Sécurité et facturation électronique : ce qu’il faut savoir

La réforme de la facturation électronique vise à généraliser l’utilisation des factures électroniques à toutes les entreprises assujetties à la TVA. Elle permet d’uniformiser et de simplifier les démarches administratives et de mieux protéger les données.

Dans cet article, nous vous présentons le fonctionnement de la facturation électronique et les enjeux de sécurité à relever.

La facturation électronique (e-invoicing ou e-facture) consiste à émettre, transmettre, recevoir et archiver les factures sous un format dématérialisé. Elle concerne toutes les transactions en BtoB. Plus que de simples factures envoyées en PDF ou un format papier scanné, ce système respecte des règles strictes : 

• Les factures contiennent des données structurées qui permettent à l’administration fiscale de les traiter automatiquement
• Les seuls formats autorisés sont : Factur-X, UBL (Universal Business Language) et CII (Facture Inter Industrie)

Pour être conformes, elles doivent également contenir les éléments suivants : 

• Le numéro de Siret/Siren du client
• Le type de transaction
• Le moyen de paiement de la TVA
• L’adresse de livraison si celle-ci est différente de l’adresse de facturation

Lutter contre les fraudes

La digitalisation du processus de facturation vise à optimiser la sécurité dans les entreprises, en luttant contre les fraudes. L’automatisation des démarches, le chiffrage des données, la traçabilité des fichiers et l’archivage sécurisé permettent de prévenir plusieurs types de dangers : fraude à la TVA, usurpation d’identité, hameçonnage, arnaque, vol de données, falsification de factures…

Faciliter les démarches administratives

L’e-invoicing permet de simplifier et d’accélérer les démarches administratives au sein des sociétés. L’automatisation réduit les actions humaines et les risques d’erreur, ce qui représente un gain de temps et d’argent.

Réduire les délais de paiement

L’automatisation d’une grande partie du processus de paiement permet aux entreprises d’échanger plus rapidement avec leurs clients, leurs partenaires et leurs fournisseurs/collaborateurs. Les délais sont donc plus courts, et les paiements sont effectués dans les meilleurs délais.

Réduire l’impact environnemental

Digitaliser le processus de facturation représente un avantage majeur pour la protection de l’environnement, car cela réduit considérablement le volume des impressions papier.

Depuis 2020, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises du secteur public, qui transmettent les factures via Chorus Pro. L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 étend désormais cette obligation aux entreprises du secteur privé assujetties à la TVA. Le calendrier d’application est le suivant : 

• À partir du 1er septembre 2026, sont concernées toutes les grandes entreprises (plus de 5000 salariés et CA > 1,5 milliard d’euros), ainsi que les entreprises de taille moyenne et les ETI.
• À partir du 1er septembre 2027 : toutes les TPE, PME et micro entreprises assujetties à la TVA.

Le Portail Public de Facturation (PPF) ayant été abandonné, les entreprises doivent aujourd’hui se rapprocher d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire pour se mettre en conformité avec la facturation électronique. Ces plateformes agréées par l’administration fiscale permettent de traiter les factures selon les nouvelles normes. Elles respectent les conditions suivantes : 

• Les formats réglementés (Facture-X, CII, UBL)
• Le chiffrement des données, en accord avec la certification ISO 27001
• L’authenticité des factures, de l'émetteur et du destinataire (contrôle des données et de l’identité des parties via le système KYB)
• La protection des données personnelles (RGPD)
• L’interopérabilité (adaptation aux logiciels des entreprises)
• La traçabilité des factures

Les entreprises peuvent choisir parmi la liste des PDP agréées par l’administration fiscale, en comparant les offres, afin de trouver celles qui correspondent le mieux à leurs besoins spécifiques. Elles ont également la possibilité de faire appel à un Opérateur de Dématérialisation (OD), qui sert d'intermédiaire entre l’entreprise et la PDP.

La fraude à la TVA fait partie des menaces les plus fréquentes auxquelles doit faire face la facturation électronique. Les fraudeurs tentent de créer de fausses factures, ou de modifier le taux de TVA sur des factures existantes, afin de bénéficier d’un remboursement. 

Les fausses demandes de paiement

Les arnaques basées sur des demandes de paiement factices peuvent prendre plusieurs formes. Certains fraudeurs usurpent l’identité d’un membre ou d’un directeur d’entreprise, afin de demander le règlement de fausses factures, avec de fausses coordonnées bancaires.

Il peut également s’agir de faux créanciers. Ceux-ci réclament des paiements pour des produits ou des services qu’ils n’ont en réalité jamais fournis.

Les cyberattaques

Les cyberattaques sont une menace toujours plus sophistiquée pour les entreprises. Les hackers peuvent tenter de modifier les informations de paiement, détourner l’argent, ou encore voler des données sensibles afin de les revendre. Protéger les documents face à ce genre d’attaque est donc un enjeu crucial pour les PDP.

