Le rôle des plateformes de dématérialisation dans l’amélioration de la productivité dans les entreprises

La digitalisation permet de mieux gérer les ressources, de gagner du temps, de réduire le risque d’erreurs humaines et d’augmenter le niveau de sécurité. Grâce à tous ces avantages, les plateformes de dématérialisation partenaires jouent un rôle majeur dans l’amélioration de la productivité dans les entreprises. Fonctionnalités, avantages, réglementation, voici ce que vous devez savoir.

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un outil numérique dédié à la gestion de l’ensemble du cycle de vie d’un document de manière digitale. Elle permet notamment l’émission, la réception, la transmission, la validation et l’archivage des factures électroniques. Immatriculée par l’administration fiscale, elle respecte les critères suivants : 

• Permet de créer des factures électroniques conformes à la norme européenne EN16931, sous les formats autorisés (CII, Factur-X ou UBL), et contenant des données structurées lisibles par l’administration fiscale.
• Inclut les mentions obligatoires sur les factures : Siren/Siret du client, adresse de livraison, type de transaction, option de paiement de la TVA.
• Respecte la certification ISO 27001 relative à la sécurité des systèmes d’informations
• S’intègre facilement aux logiciels et plateformes déjà en place (interopérabilité).
• Transmet des données à l’administration fiscale de manière automatique (e-reporting).
• Archive les factures électroniques de manière sécurisée pendant 10 ans.
• Fiabilité opérationnelle : pour gérer efficacement de grands volumes de données sans compromettre la qualité du service.

Augmenter la productivité 

L’utilisation d’une plateforme de dématérialisation partenaire permet d’uniformiser le processus de facturation dans toutes les entreprises. Cela permet de simplifier les démarches administratives, de réduire les délais de paiement, ou encore de diminuer les risques de factures perdues ou erronées (problème fréquent sur les factures papier). Cette automatisation permet de réduire les erreurs et de gagner du temps, ce qui augmente la productivité.

Sécuriser les données

Les PDP ont pour objectif de lutter contre les activités malveillantes, et notamment la fraude à la TVA, en transmettant automatiquement certaines informations à l’administration fiscale (e-reporting). Elle permet également de sécuriser les documents en optimisant la traçabilité des factures et en les archivant de manière sûre pendant 10 ans.

Faciliter le travail collaboratif à distance

Il s’agit d’une plateforme collaborative accessible en ligne. De ce fait, elle permet de faciliter la collaboration entre les employés d’une même entreprise, qui peuvent accéder au système de facturation, peu importe l’endroit ou le moment. La communication avec les clients, partenaires et fournisseurs est également facilité.

Depuis 2020, les entreprises du secteur public utilisent la facturation électronique. La réforme prévoit d’étendre cette obligation à toutes les entreprises privées assujetties à la TVA, à partir des dates suivantes : 

• 1er septembre 2026 : toutes les grandes entreprises générant plus de 1,5 milliard d’euros de chiffre d’affaires et employant plus de 5000 salariés sont concernées. C’est également le cas des entreprises intermédiaires (entre 250 et 499 employés) et des ETI.
• 1er septembre 2027 : toutes les petites et moyennes entreprises de moins de 250 employés, ainsi que les micro-entreprises concernées par la TVA.

La facture papier a longtemps été utilisée comme norme dans les entreprises. Aujourd’hui elle présente néanmoins plus de points faibles que de points forts, car le monde professionnel se tourne vers le numérique.

Une perte de temps

Les factures papier freinent la productivité, car elles représentent une perte de temps considérable. En effet, leur émission, leur transmission et leur signature demandent des interventions humaines, ce qui suppose un processus assez long. 

Selon le baromètre Ipsos, 75% des utilisateurs de la signature électronique économisent jusqu'à 3 heures par semaine grâce aux signatures électroniques. 

Un manque de sécurité

Les factures papier présentent de nombreux risques de sécurité qui peuvent être évités grâce à un système digital. Voici les plus courants : 

• L’erreur humaine : un employé se trompe dans le montant, les produits ou services, ou encore l’adresse ou l’identité du destinataire.
• La perte ou la destruction : la facture n’arrive jamais jusqu’au destinataire car elle a été perdue ou détruite.
• La fraude : une personne mal intentionnée modifie les données de la facture dans le but de frauder (détournement de fonds, fraude à la TVA…).
• L’archivage dans des classeurs : combinaison de tous les inconvénients que sont les risques de perte, de destruction, ou encore de falsification.

Tous ces problèmes de sécurité représentent un danger financier, mais réduisent également l’efficacité, car un le processus est retardé à chaque erreur, fraude ou perte.

Un impact écologique important

Les factures papier sont également un frein pour la responsabilité sociétale des entreprises (RSE). En effet, toujours selon Cerfrance, dématérialiser le processus de facturation permet de faire une économie moyenne de 70 kg de papier chaque année.

Un budget important

Selon les statistiques de Cegid, environ 5% du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré à la gestion des documents papier. Une facture papier coûterait à la structure environ 9,5€ à l’émission, et 13,8€ de traitement pour une facture entrante. Ces coûts sont estimés à 5€ et 7,5€ pour une facture digitale.

De ce fait, le format papier représente également un frein à la productivité d’un point de vue financier. En économisant sur le traitement du papier, les entreprises peuvent consacrer un budget plus important à des secteurs qui leur permettent de développer leur activité (achat de nouvelles applications, recrutement de nouveaux collaborateurs pour améliorer le management, modernisation des locaux, ajout de nouvelles fonctionnalités, formation des équipes, adoption d’une nouvelle stratégie commerciale…).

