La présente Politique de Confidentialité entre en application :
> à la date de publication (le 30 mars 2023) pour toutes les personnes concernées qui ont souscrit aux services Yousign ou utilisent les Services Yousign à partir du 30 mars 2023
> le 2 mai 2023 pour toutes les personnes concernées qui ont souscrit aux services Yousign ou ont utilisé les Services Yousign avant le 30 mars 2023.
Pour plus d'informations sur la mise à jour, suivez ce lien.
Vous pouvez consulter la précédente version ici.

Dernière mise à jour : 30 mars 2023

Chez Yousign, on pense que la confiance est essentielle. Alors, pour la conserver, il nous semble important de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de protection de données personnelles.

Dans le cadre de votre utilisation de notre Site, de votre accès à notre Plateforme et de l’utilisation de nos Services, nous sommes amenés à recueillir des Données Personnelles vous concernant en qualité de Responsable de traitement.

L’objectif de cette Politique de confidentialité est de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de protection de ces données.

Nous nous engageons à respecter la réglementation européenne sur la protection des Données Personnelles, en particulier le RGPD. Nous disposons pour cela d’une équipe dédiée, composée d’un Délégué à la protection des données, d’une équipe juridique et d’une équipe sécurité.

A noter, tous les termes en majuscules qui ne sont pas définis dans la présente Politique de confidentialité auront la signification qui leur est donnée ici.

1. Qui est le Responsable de traitement ?

Yousign SAS, Rue de Suède Avenue Pierre Berthelot, 14000 Caen, France.

Pour plus de détails, veuillez consulter les Mentions légales.

2. Quelles Données Personnelles collectons-nous ?

En utilisant notre Site et notre Plateforme, vous êtes amenés à nous transmettre, directement ou indirectement, des informations dont certaines sont de nature à vous identifier directement ou indirectement et constituent de ce fait des Données Personnelles.

Ces informations contiennent notamment les données des catégories suivantes :

Des données d’identification telles que vos nom et prénom(s), adresse e-mail, numéro de téléphone, votre nom d’Utilisateur de la Plateforme, les identifiants techniques qui vous sont assignés, votre voix lorsqu’un enregistrement téléphonique ou vidéo est réalisé ;
Des données relatives à votre activité professionnelle telles que l’intitulé de votre poste, votre secteur d’activité, le nom de votre entreprise et sa taille, votre usage de nos Services ;
Des données de transactions telles que le numéro de votre carte de crédit et votre relevé d’identité bancaire ;
Des données de connexion et d’utilisation telles que votre adresse IP, le type et la version du navigateur, le système d’exploitation utilisé, les pages visitées et le temps passé, les actions réalisées et les configurations sélectionnées, ainsi que l’horodatage des visites.

Lors de la collecte directe de vos Données Personnelles, vous serez informés si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. A défaut de renseigner ces informations obligatoires, l’exécution de la demande pourra s’avérer impossible.

Certaines de ces Données Personnelles sont collectées via les cookies ou traceurs présents sur notre Site ou notre Plateforme. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter à tout moment notre Politique de cookies.

3. Comment collectons-nous vos Données Personnelles ?

Les Données Personnelles traitées par Yousign sont collectées via différents canaux.

Les Données Personnelles transmises directement par vous. Yousign est susceptible de traiter les Données Personnelles que vous nous fournissez directement (i) lors de la création de votre Compte Organisation/Utilisateur ou de l’utilisation des Services, (ii) via les formulaires de contact ou tout autre document disponibles en ligne sur le Site ou fournies à l’occasion d’évènements extérieurs, (iii) lors de vos échanges téléphoniques avec Yousign.
Les Données Personnelles collectées de sources publiques. Yousign est susceptible d’utiliser des Données Personnelles disponibles publiquement.
Les Données Personnelles collectées auprès de tiers. Yousign est susceptible de faire appel aux services de prestataires spécialisés afin d’accéder à des bases de données à jour.
Les Données Personnelles collectées automatiquement lors de votre utilisation du Site et/ou de la Plateforme. Yousign est susceptible de recueillir vos Données Personnelles afin d’établir des statistiques de fréquentation de notre Site et/ou de notre Plateforme, et d’effectuer des campagnes de publicité ciblées.

4. Sur quelles bases légales, pour quelles finalités et pendant combien de temps conservons-nous vos Données Personnelles ?

Nous collectons et traitons vos Données Personnelles dans le respect du RGPD et seulement dans le cadre des bases légales suivantes :

Le consentement : vous avez expressément consenti au traitement de vos Données Personnelles ;
Le contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution ou à la préparation d’un contrat conclu avec vous ;
L’obligation légale : le traitement est imposé par des textes légaux ;
L’intérêt légitime : le traitement est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes dans le strict respect des vos droits.

Nous stockons vos Données Personnelles pour une durée limitée et nécessaire à la finalité de traitement poursuivi. Un récapitulatif vous est fourni dans le tableau suivant.

