Les avantages de la signature électronique en recrutement

Les processus administratifs traditionnels ralentissent souvent les entreprises dans leurs recrutements. Dans un marché de l’emploi toujours plus compétitif et connecté, il est essentiel de fournir une prestation rapide, efficace et sécurisée. C’est la raison pour laquelle la signature électronique s’impose de plus en plus comme un acteur incontournable du recrutement. Voici les avantages à connaître.

Recruter un nouveau collaborateur ou une nouvelle collaboratrice devrait être un procédé rapide et valorisant, aussi bien pour l’entreprise que pour la personne candidate. Pourtant, les démarches sont ralenties à cause de formalités administratives lourdes et peu adaptées aux attentes actuelles. Impression des documents, signature manuscrite, envoi postal ou scan et envoi par mail, relances téléphoniques… Chaque étape rallonge le délai entre la promesse d’embauche et la signature du contrat de travail. Si le candidat se trouve à distance ou à l’étranger, le procédé se complique encore davantage.

Dans de nombreux métiers où la pénurie de talents est une réalité, le risque est d’autant plus grand, car perdre du temps, c’est potentiellement perdre un candidat.

Pour chaque contrat, les responsables des ressources humaines doivent rédiger les documents, les imprimer, les envoyer, suivre les retours, vérifier leur conformité, relancer si besoin, et archiver les versions signées. Toutes ces tâches manuelles à faible valeur ajoutée représentent du temps qui pourrait être investi dans des actions stratégiques pour l’entreprise.

Le processus de recrutement traditionnel présente des lacunes de sécurité, car il est assez facile de commettre des erreurs humaines. Entre les multiples versions des documents, les oublis de signature, les retards, les erreurs de date, ou encore l’archivage dans un mauvais dossier…les risques de litiges sont plus élevés que dans le cadre d’un procédé automatisé. L’absence ou la faiblesse de traçabilité claire peut fragiliser la position de l’entreprise vis-à-vis des candidats.

Toute démarche administrative au format papier représente des coûts assez conséquents, que les entreprises ne mesurent pas toujours. Ces coûts concernent aussi bien la logistique que les humains : papier, encre, affranchissement, temps passé à remplir les missions de recrutement.

Aujourd’hui, les démarches professionnelles sont de plus en plus automatisées. De ce fait, les candidats attendent un processus simple, rapide et moderne. Leur demander d’imprimer des fichiers, de les signer à la main et de les envoyer peut créer de la frustration en plus d’une perte de temps. L’entreprise donne alors une image de structure vieillissante qui ne sait pas se digitaliser.

La digitalisation du processus de recrutement permet de pallier les problèmes que nous avons cités précédemment. L’option la plus efficace est d’intégrer la signature électronique au cœur du recrutement. Bien plus qu’une optimisation technique, elle représente un véritable levier stratégique pour les ressources humaines.

La signature électronique permet de gagner un temps considérable pendant un recrutement. Chaque étape est finalisée en quelques secondes : 

• Le contrat de travail est généré automatiquement à partir d’un modèle et complété avec les informations spécifiques du candidat et du poste.
• Il est envoyé immédiatement au candidat par mail.
• La signature s’effectue avec un swip, sans besoin d’impression ni de scan.
• Le document est archivé dès sa signature, sans intervention supplémentaire.
• Un dossier de preuves peut être généré en fonction du niveau de sécurité de la signature (avancé ou qualifié).

Pour chaque recrutement, les entreprises peuvent gagner plusieurs jours. Sur une année, cela représente des semaines entières de travail qui peuvent être consacrées à des missions à forte valeur ajoutée.

Les grandes entreprises et les sociétés qui connaissent un fort turn over ont tendance à recruter régulièrement. Les coûts logistiques que nous avons évoqués au début de cet article sont donc importants. La signature électronique devient alors un levier économique, car elle permet d’éviter de nombreux frais : 

• Papier, encre, impressions en double
• Affranchissement ou coursiers pour les envois
• Temps RH consacré aux relances et à l’archivage physique
• Impressions supplémentaires en cas de perte de documents

Quand elle est délivrée par un prestataire certifié comme Yousign, la signature électronique dispose de la même valeur légale que la signature manuscrite. Cependant, elle est souvent plus fiable et sécurisée, car les procédés automatiques réduisent les risques de fraude, contrairement à une signature manuscrite qui peut être imitée par exemple. Signer de manière digitale permet en effet de profiter de plusieurs avantages : 

• Chaque signature est horodatée
• Un code de validation est envoyé au signataire pour vérifier son identité
• Une preuve de signature est générée automatiquement
• Les documents sont chiffrés et stockés de manière sécurisée
• Tout le processus est conforme au règlement européen eIDAS et au Code du travail français

Un recrutement est rarement un processus isolé. Il implique souvent la collaboration de plusieurs équipes : 

• Les RH pour la rédaction et le suivi des contrats
• Les managers pour la validation du poste
• Le service juridique pour la vérification des clauses

Lorsqu’une société intègre un outil de signature électronique, chacun peut accéder au document en temps réel, afin de fluidifier les échanges. Les signatures internes sont collectées rapidement et tout le monde suit l’avancement du dossier, même à distance.

