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Digitalisierung: Das Ende für Papier in Unternehmen?

Daniela Zehner

Daniela Zehner

Marketing Manager DACH @Yousign

Illustration: Romain Grandmougin

Die Welt ist vernetzt - das überrascht niemanden mehr.

Unternehmen digitalisieren sich: Die Kommunikation findet über soziale Netzwerke statt, Arbeit von Zuhause aus nimmt zu und wird zu einem Auswahlkriterium für Bewerber, mehr und mehr Dokumente werden elektronisch signiert...

In dieser Welt, in der Forschung und Innovation an der Tagesordnung sind, verschwindet Papier allmählich aus dem Alltag der Unternehmen. Diese Entwicklung wurde durch die Pandemie noch verstärkt. Seit 2021 herrscht eine Papierkrise. Die Preise sind gestiegen und die Lieferanten können mit der Nachfrage nicht mehr Schritt halten.

Bedeutet die zunehmende Digitalisierung von Unternehmen das Ende für Papier?

Inhalt

Papier und der digitale Wandel, wo ist das Problem?

Das Papier wurde 105 n. Chr. in China entdeckt (kleiner Ausflug in die Geschichte 📜).

Seitdem hat es die Übermittlung von Wissen erleichtert. Von China über die arabische Welt bis nach Europa - Papier überquerte alle Grenzen auf der Welt. Die Einführung des Druckers war ein weiterer Fortschritt. Enzyklopädien wurden für jedermann zugänglich, Zeitungen wurden massenhaft gedruckt und so weiter.

Im digitalen Zeitalter kommt das Papier jedoch vor allem in Unternehmen an seine Grenzen:

  • Langsame Verwaltung:
    Laut einer Studie von PriceWaterhouseCoopers verbringt ein Arbeitnehmer durchschnittlich 8 Stunden pro Woche mit der Verwaltung von Dokumenten. Außerdem wendet ein Arbeitnehmer durchschnittlich 25% der Arbeitszeit für Verwaltungsaufgaben auf.
  • Papier ist sehr teuer:
    Bei einem Unterschriftsprozess per Post für einen Vertrag zwischen zwei Parteien schätzen wir die Kosten für eine Unterschrift auf Papier auf 8€ bis 16,50€. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern gibt zwischen 10.000 und 25.000€ für den Papierverbrauch aus. Das ist heute noch mehr aufgrund der Papierkrise, die nach der Pandemie begann.
  • Auswirkungen auf die Umwelt:
    Es ist kein Geheimnis, dass Papier eine der Hauptursachen für die Abholzung von Wäldern ist. Durch den hohen Verbrauch werden jährlich 60.000 km² Wald abgeholzt. Um beispielsweise zwölf Packungen Papier zu produzieren, werden ein ausgewachsener Baum und 12.000 Liter Wasser benötigt. Im Unternehmen verbraucht ein Mitarbeiter etwa zwei Bäume pro Jahr.

Außerdem fallen Betriebskosten (Beratung, Abholung, Lagerung und Transport von Unternehmensarchiven, kostspielige Papiervernichtung) an.

Die Verwendung von Papier führt auch zu organisatorischen Problemen. So gehen in mittelständischen Unternehmen jedes Jahr mehr als 750 Papierdokumente verloren.

Weiterer Nachteil von Papierdokumenten: Mit Papier ist es nicht möglich direkt im Text nach Schlagwörtern zu suchen oder bestimmte Dokumente in mehreren Kategorien gleichzeitig abzulegen.

  • Papierstrom

Die Digitalisierung schreitet voran, hat Papier bald ausgedient?

Wird Papier aufgrund all der Probleme mit Papier und der Digitalisierung der Prozesse in Unternehmen verschwinden?

Heutzutage wenden sich Unternehmen zunehmend Lösungen zu, die Papier ersetzen, wie z.B.:

  • CRM-Software: Zur Kundennachverfolgung und -bindung,
  • elektronische Unterschrift: Für die Unterzeichnung von Dokumenten überall und jederzeit.
  • Textverarbeitungsprogramme wie Google Docs, die Office-Suite, LibreOffice, etc. Schreiben, formatieren, im Text suchen, den Verlauf speichern... Es stehen Ihnen viele Möglichkeiten zu Verfügung.
  • Projektmanagementsoftware: Alles wird in einer Lösung zusammengefasst. Ihre Teams sind über den Fortschritt jedes Projekts informiert, und wer welche Aufgabe erledigt...

Die Verwendung dieser Tools bringt im Vergleich zu Papier viele Vorteile mit sich:

  • Enorme Zeitersparnis:
    Im Fall der elektronischen Signatur von Yousign werden Dokumente im Durchschnitt in weniger als 15 Minuten unterzeichnet!
  • Datenabruf an jedem Ort:
    Wenn Ihre Dateien in der Cloud gespeichert sind, können Sie von überall darauf zugreifen, Sie brauchen nur eine Internetverbindung.
  • Ihre Dateien werden zentralisiert gesammelt und aufbewahrt:
    All Ihre Dokumente befinden sich am selben Ort, Sie müssen nicht mehr in verschiedenen Ordnern nach einer Rechnung suchen.
  • Oh! I like that.

Trotzdem ist Papier in Unternehmen immer noch sehr verbreitet. Am Ende ist das Papier sicher noch nicht angekommen. Dennoch hat die Pandemie jedoch die Digitalisierung von Prozessen, wie der elektronischen Unterschrift, vorangetrieben. Papier findet somit in Unternehmen langsam aber stetig immer weniger Gebrauch.

Ist dies immer von Vorteil? 🤔 Wir wissen zwar, dass die Herstellung von Papier enorme Mengen an Treibhausgasen erzeugt und viele Baum abgeholzt werden müssen, aber auch die digitale Technik hat ihre negativen Seiten? Das könnte unser nächstes Thema sein... 💡

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