Activité	Finalités	Catégories de données	Bases légales	Durées de conservation
Gestion des Abonnements	Création, gestion et suppression des comptes Abonnés/Utilisateurs	Données d’identification, Données d’activité professionnelle, Données de transaction, Données de connexion et d’utilisation	Contrat	Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée d’une durée de 5 ans à compter de la fin de cette dernière.
Suivi de la relation client	Gestion des demandes d’informations et du service support technique	Données d’identification, Données de connexion et d’utilisation	Contrat	Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée d’une durée de 5 ans à compter de la fin de cette dernière.
	Réalisation d’enquêtes de satisfaction	Données d’identification	Intérêt légitime	Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale, augmentée d’une durée de 2 ans à compter de la fin de cette dernière.
	Évaluation et amélioration des performances des Services/Plateforme/Site	Données de connexion et d’utilisation	Intérêt légitime	Pour les logs de connexion : 6 mois à compter de la connexion Pour l’adresse IP : 1 an à compter du jour de l’enregistrement
	Envoi d’invitations à des évènements, jeux concours, parrainage	Données d’identification	Intérêt légitime	Pour les évènements et jeux-concours, les données sont conservées pendant toute la durée de l’évènement et/ou du jeu, augmentée d’une durée de 6 mois. Pour le parrainage, les données sont conservées pendant toute la durée du traitement du parrainage.
	Envoi par e-mail des informations relatives aux mises à jour produit	Données d’identification	Intérêt légitime	Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.
Tenue de la comptabilité	Gestion de la facturation des Abonnements	Données d’identification, Données d’activité professionnelle, Données de transaction	Obligation légale	Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. En outre, vos données sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 10 ans après la fin de la relation contractuelle.
Études facultatives auprès d’Abonné/Utilisateur	Etude de qualité et test produit	Données d’identification, Données d’activité professionnelle	Consentement	Les données sont conservées pendant 1 an ou jusqu'au retrait du consentement.
Formation du personnel	Perfectionnement du personnel de Yousign à travers l'enregistrement ponctuel et la réécoute des appels téléphoniques	Données d’identification	Consentement	Les données sont conservées pendant 6 mois à compter de leur enregistrement.
Actions de prospections commerciales	Constitution et amélioration d’un fichier prospects et envoi de communication	Données d’identification, Données d’activité professionnelle	Intérêt légitime	Les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter du dernier contact.
	Envoi d’invitations à des évènements et jeux concours	Données d’identification, Données d’activité professionnelle	Consentement	Les données sont conservées pendant 6 mois ou jusqu’au retrait du consentement.
	Envoi par e-mail des informations relatives aux mises à jour et aux nouveautés des Services	Données d’identification	Intérêt légitime	Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de l’envoi de l’email, ou jusqu’à opposition.
Gestion des réclamations et contentieux	Gestion des demandes d’exercice de droits	Données d’identification	Obligation légale	Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé. Lorsque vous exercez vos droits en matière de protection des données auprès de Yousign : nous conservons cette information pendant 3 ans à compter de votre demande d’exercice de droit.
	Prévenir et lutter contre la fraude informatique	Données de connexion et d’utilisation	Intérêt légitime	Pour les logs de connexion : 6 mois à compter de la connexion Pour l’adresse IP : 1 an à compter de l’enregistrement
	Conservation des données nécessaires pour la prévention d’éventuels contentieux	Données d’identification, Données d’activité professionnelle, Données de transaction, Données de connexion et d’utilisation	Obligation légale	Les données sont conservées pendant la durée de la prescription légale : 5 ans.

5. Qui sont les destinataires de vos Données Personnelles ?

Les Données Personnelles de nos Visiteurs et Utilisateurs/Abonnés sont strictement confidentielles. Elles peuvent être traitées par les employés de Yousign SAS et ses filiales, dans la limite de leurs attributions respectives et ce exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente Politique.

Sauf obligation légale, comptable ou judiciaire, nous ne transmettrons de quelque manière que ce soit vos Données Personnelles à des tiers autres que :

Nos prestataires d’hébergement aux fins d’exécution des prestations de maintenance et d’hébergement des bases de données ;
Nos fournisseurs de services, sous-traitants (outil CRM, prestataire d’envoi emailing, plateforme de recrutement) et partenaires, aux fins d’accès aux services demandés, d'exécution d’une transaction ou de réponse à vos demandes d’assistance et de renseignements.

Yousign s’engage à tenir à tout moment à la disposition de nos Visiteurs/Utilisateurs/Abonnés la liste des destinataires et à la communiquer à première demande.

6. Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union Européenne ?

L’infrastructure supportant la Plateforme Yousign est située en France. Toutefois, lorsque cela est nécessaire, nous pouvons être amenés à transmettre vos Données Personnelles à des prestataires opérant hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants :

ces données sont transférées dans un pays ayant été jugé comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission européenne ;
Soit, nous avons conclu avec nos Sous-traitants un contrat spécifique encadrant les transferts de vos données en dehors de l’Union européenne, sur la base des Clauses contractuelles types entre un Responsable de traitement et un Sous-traitant approuvées par la Commission Européenne ;
Soit, nous avons recours aux garanties appropriées prévues par la réglementation applicable.