En clair, cela permet de réduire le nombre d’emails et la confusion, tout en optimisant la communication et la transparence.

Les solutions de Yousign sont disponibles sous forme d’application, mais également en API. Les entreprises peuvent donc intégrer facilement la signature électronique à leurs logiciels internes. Flexible, l’API s’adapte aux besoins de chaque organisation et offre une interface intuitive que les équipes pourront s’approprier en quelques minutes.

La signature électronique est parfaitement légale et adaptée à de nombreuses démarches administratives comme le recrutement. Elle est encadrée au niveau européen par le règlement eIDAS. De ce fait, elle est valide dans tous les États membres de l’UE depuis juillet 2016. Ce règlement atteste de la valeur légale de cette signature, au même titre qu’une version manuscrite, et fixe des conditions strictes de sécurité et de conformité.

En France, elle est également reconnue par l’article 1367 du Code civil. Cet article confirme la valeur probante de la signature électronique, dès lors que trois conditions sont réunies : 

• L’identité du signataire est garantie
• Le document ne peut pas être modifié après signature
• Un mécanisme sûr est mis en place (certificat, horodatage…)

Le Code du travail, quant à lui, ne s’oppose pas à l’utilisation de la signature électronique pour des actions liées aux recrutements tant que toutes les parties donnent leur accord.

Yousign est un prestataire de confiance, fondé en France et présent dans plusieurs pays européens. Nous respectons le règlement eIDAS, ainsi que le Code civil français. L’ensemble de notre processus est donc parfaitement sécurisé et conforme aux réglementations en vigueur. Les trois critères indispensables sont respectés : 

• L’authentification forte (par email ou SMS sécurisé)
• L’horodatage certifié
• Le dossier de preuves

De plus, Yousign étant basé en France, vous bénéficiez à tout moment d’un accompagnement personnalisé par un service francophone.

Yousign permet aux équipes des ressources humaines d’allier efficacité opérationnelle et sécurité juridique. La signature électronique leur fait gagner du temps, réduit les erreurs et fluidifie la collaboration en interne. Les RH peuvent créer des modèles de documents réutilisables avec insertion automatique des informations du candidat. Elles évitent ainsi de rédiger entièrement chaque contrat, ce qui est répétitif et chronophage. L’envoi des contrats se fait en quelques clics, et la plateforme Youign permet un suivi en temps réel, sur un tableau de bord centralisé. 

Les candidats bénéficient eux aussi des avantages de Yousign. En effet, le parcours est fluide, car 100% digital. Ils reçoivent les documents par mail et confirment leur identité grâce à un lien ou un code OTP envoyé par SMS. Ils signent en quelques secondes, depuis n’importe quel appareil, sans création de compte obligatoire. Ils reçoivent ensuite la copie signée, ainsi que la preuve horodatée de la signature.

Yousign propose plusieurs solutions, adaptées aux besoins de toutes les structures, ainsi qu’aux particuliers.

La signature électronique se décline en trois niveaux de risque : 

• Simple : usage basique pour les documents à faible enjeu juridique. Double authentification facultative.
• Avancé : usage courant pour les fichiers sensibles ou de responsabilité modérée. Vérification du signataire, niveau proche du RGS*.
• Qualifié : usage spécifique pour les fichiers les plus sensibles, avec un risque de responsabilité élevé. Sécurité maximale, reconnaissance faciale, proche des RGS** et RGS***.

Le cachet électronique est une sorte d’empreinte numérique pour une entreprise. Il permet de signer automatiquement de nombreux fichiers, sans intervention manuelle, dans le respect de la norme ETSI EN 319 421. Là encore, il existe trois niveaux de risque : 

• Simple : horodatage qualifié optionnel
• Avancé : horodatage qualifié inclus, identification de l’entreprise à distance, certificat électronique avancé de niveau LCP.
• Qualifié : horodatage qualifié inclus, identification à distance équivalente à un face-à-face physique, certificat électronique qualifié de niveau QCP-I-qscd.
  Yousign Verify est un outil qui automatise la vérification d’identité et des documents pour lutter contre la fraude documentaire. Il utilise la vérification d’image, de vidéo et le face match pour identifier les personnes physiques et morales.

Aujourd’hui, la digitalisation du recrutement n’est plus une option, mais un levier de performance pour les entreprises. La signature électronique s’impose comme une solution simple, fiable, et juridiquement valide. En choisissant Yousign, vous optez pour une plateforme certifiée, adaptée aux RH et aux candidats, et facile à intégrer.