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Welche elektronische Signatur ist die beste Wahl? 
9 wichtige Kriterien zum Abhaken [Checkliste]

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Julie Jung

Julie Jung

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Die Frage, warum man sich für die elektronische Signatur entscheiden sollte, haben wir bereits erörtert. 

Heute wollen wir uns eingehender mit der Wahl des Anbieters von elektronischen Signaturen beschäftigen.

Welche Kriterien sollten Sie bei der Erstellung Ihres Anforderungskatalogs berücksichtigen?

Spoiler: Es müssen ABSOLUT alle Kriterien erfüllt sein, die mit der rechtlichen Gültigkeit und der Sicherheit der zu wählenden Lösung verbunden sind, damit Ihre Dokumente geschützt und rechtlich gültig sind. Alles andere - die Ergonomie - bleibt ganz allein Ihnen überlassen! 

Gehen Sie die Checkliste durch! ⬇

  • Infographie Welche Signatur ist die beste Wahl

Welche elektronische Signatur ist die beste Wahl: Rechtsgültigkeit und Sicherheit 🔒

1. Einhaltung der Rechtsvorschriften ⏹

DIE eIDAS-VERORDNUNG

Sie ist der gesetzliche Referenztext in Europa für elektronische Signaturverfahren.

eIDAS legt die gemeinsamen Regeln für alle elektronischen Signaturverfahren fest. Sie muss: 

  • die Unversehrtheit (Integrität) des unterzeichneten Dokuments gewährleisten, 
  • die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen.

DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG (DSGVO)

Die DSGVO kommt zur Anwendung, sobald eine Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von vertraulichen Daten von Kunden und dritten Unterzeichnern, wie Name und Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder IP-Adresse, vorliegt.

Die Software für die elektronische Signatur muss:

  • in ihrem gesamten Funktionsbereich die DSGVO einhalten, 
  • die Vertraulichkeit der Dokumente und Informationen, die verarbeitet und auf seinen Servern und denjenigen seiner Auftragsverarbeiter gehostet werden, gewährleisten.

2. Zertifizierungsstelle ⏹

Bevorzugen Sie einen Vertrauensdiensteanbieter, der seine eigenen elektronischen Zertifikate generiert, die mit der eIDAS-Verordnung konform sind, um einen einzigen Ansprechpartner zu erhalten und Ihre Verwaltung zu vereinfachen.

3. Identifizierung der Unterzeichner ⏹

Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die mehrere Funktionen zur Authentifizierung der Identität des Unterzeichners besitzt: Eine solche Multi-Faktor-Authentifizierung (SMS mit OTP-Code, E-Mails, Überprüfung des Personalausweises) gewährleistet eine erhöhte Sicherheit.

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A propos Identifizierung: Frischen Sie Ihr Wissen zu den verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen auf (einfache, fortgeschrittene, qualifizierte eSignatur) ⬇

4. Unterstützung im Falle eines Rechtsstreits ⏹

Die Lösung muss zu jeder Signatur eine Prüfdatei mit Zeitstempel erstellen und archivieren können.

Zur Erinnerung: Die Prüfdatei enthält alle Informationen, die zur ordnungsgemäßen Erstellung beigetragen haben, um die Sicherheit der verschiedenen Parteien zu gewährleisten. Im Streitfall erlaubt dieses Dokument das Nachvollziehen der elektronischen Signatur.

5. Sicherheit der Kommunikation ⏹

Wir weisen darauf hin, dass die Verschlüsselung der Informationen und Dokumente sowie das Hosten auf Servern in Frankreich ein zusätzliches Sicherheitsniveau für die Kommunikation bieten.

Einfache Verwendung und Ergonomie der elektronischen Signatur-Lösung 🪂

6. Unterstützung in Ihrem täglichen Bedarf ⏹

Vorab müssen Sie sich folgende Fragen stellen: 

  • Wie viele Nutzer benötigen Sie?
  • Welchen Betrag wollen und können Sie pro Monat und pro Nutzer bezahlen?
  • Welche Art von Dokumenten müssen unterzeichnet werden?
  • Welche Funktionalitäten sind Ihnen wichtig?
  • Welche Formate von digitalen Dokumenten sollen möglich sein?

7. Integration in Ihre Branchensoftwares ⏹

Wählen Sie eine API-Lösung, die sich einfach in Ihre verschiedenen CRM-, ERP- und Branchensoftwares integrieren lässt.

8. Unterzeichnen an jedem beliebigen Ort ⏹

Die Saas-Lösungen bieten eine Allgegenwärtigkeit im Vergleich zu den intern installierten Softwares.

Die Wahl einer Lösung für digitales Signieren, die auf mobilen Geräten aller Art und allen Betriebssystemen zur Verfügung steht, wird Ihnen den Signatur-Prozess erheblich erleichtern!

Mit einer spezifischen Benutzerkennung erhalten Sie Zugang zur Online-Benutzerschnittstelle.

Die einzige Voraussetzung: eine ausreichende Internetverbindung.

9. Reibungslose Benutzererfahrung ⏹

Setzen Sie auf eine einfache Lösung mit intuitiver Bedienung, um eine Unterschrift „mit wenigen Klicks“ und innerhalb einer Stunde einholen zu können! 

Probieren Sie die gefundenen Anbieter aus, wenn sie kostenlose und unverbindliche Tests anbieten.

Yousign erfüllt alle diese Kriterien und noch viel mehr ...

Ein sympathisches Unternehmen und eine 100 % französische Marke. 

Unsere Kunden sprechen für sich: Alle ihre Testimonials finden Sie in unserem Blog!

Einen Auszug finden Sie unten ⬇

Da wir mit sensiblen Daten arbeiten war für uns sehr wichtig, dass die Server in Europa stehen. Der zweite wichtige Punkt war, dass es eine webbasierte Anwendung sein sollte. Yousign bietet beides und ist zudem sehr überschaubar und somit perfekt für unseren Nutzen geeignet.

Steve Ruschmann, Teamleiter Finanzen & Controlling

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