L’automatisation des tâches répétitives représente un gain de temps considérable, et donc une augmentation significative de la productivité. En utilisant une plateforme de dématérialisation partenaire, les entreprises automatisent énormément d’étapes, comme la saisie des données, l’envoi et la réception des documents, la transmission d’informations à l’administration fiscale, ou encore les relances clients. L’interopérabilité permet également de lier la plateforme aux logiciels financiers, ce qui simplifie la gestion comptable par exemple. Les équipes sont donc libérées des tâches répétitives et chronophages, afin de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

L’objectif n’est pas uniquement de dématérialiser les documents et de respecter les normes de sécurité. Il s’agit aussi de centraliser toutes les informations sur une seule et même interface. De ce fait, ces outils sont indispensables pour faciliter la collaboration entre les équipes, même à distance. Chaque collaborateur peut accéder aux fichiers, depuis n’importe quel appareil connecté et à n’importe quel moment. Ce système efficace permet d’accélérer les délais de paiement en améliorant grandement la réactivité. 

En clair, les informations circulent de manière simple, fluide et sécurisée entre les services. Les erreurs, malentendus et retards sont donc évités.

Les PDP garantissent l’authenticité de l'origine, l’intégrité et la lisibilité des factures, en vérifiant qu’elles ont bien été émises par l’identité déclarée et qu’elles n’ont par la suite subi aucune modification. La lisibilité technique est aussi assurée, afin que les factures puissent être traitées par l’administration fiscale. La protection des données personnelles fait également partie intégrante des objectifs des plateformes. Enfin, elles sont conçues pour permettre de gérer de grands volumes de documents de manière fluide et efficace.

La digitalisation et l’automatisation de toutes ces étapes permettent donc d’éviter au maximum les erreurs humaines, ainsi que d’assurer une traçabilité optimale des factures. Il est possible de savoir à tout moment : 

• Qui a émis la facture et quand
• Quand a été envoyée la facture
• Qui est le destinataire
• Quels sont les produits, services et prix de la transaction
• Quand ont eu lieu la signature et le règlement

L’aspect financier est déterminant dans l’amélioration de la productivité en entreprise. Comme nous l’avons vu plus haut, Cegid estime qu’environ 5% du chiffre d’affaires d’une entreprise est dédiée à la gestion des documents papier. Leur traitement est assez coûteux puisqu’il représente en moyenne 9,5€ par facture sortante et 13,8€ par facture entrante, contre 5 et 7,5€ pour les factures dématérialisées.

Grâce aux solutions numériques, les structures peuvent donc réaliser des économies importantes. Le budget supplémentaire dégagé par la dématérialisation des factures peut être injecté dans d’autres pôles qui permettront de booster la productivité. Il peut s’agir d’investir en recherche et développement, dans des outils plus performants, ou encore dans les ressources humaines par exemple.

Les plateformes de dématérialisation partenaires s’inscrivent dans une logique de développement durable. En effet, selon Cegid, 2,5 milliards de factures sont émises en France, tous les ans. Comme nous l’avons vu plus haut dans cet article, les dématérialiser permettrait d’économiser en moyenne 70kg de papier  par an. L’impact écologique est donc considérable, puisqu’on estime que la consommation annuelle de papier dans une entreprise d’une centaine de salariés équivaut à environ 120 arbres. 

Améliorer la politique de responsabilité sociétale et environnementale offre un triple avantage : 

• Réduire l’impact carbone de l’entreprise et contribuer à protéger la planète
• Améliorer l’image de marque
• Améliorer le confort des salariés (moins de tâches répétitives, bonne vision de l’entreprise…)

Yousign s’intègre parfaitement aux plateformes de dématérialisation partenaires, afin d’augmenter encore davantage la productivité en entreprise, et ce, à plusieurs niveaux : 

Yousign Verify

Yousign Verify est une solution mise à la disposition des PDP pour optimiser la sécurité. Elle permet de vérifier les informations des clients et des entreprises, et répond aux besoins KYB (know your business). Pour cela, la solution applique 3 niveaux de sécurité : 

• Niveau 1 : contrôler la pièce d’identité
• Niveau 2 : Vérifier l’identité grâce à une photo de la pièce d’identité
• Niveau 3 : Comparaison de la pièce d’identité avec un outil de reconnaissance faciale

Le cachet électronique qualifié

Le cachet électronique qualifié vise à garantir l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques. Il s’agit du plus haut niveau de sécurité, conformément au règlement eIDAS. En plus d’avoir la même valeur juridique qu’un seau physique, il permet de signer un grand volume de document simultanément, au lieu de les signer de manière individuelle.

Depuis la réforme sur la facturation électronique, les plateformes de dématérialisation partenaires se présentent comme des actrices essentielles de la transition numérique. En plus d’assurer la sécurité des données et de lutter contre les fraudes, elles permettent aux entreprises d’améliorer leur productivité en faisant des économies de temps et d’argent.

Que vous soyez une grande entreprise ou une petite TPE, sélectionner une PDP qui correspond à vos besoins vous aidera à simplifier vos processus internes, améliorer votre RSE, et supprimer des actions chronophages afin de consacrer plus de ressources à des secteurs à forte valeur ajoutée.