Welche juristische Bedeutung hat eigentlich ein Firmenstempel? Ist dieser rechtsgültig?

Wenn Ihr:e Kolleg:in oder Vorgesetzte:r im benachbarten Büro einen Firmenstempel auf ein Dokument setzt und anfängt, zu stempeln, mag das manchmal so klingen, als würde er:sie versuchen, ein Fresko an der Wand aus Granit aufzuhängen. ;)

Sie fragen sich, ob das wirklich nötig ist oder ob man darauf auch verzichten könnte? Lässt sich das hämmernde „Bumm“ vielleicht durch ein angenehmeres Geräusch ersetzen? Die Antworten auf all diese Fragen sind in diesem Artikel enthalten! Der Beitrag klärt darüber auf, wie es eigentlich mit der juristischen Bedeutung eines Firmenstempels aussieht. 

Bevor wir auf die Fragen antworten, die Ihnen unter den Nägeln brennen, ist zunächst eine Definition des Firmenstempels erforderlich. Abgesehen von der inoffiziellen Definition “Gegenstand, der laut ist und an dem man sich die Finger schmutzig macht“, liefern wir Ihnen natürlich auch noch die offizielle Beschreibung des Begriffs. ;)

Ein Firmenstempel bzw. Siegel einer Firma enthält alle wichtigen Informationen und Daten über ein Unternehmen. Er dient dazu, vom Unternehmen verschickte Dokumente und Verträge zu kennzeichnen. 

Dabei kann zwischen verschiedenen Arten von Stempeln unterschieden werden: Holzstempel, Selbstfärbestempel, mit Gehäuse aus Kunststoff oder Metall, mit oder ohne integriertem Stempelkissen, Stempel inkl. Logo, etc. 

Sie können natürlich auch Designer spielen und die Gestaltung Ihres Stempels selbst übernehmen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, den Firmenstempel zu personalisieren und spezifisch auf Ihre Firma zuzuschneiden. Wählen Sie Schrift, Text, Farbe, Abdruck, Textplatte, Versand und andere Details aus und gestalten Sie ganz nach Ihrem Belieben.

Der Stempel, den Sie und Ihre Kolleg:innen ganz nonchalant auf Rechnungen, Bestellungen oder sonstige geschäftliche Dokumente setzen, muss bestimmte Informationen enthalten, da diese sonst ungültig sein können.
Folgende Informationen sind für den Firmenstempel vorgeschrieben: 

• Firmenname
• Rechtsform (GmbH, AG, UG, KGaA usw.)
• Höhe des Gesellschaftskapitals
• Adresse der Gesellschaft
• Identifikationsnummer (IdNr / Steuer-IdNr.) 
• Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) 
• Laufende Abwicklung (sofern zutreffend)

Unabhängig von der Form müssen die genannten Pflichtangaben auf dem von Ihnen versandten geschäftlichen Dokument enthalten sein. Selbstverständlich können nach Ihren Wünschen oder denen Ihres Unternehmens auch noch weitere Informationen auf dem Stempel hinzugefügt werden.

Ein Firmenstempel gibt Ihnen die Möglichkeit, all diese Informationen direkt in die Kopfzeile von offiziellen Dokumenten aufzunehmen und über die juristischen Daten zu Ihrem Unternehmen zu offenbaren.

Nun haben wir Sie lange genug auf die Folter gespannt. Sie möchten sicherlich die Antworten auf all die oben genannten Fragen bekommen. Hier also leider die schlechte Nachricht: Der Firmenstempel hat keinerlei juristische Bedeutung und ist auch keine Pflicht.

Somit steht es jedem Unternehmen frei, einen Firmenstempel zu verwenden oder darauf zu verzichten. Zusätzlich zu der Tatsache, dass ein Firmenstempel überhaupt keine juristische Bedeutung hat und keine Pflicht ist, sind zwei ganz reale Probleme damit verbunden:

1. Das erste ist nicht unbedingt schwerwiegend: Wenn die Pflichtinformationen bereits auf dem Dokument enthalten sind, werden sie mit dem Firmenstempel lediglich wiederholt. In diesem Fall bietet er überhaupt keinen Mehrwert. 
   
2. Die zweite Problematik ist hingegen sehr viel gravierender: Es gibt Unternehmen, die sich auf die Herstellung von Firmenstempeln spezialisiert haben. Man bietet dort sogar die Möglichkeit an, die auf dem Stempel enthaltenen Informationen ganz individuell festzulegen, ohne dass das Unternehmen irgendeinen Nachweis dafür haben will. Anders gesagt kann also jeder, der möchte, über einen Firmenstempel auf den Namen irgendeiner Gesellschaft verfügen, auf dem falsche Angaben enthalten sind und die vor der Herstellung des Stempels nicht einmal überprüft worden sind.

Somit ist der Firmenstempel unter keinen Umständen ein Garant für die Legitimität. Er dient ausschließlich als Mittel für die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens und als Rückversicherung für die am Dokument beteiligten Parteien. Die Anbringung auf offiziellen Unterlagen ist aber absolut freiwillig und führt somit nicht zu einer Haftung des ausstellenden Unternehmens.

Demzufolge kann ein Firmenstempel auch keine offizielle Unterschrift ersetzen, weil er anders als eine handschriftliche Unterschrift oder eine digitale Signatur keine juristische, rechtsgültige Bedeutung hat und keine Zustimmung zu einem Dokument ermöglicht. 

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen findet die handschriftliche Unterschrift immer weniger Platz im Alltag. Stattdessen wird die elektronische Signatur zum Mittel der Wahl, das in Sachen Sicherheit gleich mehrere Vorteile bietet:

• Die europäische Verordnung namens eIDAS regelt den Einsatz elektronischer Unterschriften in Europa sorgfältig und genau.
  
• Bei der Erstellung einer elektronischen Unterschrift wird ein sogenannter Hash-Wert, eine  digitale Prüfsumme, generiert. Damit kann eine nachträgliche Änderung des signierten Dokuments sichtbar gemacht und somit die Sicherheit gesteigert werden.
  
• Wenn Sie eine digitale Signatur erstellen, wird eine Nachweisdatei erzeugt, die Beweismittel des Unterschriftenprozesses sammelt (Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen der Unterzeichner:innen, Zeitstempel, etc.). Sie dient als Garant für die Echtheit und Rechtsgültigkeit der elektronischen Signaturen.
  
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Mit der elektronischen Signatur können all Ihre Dokumente auf einfache, sichere und schnelle Art und Weise online unterschrieben werden. Und im Gegensatz zum Firmenstempel ist der Vorgang sogar absolut lautlos!

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.