Facturation électronique : Comprendre la différence entre PDP et PPF

Générer une facture électronique plutôt qu’une facture papier permet de moderniser le système de facturation des entreprises, de gagner du temps, et d’optimiser la gestion comptable. Depuis le début de l’année 2020, les entreprises évoluant sur le marché public ont l’obligation d’utiliser un système de facturation électronique.

La loi de finances 2024 prévoit de généraliser la facture électronique, en étendant cette obligation à toutes les entreprises entre 2026 et 2027. Deux dispositifs clés devaient alors entrer en jeu : le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Fin 2024, le gouvernement français a cependant annoncé l’abandon du Portail Public de Facturation, ne laissant plus que la seconde option : les Plateformes de Dématérialisation Partenaires. Dans cet article, nous vous expliquons les différences entre ces deux types de plateformes.

Une facture électronique (facturation électronique ou e-facturation) désigne un processus entièrement dématérialisé qui permet de créer, transmettre et archiver les factures au format numérique. Contrairement aux factures papier, les factures électroniques permettent d’optimiser la traçabilité des échanges et de les fluidifier.

La facture électronique répond à plusieurs objectifs pour les entreprises :

• Simplifier les démarches administratives : l’automatisation du traitement des factures limite les erreurs humaines et réduit les tâches répétitives.
• Réduire les coûts : plus de frais liés à l’impression, à l’expédition postale et au stockage des factures papier.
• Lutter contre la fraude fiscale : en centralisant les données via le Portail Public de Facturation ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, l’administration fiscale peut identifier plus rapidement les anomalies et les comportements frauduleux.
• Optimiser la trésorerie : la facturation électronique permet de réduire les délais de règlements entre les parties.

La loi de finances 2024 mettra en place l’obligation de passer à la facturation électronique à partir du premier septembre 2026. L’application de cette loi sera progressive, selon le calendrier suivant :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et les entreprises de tailles intermédiaires (ETI) doivent également les émettre.
• 1er septembre 2027 : les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises doivent émettre des factures électroniques.

Chaque facture électronique émise devra également comporter de nouvelles mentions obligatoires :

• Le numéro SIREN
• L’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client
• Le paiement de la TVA après débit si le partenaire a choisi cette option
• Une mention indiquant que les factures concernent la livraison de biens, la prestation de services, ou les deux

Le Portail Public de Facturation se présentait comme une plateforme gratuite et publique, développée par l’État. Elle devait être dédiée à la centralisation des échanges des factures électroniques entre les entreprises et l’administration fiscale.

Les fonctions du PPF

Avant d’être abandonné, le PPF devait proposer des services essentiels pour répondre aux besoins de facturation des entreprises. Il devait permettre de transmettre facilement les factures électroniques, mais aussi de centraliser et d’archiver des données fiscales. Les entreprises auraient également pu consulter leurs factures en ligne à tout moment, grâce à l’interface intuitive.

Les avantages prévus par le PPF

• La gratuité était le premier avantage du Portail Public de Facturation. En effet, les services de base devaient être accessibles gratuitement, sans abonnements ni frais d’utilisation.
• L’interface intuitive devait faciliter le quotidien des entreprises qui ne disposent pas forcément d’un service comptable ou informatif.
• La plateforme devait être mise en place par l’État. De ce fait, elle visait à garantir la conformité légale et fiscale de chaque facture électronique. Les entreprises pouvaient alors réduire les risques d’erreurs et de sanctions.
• Enfin, le PPF devait répondre efficacement aux besoins des petites structures comme les TPE et les Micro-entreprises, qui traitent un faible volume de factures et qui n’ont donc pas besoin de fonctionnalités très avancées. 

Le PPF se présentait comme une alternative gratuite et pratique pour gérer chaque facture électronique, mais il présentait certains points faibles.

Le premier était le panel de services limité. Les fonctionnalités prévues par le PPF étaient en effet standards : transmission des factures électronique, archivage, suivi et traçabilité. Il ne prévoyait pas de fonction d’automatisation, ce qui aurait contraint les entreprises à saisir les champs à la main, et à déposer chaque facture électronique une à une. Le PPF ne proposait pas non plus d’outils d’analyse complets.

Le PPF n’offrait pas d’option de personnalisation pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Enfin, sa capacité restreinte aurait représenté un inconvénient pour les sociétés qui manipulent un gros volume de factures.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des plateformes privées et payantes dédiées à la gestion des e-factures. Agréées par l’État, elles proposent des services complets et personnalisés pour la transmission, la réception et l’archivage de chaque facture électronique.

