Im Unternehmenskontext, ebenso wie im Privaten, geht es häufig um konkrete Zeitpunkte und korrekte Angaben. Wir prüfen im Nachrichtenverlauf die vereinbarte Uhrzeit oder gucken auf das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung, um pünktlich zu zahlen. Was bringen uns diese Informationen? Absicherung und Verbindlichkeit.
Für Verbindlichkeit und Authentizität sorgt auch der digitale Stempel. Der Zeitpunkt, an dem Dokumente ausgestellt und eventuell sogar unterschrieben werden, ist in vielen Fällen im Unternehmensalltag entscheidend.
Im Folgenden erfahren Sie, was genau der digitale Zeitstempel ist, wofür er verwendet wird und insbesondere, welche verschiedenen Level des elektronischen Stempels es gibt.
Das ist ein digitaler Stempel
Bei einem digitalen Stempel denken viele vielleicht zuerst an bunte Emoticons, die für private Zwecke verwendet werden. Das Gegenteil ist der Fall: Der elektronische Zeitstempel wurde im Zuge des Inkrafttretens der eIDAS-Verordnung im Jahr 2016 eingeführt.
Er ist demnach hochoffiziell und kann nur von einem zertifizierten Vertrauensanbieter, wie Yousign, ausgestellt werden. Der digitale Stempel kann auch als Firmenstempel gesehen werden, er wird von juristischen Personen wie Unternehmen oder Behörden genutzt.
Erfahren Sie hier mehr zu den Unterschieden zwischen dem qualifizierten elektronischen Siegel und der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift (QES).
Ein digitaler Zeitstempel bestätigt, dass ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in der abgebildeten Form vorlag. Sie können ihn sich ähnlich wie einen Unternehmensstempel vorstellen, allerdings sehr viel sicherer. Durch die Nutzung eines Vertrauensanbieters wird der Stempel erst aufgrund eines kryptografischen Mechanismus rechtlich geltend gemacht.
Wofür ist der digitale Stempel wichtig?
Häufig ist in der heutigen digitalen Welt nicht mehr erkennbar, wann welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen wurden. In solchen Fällen kann ein digitaler Stempel helfen. Wie eingangs erwähnt, bestätigt der digitale Zeitstempel den Zeitpunkt, an dem ein Dokument in der Form vorlag. Er kann somit als Beweis für die Vorlage, den Versand oder die Unterzeichnung von Dokumenten dienen.
Dies kann insbesondere bei konkreten Deadlines oder beim Unterschreiben von Verträgen ausschlaggebend sein. Sollte es beispielsweise zu einem Rechtsstreit kommen, ist ein digitaler zertifizierter Stempel im Zweifelsfall viel Geld wert.
Mit einem elektronischen Stempel können Sie:
- die Authentizität eines Dokuments validieren und Betrug vermeiden.
- garantieren, dass es sich um das Originaldokument handelt.
- beweisen, dass das Dokument von einer juristischen Person ausgestellt wurde.
- Arbeitsabläufe vereinfachen und eine große Menge an Dokumenten besiegeln.
- die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen verbessern und Ihr Unternehmen vor Strafen schützen.
Gut zu wissen
Einen digitalen Stempel können Sie übrigens problemlos für eine große Menge an Dokumenten verwenden. Außerdem ist der Online- Stempel nicht personengebunden, das heißt, er muss nicht zwingend vom CEO oder Prokuristen genutzt werden, sondern kann von allen Mitarbeitern des Unternehmens genutzt werden.
Die verschiedenen Niveaus des elektronischen Stempels
Ebenso wie bei digitalen Unterschriften gibt es auch beim elektronischen Stempel juristischer Personen verschiedene Sicherheitsstufen, im Folgenden auch Niveaus oder Level genannt, die genutzt werden können.
Folgende Niveaus des digitalen Siegels gibt es:
- das einfache digitale Siegel,
- das fortgeschrittene digitale Siegel,
- das qualifizierte digitale Siegel.
Im Folgenden sehen wir uns die verschiedenen Stempel und Ihre Verwendungsformen im Unternehmen genauer an.