Le piratage des plateformes de facturation électronique

Enfin, les hackers peuvent s’en prendre directement aux plateformes de dématérialisation partenaire, afin d’accéder directement aux factures et aux données de paiement. La sécurité interne de PDP est donc pensée pour être la plus performante possible.

Les factures papier ou envoyées par email présentent des risques de perte, de falsification, ou encore de suppression. Les dangers les plus courants sont la fraude à la TVA, ou encore l’usurpation d’identité dans le but de détourner de l’argent.

Les plateformes de dématérialisation partenaires luttent contre ces problèmes. Tout d’abord, elles assurent la transmission des données à l’administration fiscale (e-reporting), afin d’éviter les fraudes à la TVA. En outre, elles doivent vérifier l’identité des clients, pour éviter les erreurs ou repérer les arnaques.

Avec la solution Yousign Verify, Yousign, partenaire des PDP, leur permet de vérifier les informations des clients et des partenaires, tout en respectant les normes KYB (know your business). L’identité des entreprises est contrôlée via une vérification du numéro SIREN et des informations relatives aux représentants légaux. Les utilisateurs de la PDP sont également identifiés, grâce à un contrôle de leur pièce d’identité. Ce procédé renforce la sécurité de la facturation électronique, car il confirme l’identité et les autorisations des émetteurs et destinataires des factures. Yousign Verify dispose de trois niveaux de vérification d’identité : 

• Niveau 1 : vérification de la pièce d’identité
• Niveau 2 : vérification de l’identité en direct (l’utilisateur envoie une photo de sa pièce d’identité)
• Niveau 3 : capture de la pièce d’identité et comparaison avec un système de reconnaissance faciale

Enfin, la traçabilité et les données structurées des e-factures permettent de contrer les entreprises fictives et les faux créanciers.

L’authenticité des documents est aussi garantie grâce à des systèmes de cryptographie, en accord avec le règlement eIDAS. Le cachet électronique qualifié permet notamment de s'assurer qu’un document n’a pas été modifié depuis son émission. Il représente la personne morale qu’est l’entreprise et permet de sceller automatiquement de nombreux documents. En s’intégrant via API, il permet aux entreprises de suivre les évolutions réglementaires tout en sécurisant le processus de facturation électronique. Enfin, au niveau de la loi, il a la même valeur qu’un sceau physique.

Les PDP assurent également la traçabilité des documents, afin que les entreprises puissent suivre le chemin de l’expéditeur jusqu’au destinataire. Enfin, les PDP permettent d’archiver les e-factures en toute sécurité, pour une durée de 10 ans, comme l’impose la réglementation.

Ces fonctionnalités permettent donc de renforcer la sécurité de la facturation électronique, grâce à un historique clair et un stockage sûr.

La sécurité des données est un enjeu déterminant pour les entreprises de toute taille. Les plateformes de dématérialisation partenaires analysent les fichiers afin de détecter la présence de malwares et autres logiciels malveillants. Le système de sécurité offre également une meilleure résistance aux tentatives d’hameçonnage, car le traitement est automatique. Les erreurs humaines sont ainsi réduites.

Les mesures de sécurité, aussi performantes soient-elles, ne suppriment pas 100% des risques. De ce fait, il est important d’adopter de bonnes habitudes en entreprise.

Former les équipes : 

Les collaborateurs amenés à se servir de la PDP doivent recevoir une formation adaptée, afin de maîtriser les fonctionnalités, éviter les erreurs, et être en mesure de repérer les éléments suspects.

Limiter l’accès à la PDP :

Seuls les collaborateurs directement impliqués dans le processus de facturation, de par leurs fonctions, doivent avoir accès à la plateforme. Moins d’accès signifie moins de risques d’erreurs ou de fraudes.

Communiquez avec la PDP en cas de doute :

À la moindre interrogation sur le fonctionnement de la plateforme, problème, dysfonctionnement ou doute, contactez le service d’accompagnement de votre PDP.

Utiliser des outils performants :

Partenaire des PDP, Yousign vous propose des outils adaptés à vos offres de facturation électronique. 

• Yousign Verify vous permet de vérifier l’identité de vos clients et des utilisateurs de votre PDP.
• Le cachet électronique vérifié sécurise les factures électroniques de vos clients en garantissant leur authenticité et leur intégrité.

Réaliser des audits :

Les audits sont indispensables pour vérifier le bon fonctionnement de la PDP et maintenir le système à jour.

La transition vers la facturation électronique est un enjeu majeur pour la sécurité au sein des entreprises. Les menaces numériques sont de plus en plus sophistiquées, c’est la raison pour laquelle la réglementation impose des exigences strictes. Données structurées, vérification d’identité, cachet électronique qualifié : chaque étape du processus est pensée pour garantir l’authenticité des e-factures et lutter contre les risques d’erreurs, de fraudes, ou encore de piratages. 

Yousign accompagne les entreprises et les PDP dans cette évolution, avec des solutions complètes, simples à intégrer et personnalisables.