Les fonctions des PDP

Les PDP ne s’arrêtent pas au dépôt, à la transmission et à la réception des factures électroniques. Elles permettent aussi de contrôler la conformité des factures grâce à un système de vérification automatique (données, format, informations fiscales, signature électronique). Elles permettent également d’archiver chaque e-facture, d’assurer sa traçabilité et son suivi.

Les PDP peuvent s’intégrer à différents logiciels de comptabilité et de gestion, afin d’automatiser et d’accélérer les démarches administratives. Elles incluent aussi diverses fonctionnalités avancées, telles que :

• La gestion des litiges
• L’analyse précise des données
• La compatibilité avec des tableaux de bord financiers
• Le suivi de la trésorerie

Enfin, les PDP proposent un service d’assistance capable de former les entreprises et de résoudre leurs problèmes concernant l’e-invoicing (envoi et réception des factures) et l’e-reporting (transmission de données à l’administration fiscale, hors facturation électronique).

Les avantages des PDP

Les nombreuses fonctionnalités des PDP offrent les avantages suivants :

• Des services sur mesure pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise
• Une efficacité optimisée grâce à l’automatisation
• Une gestion simplifiée grâce aux outils de suivi
• Un accompagnement efficace grâce au service client disponible pour guider les entreprises dans leurs démarches
• Un gain de temps considérable

Malgré leurs nombreux avantages, les PDP présentent également quelques inconvénients :

Contrairement au PPF, les PDP sont payantes. Leurs tarifs varient selon les services choisis et peuvent représenter un budget important pour certaines entreprises.

Adapter une PDP aux systèmes internes peut demander des ressources techniques complexes pour certaines entreprises. Le temps d’adaptation peut alors être conséquent.

La nature et le statut :

• Le PPF devait être public et géré par l’État, accessible à toutes les entreprises, et centralise la transmission des e-factures aux administrations publiques et aux entreprises.
• Les PDP sont des solutions privées agréées par l’État, spécialisées dans la gestion électronique des documents, et proposent des services avancés pour des besoins spécifiques.

Les fonctionnalités et les coûts :

• Les PDP proposent des services complets, variés et personnalisables. Ils sont payants.

Le niveau de personnalisation et la flexibilité

• Le PPF se voulait standardisé, avec des fonctions limitées et peu de personnalisation.
• Les PDP offrent une grande flexibilité et des services personnalisables pour les besoins précis des entreprises.

La sécurité et l’archivage

• Le PPF devait assurer un archivage conforme aux exigences légales, mais avec des fonctionnalités limitées pour la gestion et la consultation des documents archivés.
• Les PDP proposent des solutions d’archivage sophistiquées, intégrant des mesures de sécurité avancées telles que le chiffrement des données et un accès strictement contrôlé.

L’accompagnement

• Le PPF prévoyait une assistance de base via des ressources en ligne, comme des guides pratiques et des FAQ.
• Les PDP mettent à disposition une assistance technique dédiée et un accompagnement sur mesure. Ils proposent aussi des formations pour aider les entreprises à adopter les outils et optimiser leurs processus de facturation.

Choisir une PDP nécessite de prendre en compte plusieurs critères :

• La taille de votre entreprise
• Le volume des factures électroniques
• Vos besoins en automatisation
• La complexité des échanges (transmission à l’internationale par exemple)
• Votre budget

Le PPF devait surtout s'adresser aux TPE, aux micro-entreprises et aux PME avec un faible volume de factures et des besoins simples. Il convenait aussi aux entreprises qui souhaitent réduire les coûts.

Les PDP, en revanche, conviennent essentiellement aux moyennes et grandes entreprises, ainsi qu’aux multinationales, avec de grands volumes de transactions et une facturation plus complexe.

Grâce aux PDP, émettre une facture électronique devient simple, intuitif et sécurisé. Entre 2026 et 2027, toutes les entreprises auront l’obligation de basculer entièrement sur l’un de ces systèmes de facturation électronique. Le choix de la plateforme n’est pas à prendre à la légère. Il dépend des besoins spécifiques de votre entreprise, du volume des e-factures et de votre budget.

Le PPF devait offrir une solution économique et standardisée, parfaite pour les petites structures, tandis que les PDP proposent une panoplie de services avancés et personnalisables pour les structures plus importantes, avec un grand volume de factures et des moyens plus importants.

Depuis l’annonce de l’abandon du PPF par l’État, les entreprises n’ont plus à choisir entre PPF et PDP. Les PDP deviennent la seule option. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses PDP agréées parmi lesquelles les entreprises peuvent choisir. Il est certain que l’administration fiscale travaillera à optimiser cet annuaire et à contrôler la conformité des PDP, afin d’assurer la bonne application de la réforme.