unsere Plattform und erleben Sie, wie einfach Digitalisierung sein kann.
FAQ: Elektronische Siegel
Welche Technologien oder Standards werden bei der Erstellung elektronischer Siegel verwendet?
Elektronische Siegel basieren auf den Vorschriften der eIDAS-Verordnung und verwenden kryptografische Technologien wie digitale Zertifikate und Hashing-Methoden. Sie werden von sogenannten Vertrauensdiensteanbietern (TSPs) erstellt, die nach eIDAS zertifiziert sind. Zu den verwendeten Standards zählen:
- PKI (Public Key Infrastructure): Zum Schutz der Datenintegrität und Authentifizierung.
- Hash-Algorithmen: Zur Sicherstellung, dass der Dokumentinhalt nicht verändert wurde.
- X.509-Zertifikate: Als Grundlage für die Identität des Siegelerstellers.
Wie können Unternehmen elektronische Siegel in ihre Arbeitsabläufe integrieren?
Unternehmen können elektronische Siegel in verschiedenen Bereichen einsetzen, indem sie diese mit digitalen Tools kombinieren:
- Integration in Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Zum automatisierten Siegeln von Rechnungen, Angeboten oder Bescheiden.
- API-Schnittstellen: Für eine nahtlose Verbindung mit bestehenden Unternehmensanwendungen.
- Langzeitarchivierung: Zur sicheren Ablage von Dokumenten gemäß den technischen Richtlinien des BSI.
- e-Vergabeverfahren: Zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben bei öffentlichen Ausschreibungen.
Ein erster Schritt ist die Kontaktaufnahme mit einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter, der Lösungen für elektronische Siegel anbietet.
Werden elektronische Siegel international anerkannt?
Ja, elektronische Siegel sind innerhalb der Europäischen Union durch die eIDAS-Verordnung standardisiert und damit in allen EU-Mitgliedsstaaten rechtsgültig. Außerhalb der EU variiert die Anerkennung je nach regionalen Gesetzen und Standards. Viele Länder arbeiten jedoch an der Harmonisierung mit internationalen Standards wie UNCITRAL.
Welche Lösungen für elektronische Siegel gibt es auf dem Markt?
Es gibt verschiedene Anbieter für elektronische Siegel, die unterschiedliche Funktionalitäten und Preismodelle bieten. Dazu zählen:
- Yousign: Bietet sowohl qualifizierte elektronische Siegel als auch APIs zur Integration in Unternehmensprozesse.
- DocuSign: Bekannt für einfache Implementierung und umfassende Sicherheitsmaßnahmen.
- Bundesdruckerei: Zertifizierter Anbieter für öffentliche Stellen und Unternehmen in Deutschland.
- GlobalSign: Bietet Lösungen mit internationaler Ausrichtung.
Ein Vergleich der Anbieter sollte auf Basis der spezifischen Unternehmensanforderungen erfolgen.
Welche Tools oder Dienste helfen bei der Erstellung elektronischer Siegel?
Es gibt zahlreiche Werkzeuge und Dienste, die speziell für elektronische Siegel entwickelt wurden:
- Yousign: Bietet eine benutzerfreundliche Plattform und API-Schnittstelle für Unternehmen.
- Adobe Sign: Ermöglicht das Hinzufügen von digitalen Siegeln zu PDF-Dokumenten.
- SIGNIUS Professional: Speziell für qualifizierte elektronische Siegel in der EU.
- Trust Service Provider (TSP): Zertifizierte Anbieter gemäß eIDAS-Verordnung, die individuelle Lösungen anbieten.
Unternehmen sollten zunächst prüfen, welche Funktionen sie benötigen (z. B. API-Integration, Zertifikatverwaltung) und dann einen Anbieter wählen, der diese Anforderungen erfüllt.
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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.