Einfacher digitaler Stempel
Die erste und damit einfachste Stufe ist das einfache elektronische Siegel, das als Single-Level-Seal bezeichnet wird. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument oder eine PDF-Datei mit nur einer geringen Anzahl sensibler Daten versiegeln möchten, ist dies die richtige Wahl.
Sicherheitsstufe
Bei Verwendung des einfachen elektronischen Stempels ist eine einfache Identifizierung des “Stempelgebers” erforderlich. Dies kann z.B. über eine E-Mail-Adresse oder eine Benutzernummer erfolgen.
Geeignet für folgende Dokumente
Sie können dieses Niveau des digitalen Stempels wählen, wenn eine Zertifizierung des Dokuments oder PDFs nicht zwingend erforderlich ist, Sie aber dennoch die Authentizität der ausstellenden Instanz garantieren möchten.
Diese Dokumente können sein:
- Kostenvoranschläge
- Bestellungen
- interne Dokumente Ihres Unternehmens
- Jobangebote bzw Einstellungszusagen
- Zitate
Fortgeschrittener digitaler Stempel
Wie der Name schon vermuten lässt, bietet das fortgeschrittene elektronische Siegel ein höheres Sicherheitsniveau als der einfache elektronische Stempel. Das Siegel wird für Dokumente verwendet, bei denen ein höheres Maß an Zuverlässigkeit und eine stärkere Authentifizierung erforderlich ist.
Sicherheitsstufe
Das Identifikationsverfahren beim fortgeschrittenen digitalen Stempel ist strenger und umfangreicher als beim einfachen Siegel. Es basiert in den meisten Fällen auf einem elektronischen Zertifikat, das von einer anerkannten Stelle ausgestellt wird.
Laut der eIDAS Verordnung muss das fortgeschrittene Siegel folgende Kriterien erfüllen:
- Eindeutige Identifizierung: Das fortgeschrittene elektronische Siegel muss eindeutig mit dem Ersteller des Siegels verknüpft sein. Diese juristische Person oder Organisation kann so leicht identifiziert werden.
- Sichere Erstellung: Spezifische Daten stellen sicher, dass nur der Ersteller des Siegels dieses auch verwenden darf.
- Datenkontrolle: Die Daten, die zur Erstellung des elektronischen Stempels benötigt werden, unterliegen der Kontrolle des Siegelinhabers. So wird die Echtheit sichergestellt.
- Erkennbarkeit von eventuellen Änderungen: Die Integrität des elektronischen Stempels kann nur gewährleistet werden, wenn jede Änderung erkennbar ist. Die Verknüpfung muss entsprechend erfolgen.
Geeignet für folgende Dokumente
Unternehmen verwenden dieses Niveau des Stempels in der Regel, um die Rechtsgültigkeit wichtiger Dokumente zu erhöhen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Die am häufigsten betroffenen Dokumente sind folgende:
- Rechnungen: mit der Erstellung eines zuverlässigen Prüfpfads,
- Handelsverträge
- Vereinbarungen zwischen Unternehmen
- Finanzberichte
- Ausschreibungen im öffentlichen Sektor,
- und alle anderen Dokumente, die einer solideren rechtlichen Absicherung bedürfen.
Qualifizierter digitaler Stempel
Die höchste Zertifizierungsstufe stellt der qualifizierte elektronische Stempel dar. Er bietet ein Höchstmaß an Sicherheit und wird insbesondere für sensible Dokumente und Verträgen verwendet.
Sicherheitsstufe
Das hochsichere Identifizierungsverfahren, das hinter dem qualifizierten elektronischen Siegel liegt, basiert auf Kryptographie und Sicherheitsmechanismen, um die Integrität der elektronischen Dokumente zu gewährleisten.
Geeignet für folgende Dokumente
Mit dieser Art des elektronischen Siegels werden die sensibelsten Daten gesichert. Unternehmen und Behörden bevorzugen diese Stempelebene, um die Integrität und Authentizität ihrer sensibelsten Dokumente zu gewährleisten und die strengsten Datensicherheitsvorschriften zu erfüllen.
