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Welche juristische Bedeutung hat eigentlich ein Firmenstempel?

Firmenstempel
Julie Jung

Julie Jung

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Léa Coiffey

„Bumm … bumm … bumm … bumm … bumm …“ Hören Sie auch ständig dieses störende Geräusch aus dem Büro Ihres HR-Kollegen oder Ihres Vorgesetzten?

Dieses regelmäßige und unangebrachte „bumm, bumm“ erinnert ein wenig an das Geräusch, das Ihr Nachbar macht, wenn er versucht, ein Fresko an der Wand aus Granit aufzuhängen. Tatsächlich handelt es sich aber um den Stempel Ihres Unternehmens, mit dem Verträge gestempelt werden. 

Wie sieht es dabei eigentlich mit der juristischen Bedeutung aus? Kann man vielleicht sogar darauf verzichten? Lässt sich das hämmernde „Bumm“ vielleicht durch ein angenehmeres Geräusch ersetzen? Die Antworten auf (nahezu) all diese Fragen sind in diesem Artikel enthalten!

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Der Firmenstempel: Was ist das?

Bevor wir auf die Fragen antworten, die Ihnen unter den Nägeln brennen, ist zunächst eine Definition des Firmenstempels erforderlich. Viele von Ihnen werden zustimmen, dass es sich dabei um einen Gegenstand handelt, „der laut ist und an dem man sich die Finger schmutzig macht“. Allerdings sollten Sie wissen, dass „dieser laute Gegenstand, mit dem man sich die Finger schmutzig macht“ als Firmenstempel oder Siegel bezeichnet wird.

Der Stempel, den Ihre Kollegen ganz nonchalant auf Rechnungen, Bestellungen oder sonstige geschäftliche Dokumente setzen, muss bestimmte Informationen enthalten, da diese Rechnungen ansonsten ungültig sein können. Folgende Informationen sind für den Firmenstempel vorgeschrieben: 

  • Name der Gesellschaft
  • Rechtsform (GmbH, AG, UG, KGaA usw.)
  • Höhe des Gesellschaftskapitals
  • Adresse der Gesellschaft
  • Identifikationsnummer (IdNr / Steuer-IdNr.) 
  • Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) 
  • Laufende Abwicklung (sofern zutreffend)

Selbstverständlich können nach Ihren Wünschen oder den Wünschen Ihres Unternehmens weitere Informationen auf dem Stempel enthalten sein.

Aber damit wir uns richtig verstehen: Die genannten Pflichtangaben müssen auf dem von Ihnen versandten, geschäftlichen Dokument enthalten sein, unabhängig von der Form.

Ein Firmenstempel gibt Ihnen die Möglichkeit, all diese Informationen direkt in die Kopfzeile von offiziellen Dokumenten aufzunehmen und über die juristischen Daten zu Ihrem Unternehmen zu offenbaren.

Trotzdem stellt sich immer noch die Frage nach der juristischen Bedeutung des Firmenstempels.

Die juristische Bedeutung des Firmenstempels

Eines muss von vorneherein klar sein: Der Firmenstempel hat keinerlei juristische Bedeutung und ist auch nicht vorgeschrieben.

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Somit steht es jedem Unternehmen frei, einen Firmenstempel zu verwenden oder darauf zu verzichten.

Sie wissen ja schon, dass wir ganz gern auf dem Thema Sicherheit herumreiten. Bei Yousign sind wir der Meinung, dass alle KMUs über sämtliche Informationen verfügen sollten, damit sie auf der Grundlage von konkreten und überprüfbaren Fakten die jeweils beste Lösung finden können.

Zusätzlich zu der Tatsache, dass ein Firmenstempel überhaupt keine juristische Bedeutung hat (und ja, ich streue hier ganz bewusst noch ein bisschen Salz in die Wunde), sind zwei ganz reale Probleme damit verbunden:

  1. Das erste ist nicht unbedingt schwerwiegend: Wenn die Pflichtinformationen bereits auf dem Dokument enthalten sind, werden sie mit dem Firmenstempel lediglich wiederholt. In diesem Fall bietet er überhaupt keinen Mehrwert. 
  2. Die zweite Problematik ist hingegen sehr viel gravierender: Es gibt Unternehmen, die sich auf die Herstellung von Firmenstempeln spezialisiert haben. Man bietet dort sogar die Möglichkeit an, die auf dem Stempel enthaltenen Informationen ganz individuell festzulegen, ohne dass das Unternehmen irgendeinen Nachweis dafür haben will.

Anders gesagt kann also jeder, der möchte, über einen Firmenstempel auf den Namen irgendeiner Gesellschaft verfügen, auf dem falsche Angaben enthalten sind und die vor der Herstellung des Stempels nicht mal überprüft worden sind.

Somit ist der Firmenstempel unter keinen Umständen ein Garant für die Legitimität. Ähnlich wie der handschriftliche Zusatz dient er als Mittel für die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens und als Rückversicherung für die Parteien, die einen offiziellen Vertrag unterzeichnen. Die Anbringung auf offiziellen Dokumenten ist absolut freiwillig und führt somit nicht zu einer Haftung des ausstellenden Unternehmens.

Die elektronische Signatur und der Firmenstempel

Demzufolge kann er auch keine offizielle Unterschrift ersetzen, weil er anders als eine handschriftliche Unterschrift oder eine digitale Signatur keine juristische Bedeutung hat. 

In einem Digitalisierungsprozess hat die handschriftliche Unterschrift natürlich keinen Platz mehr. Somit wird die elektronische Signatur zum Mittel der Wahl, das in Sachen Sicherheit gleich mehrere Vorteile bietet:

  • Eine europäische Verordnung namens eIDAS, die den Einsatz der elektronischen Signatur sorgfältig und genau regelt
  • Die Sicherheit, dass das unterzeichnete Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr geändert werden kann
  • Beweismittelunterlagen, die nach jeder Signatur erstellt werden und die als Garant für die Echtheit der elektronischen Signaturen stehen
  • ...

Die elektronische Signatur ermöglicht es Ihnen somit, all Ihre Dokumente auf einfache, sichere, schnelle Art und Weise zu unterschreiben und unterschreiben zu lassen ... Und im Gegensatz zum Firmenstempel ist der Vorgang sogar absolut lautlos!

Schauen Sie sich das Demo von Yousign an und erleben Sie elektronische Signatur in Aktion!

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