Arcéane, anciennement nommée Interface Entreprise - Omnium Lillois de Services, a été fondée en 2002. C’est la branche française de Geneva Capital Group regroupant des cabinets indépendants de fusions-acquisitions.
Le cabinet est généraliste dans son champ d’action mais possède cependant quelques spécialités historiques comme les secteurs de l’édition de logiciel, de la technologie et des services numériques. De nouvelles spécialités sont également apparues entre-temps, on citera la cosmétique et les crèches d'entreprise ainsi que des secteurs plus classiques comme les transports et la logistique.
Les clients d’Arcéane, dirigeants ou actionnaires de PME, sont français. Le cabinet accompagne également des projets dont les contreparties (entreprises ciblées) peuvent se trouver partout dans le monde !
L’importance du digital chez Arcéane
Nous avons voulu en savoir plus sur la digitalisation des processus et avons questionné Hubert de Candé à ce sujet.
« Nous avons toujours été sensibles au digital : mon associé d'origine venait lui-même d'une entreprise de services numériques, c'est vous dire que nous avons baigné dans ce monde-là ! »
Arcéane a commencé par dématérialiser divers documents papiers lorsque cela était faisable ; puis, pour des contraintes liées à la distance et aux différents lieux d'implantation du cabinet, il a rapidement fallu passer au cloud et à des solutions sécurisées de contract management.
Le secteur de la fusions-acquisitions possède également pas mal d’outils numériques spécifiques, plateformes d’échange et bases de données en ligne qui ont activement participé à la digitalisation.
« Progressivement, se sont ajoutées des couches de numérique au niveau de nos missions, à tel point qu'on n’a quasiment plus de documents au format papier. »
Comme nous confie d’ailleurs Hubert de Candé : « la seule chose qui perdure, c'est la lettre de mission qui fait démarrer le projet, et encore rien qu'en partie » pour des questions d’organisation interne plus que d’exigence propre au secteur.
Nous comprenons bien le terreau fertile qui a fait émerger le besoin de signature électronique chez Arcéane !
Yousign au service de la fusion-acquisition
La nécessité de passer à la signature électronique
Avant d’adopter notre solution, Arcéane a dû traverser une période “tout papier”.
D’ailleurs, Hubert de Candé nous raconte que son équipe a « fait avec les moyens du bord : chacun signait son exemplaire papier, le scannait, l'envoyait par voie postale. Ce n’était à la fois pas très ergonomique et surtout pas très sécurisé sur le plan juridique ! »
En effet, pour remise dans le contexte, nous laissons Hubert de Candé vous expliquer pourquoi la signature électronique est une valeur légale sûre contrairement à la signature scannée :
« Lorsque toutes les personnes impliquées sont des personnes morales, ce n'est pas tellement un problème parce qu’il s’agit du droit commercial et dans ce droit, la preuve du consentement des parties se fait assez facilement. En revanche, lorsque l'on est dans le droit civil - comme cela nous arrive assez souvent dans le cas des actionnaires d’une société - on peut se retrouver devant un tribunal civil en cas de litige et la sécurité juridique d'une opération avec des signatures recueillies à travers des documents scannés est très douteuse ! Il y avait donc un vrai besoin de notre côté ! »
Ajoutons à cela que la signature simple proposée par Yousign est suffisante en droit des affaires pour les différentes démarches d’Arcéane.
Essayer c’est l’adopter ?
Arcéane a procédé à un chez Yousign pour se faire sa propre idée.
« Nous avons choisi Yousign pour des raisons d'ergonomie - je l'ai trouvée très facile à manier - et de tarification - moins chère que les autres piliers de la profession que vous avez sérieusement bousculés. »
👢Et la petite botte secrète alors ? Hubert de Candé parle d’une « touche de sympathie car Yousign est une boîte française, qui plus est une start-up.» Une « marotte technologique» somme toute bien sympathique !
« Quand une solution vient d'une start-up française, fonctionne bien, est ergonomique et opérationnelle, vous avez toutes les raisons de l'adopter ! »
Et si nous parlions des usages ?
Tout d’abord, tout le monde chez Arcéane, autrement dit les quinze consultants, utilisent Yousign !
Récapitulons leurs usages majoritaires :
- la signature des engagements de confidentialité (NDA en anglais : non-disclosure agreements)
C’est très simple : ce document de deux pages doit être signé chaque fois qu’Arcéane entame des discussions avec un nouveau client. Hubert de Candé nous parle d’une fréquence d’un NDA signé tous les deux jours.
Pour ce document, certaines fonctionnalités de Yousign sont bien utiles comme l’ajout de champs dynamiques permettant de saisir des informations comme la date, le numéro de téléphone, l'adresse mail ou encore la qualité du signataire.
- la signature des mandats (aussi désignés par “lettres de mission”)
Ce document fait environ six ou sept pages, « dépendant de la complexité de la mission », nous explique Hubert de Candé.
En dernière page, Arcéane utilise la fonctionnalité de mention électronique, proposée par Yousign, avant de faire procéder à la signature.
Enfin, exceptionnellement, Arcéane utilise notre signature électronique afin de circulariser son règlement intérieur en le faisant signer par tous les consultants.
« J'ai contacté votre service client une seule fois pour une question, j'ai obtenu une réponse claire et rapide ! »
La signature électronique au quotidien, ça apporte quoi à Arcéane ?
Tout de go : la sécurité propre à la signature électronique, sans avoir à effectuer de déplacement physique pour la recueillir !
En effet, Arcéane travaille sur des projets avec des clients dispersés sur tout le territoire et comme le réaffirme Hubert de Candé : « recueillir physiquement les signatures c'était de toute façon quelque chose de compliqué sur lequel on faisait parfois une impasse. »
« On veut vraiment éviter les litiges car dans notre secteur, ils peuvent être très coûteux et s'élever rapidement à plusieurs centaines de milliers voire même plus d'un million d'euros. »
Le mot de la fin : rester optimiste !
« 2021 et 2022 devraient être des années plus importantes en termes d'activité », nous assure Hubert de Candé.
Encore beaucoup de mutations sont à venir dans le tissu économique des PME françaises.
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Ce témoignage touche à sa fin : nous remercions Hubert de Candé qui nous a accordé un peu de son temps pour répondre à quelques questions sur la signature électronique !
Cette histoire à succès peut aussi être la vôtre ! Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider dans votre transformation digitale et l’adoption de la signature électronique.