Es existieren diverse Dokumente, bei denen Sie einen qualifizierten digitalen Stempel benötigen. Um Ihnen eine Idee von diesen hoch-vertraulichen Dokumenten zu geben, haben wir folgende Liste erstellt:
- KYC-Verfahren: Das sogenannte Know Your Customer-Verfahren wird eingesetzt, um die Identität des Kunden bei verschiedenen Transaktionen zu überprüfen. So wird das Unternehmen geschützt und Betrug vorgebeugt.
- Diplome: Auch wichtige Dokumente wie Diplome werden durch einen qualifizierten elektronischen Stempel bekräftigt.
- EPREL – Europäische Produktdatenbank für die Energieverbrauchskennzeichnung: Die Registrierung einiger der Produkte in dieser Datenbank erfordert ein qualifiziertes elektronisches Siegel.
Bio-Zertifizierung: Wir wissen, Bio ist nicht gleich Bio. Die Zertifizierung des ökologischen Landbaus wird durch ein qualifiziertes digitales Siegel gesichert.
Gut zu wissen
Die Wahl des Niveaus des digitalen Stempels hängt nicht nur von der Sensibilität der Daten und Dokumente ab, sondern auch von ihrer Bedeutung. So wäre es beispielsweise empfehlenswert, für einen wichtigen Kostenvoranschlag einen erweiterten elektronischen Stempel zu nutzen, als den einfachen digitalen Stempel.
Mit Yousign einfach digital stempeln und unterschreiben
Yousign bietet die Software für elektronische Signaturen und Stempel, die den eIDAS-Normen und den europäischen Anforderungen entsprechen, und begleitet Sie im Alltag, um die Rechtsgültigkeit Ihrer digitalen papierlosen Dokumente zu stärken. Für jede angewandte Fernsignatur oder jeden angewendeten Stempel wird dabei eine Beweisdatei erstellt. Diese Datei wird anschließend mit einem Zeitstempel versehen, um ihre Authentizität zu gewährleisten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das elektronische Siegel ein wichtiges Instrument ist, um die Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente zu gewährleisten. Da er verschiedene Zertifizierungsstufen bietet, kann er an die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden und die Einhaltung gesetzlicher Sicherheitsvorschriften verbessern. Der Einsatz des elektronischen Stempels wird Ihre Produktivität steigern, Kosten senken und einen zusätzlichen Schutz vor Dokumentenfälschungen bieten.
Die häufigsten Fragen zum elektronischen Stempel
Wie erstelle ich einen digitalen Stempel?
Ein digitaler Stempel muss von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter wie Yousign erstellt werden, um rechtsgültig zu sein. Nach der Erstellung ist er einer juristischen Person zugeordnet und kann von den berechtigten Personen im Unternehmen verwendet werden.
Ist ein digitaler Stempel rechtsgültig?
Zertifizierte digitale Stempel, die von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern ausgestellt werden, sind rechtsgültig. Durch einen digitalen Stempel gewinnen Sie an Authentizität und schützen Ihr Unternehmen vor Betrug. Ein Bild eines Firmenstempels hat jedoch keinerlei Rechtsgültigkeit.
Welche Stufen digitaler Stempel gibt es?
Es gibt 3 verschiedene Niveaus von digitalen Stempeln, auch elektronische Siegel genannt. Dazu gehören das einfache, das fortgeschrittene und das qualifizierte Niveau. Das einfache digitale Siegel nutzen Sie für Dokumente mit nur wenigen sensiblen Daten. Das fortgeschrittene elektronische Siegel nutzen Sie für Dokumente, die eine hohe Rechtsgültigkeit benötigen und Authentizität erfordern. Der qualifizierte elektronische Stempel ermöglicht die höchste Sicherheitsstufe und wird bei Verfahren wie KYC oder Bio-Zertifizierungen eingesetzt.
Kann das elektronische Siegel den physischen Unternehmensstempel ersetzen?
Ja, die digitale Version des Unternehmensstempels ist tatsächlich noch sicherer und weniger leicht zu fälschen. Sie schützen sich durch die digitale Variante vor Betrug und setzen auf die Digitalisierung.
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Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. Es wird keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Informationen übernommen. Es ersetzt keine Rechtsberatung.