7. Quelles mesures sont mises en place pour protéger vos Données Personnelles ?

Le choix des mesures repose sur une approche par les risques, axée sur la préservation de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité de vos Données Personnelles. Les mesures de sécurité mises en œuvre peuvent être de nature organisationnelle ou technique et sont décrites sur la page Sécurité.

En cas de recours à un prestataire agissant pour notre compte en qualité de sous-traitant, nous adoptons là aussi une approche par les risques afin de tendre vers un alignement des objectifs de sécurité de Yousign et du prestataire, préalablement à toute communication de vos Données Personnelles.

8. Quels sont vos droits sur vos Données Personnelles ?

Yousign garantit l’exercice effectif de l’ensemble des droits qui vous sont octroyés par la réglementation. Vous pouvez donc :

Avoir accès à vos Données Personnelles ;
Rectifier les Données Personnelles inexactes vous concernant ;
Obtenir l’effacement de vos Données Personnelles ;
Restreindre nos Traitements de vos Données Personnelles ;
Retirer votre consentement aux Traitements de vos Données Personnelles ;
Vous opposer au traitement de vos Données Personnelles ;
Obtenir une copie de vos Données Personnelles (droit à la portabilité des données) ;
Définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre mort.

Vous pouvez exercer ces droits en complétant le formulaire disponible ici. Nous pourrons vous demander à cette occasion de nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier votre identité.

Vous pouvez également à tout moment accéder aux Données Personnelles vous concernant en vous connectant à votre compte client, et les modifier en vous rendant dans les paramètres de votre profil.

En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation concernant la collecte et l'utilisation de vos Données Personnelles auprès de l’autorité nationale compétente. En France, vous pouvez vous adresser à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sur son site à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr.

9. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier à tout moment la présente Politique afin d’y intégrer les évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou techniques améliorant le niveau de protection de vos Données Personnelles.

En cas de modifications mineures, nous changerons la date de « Mise à jour », en haut de page, en indiquant la date à laquelle les modifications ont été apportées. En revanche, en cas de modifications substantielles de la présente Politique (relatives aux finalités de traitement, aux Données Personnelles collectées, à l’exercice des droits, ou au transfert des Données Personnelles), nous vous informerons, par tout moyen et notamment par e-mail, dans un délai minimum de trente (30) jours avant leur date de prise d’effet. Tout accès et utilisation du Site et des Services passé ce délai seront soumis aux termes de la nouvelle Politique.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page afin de prendre connaissance d' éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre Politique de confidentialité.

10. Nous contacter

Pour toute question relative à la présente Politique ou pour toute demande relative à vos Données Personnelles, vous pouvez consulter notre page RGPD ou encore notre Centre d’aide.

En outre, vous pouvez nous contacter en complétant le formulaire disponible ici.

À propos de la mise à jour de notre Politique de Confidentialité

Nous avons mis à jour notre Politique de Confidentialité. Vous trouverez ci-dessous pour votre information uniquement un résumé des changements qui ont été apportés à notre Politique de Confidentialité. Nous vous invitons à lire le texte de notre Politique de Confidentialité dans son intégralité.

Mises à jour générales

Nous avons rassemblé toute la documentation juridique utile dans une seule et même page en ligne pour assurer une meilleure navigation et une meilleure compréhension de notre documentation juridique.
Nous avons mis en place un versioning de notre Politique de Confidentialité pour permettre à toute personne de voir les différentes versions de la documentation juridique en toute transparence.

Mises à jour de notre Politique de Confidentialité

Nous avons clarifié le mode de collecte des Données personnelles et détaillé les catégories de Données personnelles concernées pour plus de transparence.
Nous avons détaillé les Traitements réalisés dans un tableau pour faciliter la lecture et la compréhension et pour plus de transparence.
Nous avons simplifié la manière pour les personnes concernées d’exercer leurs droits relatifs à la protection de leurs données à caractère personnel via la mise en place d’un formulaire d’exercice de droits.
Nous avons extrait les clauses relatives aux Cookies précédemment contenues dans le texte de la Politique de confidentialité pour en faire une Politique de Cookies à part entière (voir ci-dessous).

Création d’une Politique de Cookies à part entière

Nous avons détaillé les définitions des différentes catégories de cookies utilisés pour plus de transparence.
Nous avons ajouté le lien vers le gestionnaire de cookies pour faciliter la modification des préférences cookies.
Nous avons précisé les modalités de paramétrage des navigateurs pour faciliter la gestion du consentement.

Questions

Vous avez des questions par rapport aux changements apportés à notre nouvelle Politique de Confidentialité ? Veuillez les poser via le formulaire disponible ici.